7 Minuten Meetings – Was steckt hinter dem Konzept?

Meetings sind wohl mittlerweile ein fester Bestandteil in nahezu jedem Arbeitsalltag. Das kann manchmal ganz schön anstrengend sein und am Ende sind vor allem die Meetings die schlimmsten, bei denen nichts rum kommt. Wie schafft man es also, Ineffizienz in unserer Meetingkultur im 21. Jahrhundert zu überwinden? Darum geht es in dieser Podcastfolge.

Was sind 7 Minuten Meetings?

Wie es der Name schon sagt, sind 7 Minuten Meetings kurze interne Konferenzen, im Idealfall wirklich auf 7 Minuten beschränkt, in denen wichtige Abstimmungen getroffen werden. In einem so kurzen Meeting es ist nicht Ziel, eine Aufgabe oder ein Problem zu lösen, dazu würden die wenigen Minuten natürlich nicht ausreichen. In einem solchen Meeting werden im besten Fall lediglich Aufgaben verteilt und kurz angesprochen. Diese Aufgaben werden dann im Anschluss an das Meeting individuell bearbeitet, sodass im Endeffekt viele verschiedene Ergebnisse auf Grundlage dieser kurzen Konferenz entstehen.

Vorteile

In 7 Minuten Meetings soll es darum gehen, Themen auf den Punkt zu bringen. Das heißt, es wird nicht viel um den heißen Brei geredet, dazu reicht schließlich auch die Zeit nicht aus. Stattdessen setzt sich ein erfahrenes und eingespieltes Team kurz zusammen, entweder digital oder im Büro, und stimmt über Aufgaben zur Umsetzung eines Zieles ab. Dabei wird die Zeit äußerst effektiv genutzt. In normalen Meetings passiert es häufig, dass ein bis zwei Stunden vergehen, ohne dass man auf ein konkretes Ergebnis gekommen ist. In 7 Minuten Meetings läuft das im Optimalfall ganz anders: Sobald die Aufgaben klar verteilt sind, geht sozusagen jeder ganz individuell in eine Art Einzelarbeitsphase mit klaren Zielen. So werden am Ende gleich mehrere Ziele von mehreren Personen umgesetzt. Längere Meetings, die das Ziel haben, ein Ergebnis im Laufe des Meetings zu erreichen, führen häufig zu gar keinem Ziel. Dies sind die klassischen Meetings, die nur Zeit kosten und zu keinem Mehrwert führen. Sofern es also im Team möglich ist, sollte jedes Unternehmen auf kürzere Meetings setzen und nicht an der veralteten Strategie festhalten.

Nachteile

Ein kurzes 7 Minuten Meeting kann nur dann funktionieren, wenn man in einem eingespielten Team zusammenarbeitet. Die Personen, denen im Meeting Aufgaben zugeteilt werden, müssen diese im Nachhinein auch alleine umzusetzen wissen. Demnach macht es wenig Sinn, ein solches 7 Minuten Meeting mit Neueinsteigern, welche vielleicht erst seit wenigen Wochen im Unternehmen dabei sind, abzuhalten. In einem noch jungen und unerfahrenen Team sind 7 Minuten Meetings wahrscheinlich eher unproduktiv.

7 Minuten Meetings als Zukunft von jungen Unternehmen

Um eine effektive Aussage zu treffen, braucht es nicht immer viele Worte. Die Problematik vieler Meetings ist, dass zwar viel geredet, aber am Ende nur sehr wenig ausgesagt wird. In geplanten Kurzmeetings geht man als Team vorbereitet rein, man weiß, was konkret einen erwartetet und weiß vor allem auch, dass die Zeit äußerst begrenzt ist. 7 Minuten Meetings lassen einem keine Zeit für unwichtige Themen, welche auch auf Gespräche außerhalb verlegt werden können. In einem kurzen 7 Minuten Meeting soll es wirklich darum gehen, Zeit so effektiv wie nur möglich zu nutzen.
Das effektivere Nutzen von Zeit ist gerade im 21. Jahrhundert essenziell. Vor allem jüngere Unternehmen, die stetig mit dem Geist der Zeit gehen möchten, müssen immerzu schnell sein, um relevant zu bleiben. Dazu eignen sich 7 Minuten Meetings optimal. Natürlich können diese Meetings auch individuell abgewandelt werden, sodass manche Teams 5 Minuten und andere Teams 10 Minuten Meetings abhalten. Wichtig ist nur, dass der Fokus ausschließlich auf den zentralen Aufgaben für die Umsetzung der Ziele liegt.