5 Tipps für das Briefing von Beteiligten digitaler Veranstaltungen

Digitale Veranstaltungen bringen völlig neue Herausforderungen mit sich. Durch ihre Dezentralität von BesucherInnen, Vortragenden, Ausstellern sowie vielen weiteren Beteiligten ist die Vorbereitung aller ein fundamentaler Erfolgsfaktor. Briefings helfen dabei, alle Beteiligten zu betreuen, ihre Ängste zu nehmen und mögliche Herausforderungen gemeinsam zu bewältigen.

Was ist ein Briefing?

Im Rahmen eines Briefings wird eine Kurzanleitung beziehungsweise eine Arbeitsanweisung gegeben. Welches Ziel möchten wir erreichen und wie gelingt das? Im deutschsprachigen Raum spricht man von einer Unterweisung. Dabei kann ein Briefing digital oder auch Face-to-Face stattfinden, sodass offene Fragen geklärt werden können.

Welche unterschiedlichen Zielgruppen gibt es für ein Briefing vor digitalen Messen?

Bei der Durchführung digitaler Veranstaltungen sind viele Personen mit unterschiedlichen Aufgaben involviert. Für diese unterschiedlichen Verantwortlichen sollten Briefings erstellt und durchgeführt werden:

Briefing für die Moderation

Die Moderation trägt die Hauptverantwortung für das Timing und die Struktur in gestreamten Inhalten. In einem Briefing erfährt die Person zum Beispiel, welche Kamera für welche Szene entscheidend ist, wie sie mit zugeschalteten RednerInnen kommunizieren kann und woher sie weiß, wann sie live ist. Gemeinsam kann der Zeitplan durchgegangen werden, damit es am Eventtag nicht zu Verzögerungen kommt. Die Moderation ist darüber hinaus dafür verantwortlich, Infos aus der Regie aufzunehmen und zum Beispiel dafür Sorge zu tragen, dass der Zeitplan eingehalten wird. Im Notfall muss die Moderation bei auffallender Überschreitung der Zeit eingreifen. In einem Briefing wird darüber hinaus definiert, wie Fragen von ZuschauerInnen ins Set kommuniziert werden.

Briefing für die Vortragenden

Besonders für Speaker, die wenige Erfahrungen im Bereich digitaler Vorträge und Keynotessammeln konnten, stellt die Teilnahme eine Herausforderung dar. Die Herausforderung ist besonders groß, wenn der Vortrag zum Beispiel über ein Webmeeting gestreamt wird. Führen Sie unbedingt mit allen Speakern einige Zeit vor der Veranstaltung einen ersten Technikcheck durch. Im Rahmen des Technikchecks können Sie die Mikrofonqualität überprüfen, stellen sicher, dass es keine Rückkopplungen gibt und können die Freigabe des Bildschirms trainieren. Bei der enra GmbH hat sich auch kurz vor dem Livestream ein kurzer Check bewährt und nimmt viele Ängste. Zum Briefing gehört ebenfalls die Kommunikation des Zeithorizonts. Vor allem bei digitalen Formaten ist ein Überziehen ein Absprunggrund für ZuschauerInnen

Briefing für die Aussteller

Die Aussteller benötigen unterschiedliche Briefings. Das erste Briefing sollte erfolgen, wenn es um die Umsetzung des Teilnahmekonzepts geht. Dabei werden folgende Fragestellungen angesprochen:

• Wie lege ich meine Unternehmensinformationen an?
• Welche Informationen sind dabei von Bedeutung?
• Wie können mich (potentielle) KundInnen erreichen?

Briefing für die Standbesetzung der Aussteller

Im zweiten Schritt geht es dann um eine mögliche Standbetreuung. In dem Briefing erhalten ausstellende Unternehmen wertvolle Tipps rund um die Chatbetreuung und Nachbearbeitung der Leads.

• Welche Möglichkeiten habe ich, um mit BesucherInnen in Kontakt zu kommen?
• In welcher Zeitspanne muss ich für BesucherInnen verfügbar sein?
• Wie kann ich meine Abwesenheit darstellen?
• Wie kann ich Kontakte richtig betreuen?

Wie erstellt man ein Briefing?

1. Gehen Sie den gesamten Veranstaltungszeitraum im Kopf durch.
2. Überlegen Sie, welche Rollen an dem Veranstaltungserfolg beteiligt sind.
3. Präsentieren Sie den Beteiligten Ihr Veranstaltungskonzept
4. Sammeln Sie Fragen, um diese zu klären und im Rahmen des Briefings darauf eingehen zu können.
5. Strukturieren Sie die Informationen in gut verständlichen Stichworten.
6. Gehen Sie mit den Beteiligten diese Stichworte durch.
7. Führen Sie mit allen Beteiligten einen Technikcheck durch.

Jede Veranstaltung führt zu neuen Erkenntnissen, welche man in künftigen Briefings berücksichtigen kann. So ist eine stetige Weiterentwicklung möglich. Möchten Sie von den Erfahrungen der enra GmbH profitieren? Sprechen Sie uns an. Gerne helfen wir Ihnen in einem unverbindlichen Austausch.