Kontaktaufnahme nach Messebesuch – In 4 Schritten vom Lead zum Kunden

messe 18. Okt. 2022

Messen sind ideale Gelegenheiten, um Kontakte zu knüpfen, das eigene Netzwerk auszubauen und potenzielle Neukunden zu erreichen. Doch bei der Qualifizierung vom Lead zum Geschäftspartner findet der entscheidende Teil der Arbeit nicht auf dem Messegelände statt, sondern liegt in der Nachbereitung der gewonnenen Kontaktinformationen und in der ersten Kontaktaufnahme.

Wie Sie dabei von der Erfassung von Informationen auf Messen, über deren Sortierung, Kategorisierung und Priorisierung bis hin zur Follow-Up-E-Mail vorgehen, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, einen kostenlosen Messekontaktbogen herunterzuladen, mit dem Sie den Grundstein für eine erfolgreiche erste Kontaktaufnahme legen können.

Schritt 1: Erfassung von Leads auf der Messe

Bevor mit einer Kontaktaufnahme begonnen werden kann, muss zunächst überhaupt ein Lead generiert und dokumentiert werden. Dazu eignet sich selbstverständlich der Messestand selbst, doch auch darüber hinaus, gibt es Möglichkeiten, mit potenziellen Kunden in ein Gespräch zu kommen.

Präsenz zeigen

Nicht immer ist eine Messe im Vorfeld bis ins Detail zu planen, denn viele Bekanntschaften und Kontaktaufnahmen erfolgen zufällig. Anstatt das jedoch als Nachteil zu sehen, kann dieser Umstand auch als eine Chance betrachtet werden, Menschen kennenzulernen, die im Rahmen einer Kaltakquise womöglich nie angesprochen worden wären.

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Es ist deshalb hilfreich, nicht nur auf dem Messestand selbst präsent zu sein, sondern auch darüber hinaus das Netzwerken im Hinterkopf zu behalten. Beispielsweise das Frühstück im Messehotel oder die Anreise zum Gelände mit der U-Bahn können Möglichkeiten darstellen, rund um die Uhr mit Menschen in Kontakt zu kommen.

Analoge Leaderfassung

Ist der erste Kontakt zu einem potenziellen Kunden gelungen, erfolgt die Erfassung und Dokumentation der wesentlichen Informationen. Diese sollte möglichst ausführlich und detailliert ausfallen, gleichzeitig jedoch nicht das Gespräch beeinträchtigen.

Neben dem Namen, den Kontaktmöglichkeiten (beispielsweise der E-Mail) und dem Unternehmen eines Leads gilt es hier aufzunehmen, welche Probleme der potenzielle Kunde in seinem Unternehmensalltag bewältigen muss und inwiefern die eigenen Angebote ihn hierbei unterstützen können. Den Beginn des Gespräches markiert deshalb – im Sinne der Customer Centricity – nicht das Produkt mit seinen Features, sondern der Kunde mit seinen Herausforderungen.

Im Rahmen einer analogen Leaderfassung steht allerdings nicht nur der Inhalt, sondern auch die Form im Mittelpunkt. Mit den gesammelten Informationen müssen schließlich nicht nur der entsprechende Mitarbeiter, sondern im Zweifel auch der Innendienst sowie andere Vertriebler arbeiten können. Eine gute Sortierung und Katalogisierung ist hier für die Nachbearbeitung unabdingbar.

Um eine einheitliche analoge Erfassung von Kontakten zu ermöglichen, haben wir einen Messekontaktbogen vorbereitet, den Sie hier kostenlos herunterladen können.

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Digitale Leaderfassung

Einfacher als eine analoge Erfassung von Messekontakten erweist sich eine digitale und – im besten Fall – vollständig automatisierte Aufnahme der wesentlichen Kontaktinformationen. Hierzu fertigt der Vertriebsmitarbeiter auf der Messe ein Foto von der Visitenkarte des Leads an, aus dem eine spezielle Software automatisch alle relevanten Daten des Kontakts auslesen kann. Die gewonnenen Informationen werden anschließend in ein Online-Formular übertragen, wo sie bearbeitet oder um Notizen ergänzt und anschließend an das hauseigene CRM-System übermittelt werden können.

Vorteilhaft wirkt sich hier für Unternehmen aus, dass die Digitalisierung der gewonnenen Daten entfällt und alle Mitarbeiter des Vertriebsteams immer auf dem selben Stand sind. Dadurch kann der Innendienst bereits während der Messe mit der weiteren Sortierung und Nachbereitung beginnen. Gleichzeitig wird der Außendienst stark entlastet, da ein handschriftliches Ordnermanagement der Messekontakte entfällt.

Schritt 2: Ressourcen richtig einteilen

Ist der Messekontakt erfolgreich erfasst, kann mit der Nachbearbeitung begonnen werden, um das interessante Gespräch in einen Kaufabschluss umzuwandeln. Dabei ist der entscheidende Schritt, nicht auf eine Rückmeldung durch den potenziellen Neukunden zu warten, sondern proaktiv die Initiative zu ergreifen.

Überführung der Kontakte in ein CRM-System

Essenziell für die Kontaktaufnahme ist die Übertragung der gesammelten Daten in das unternehmensinterne CRM-System. Sind die Informationen bereits digital gespeichert, kann hier wertvolle Zeit gespart werden, welche sich auf die Arbeit am Kunden verwenden lässt.

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Innerhalb des CRM-Systems kann anschließend auch zügig eine Priorisierung und Sortierung der Kontakte vorgenommen werden, die sich im Rahmen von Kampagnen gezielt als Gruppen ansprechen lassen. Im besten Fall kann so eine große Zahl – beispielsweise von B-Kunden – schnell bearbeitet werden

Zuverlässigkeit und Professionalität

Bei der Einteilung der Ressourcen ist es zusätzlich relevant, auf die zeitlichen Kapazitäten von Mitarbeitern des Vertriebsteams zu achten und Zuständigkeiten klar zu benennen. So kann verhindert werden, dass Kontakte im Rahmen der Messenachbereitung gar nicht oder gleich doppelt oder dreifach benachrichtigt werden.

Bereits die Zuverlässigkeit der Rückmeldung ist entscheidend für den ersten professionellen Eindruck, den Unternehmen gegenüber ihren Kunden erwecken. Deshalb sollten auch Versprechen, die auf der Messe – etwa über eine kurzfristige Kontaktaufnahme – gemacht wurden, in jedem Fall eingehalten werden.

Form der Nachbearbeitung

Zuletzt muss vor der Ausarbeitung von Maßnahmen zur Kontaktaufnahme reflektiert werden, welche Ansprache für welche Zielgruppe besonders geeignet ist. Als unverfänglich erweist sich meist eine E-Mail, durch die sich Interessenten nicht unter Druck gesetzt aber gleichzeitig trotzdem wertgeschätzt fühlen.

Neben den bekannten Follow-Up-E-Mails ist allerdings auch der Einsatz anderer Kommunikationskanäle denkbar. Je nach Art des Kontaktes und der vorhandenen Informationen ließe sich beispielsweise ebenso ein Videomeeting oder ein Telefonanruf durchführen. Aber auch Karrierenetzwerke und Social-Media-Plattformen stellen moderne Möglichkeiten dar, um Messekontakte nachzubearbeiten. Im Folgenden soll das mögliche Vorgehen exemplarisch am Beispiel der bewährten E-Mail beschrieben werden.

Auch über ein Videotelefonat kann nach einer Messe Kontakt zu potenziellen Neukunden aufgenommen werden.

Schritt 3: Follow-Up-E-Mail

Der entscheidende Schritt bei der Nachbereitung von Messen ist die tatsächliche Ansprache des potenziellen Geschäftspartners. Hier gilt es deshalb, besonders sorgfältig Inhalt und Form abzustimmen und dabei gleichzeitig nicht hinter der Konkurrenz zurückzufallen.

Schnelle Bearbeitung

Es ist keine Schwierigkeit im Nachgang einer Messe unter den Informationsmaterialien anderer Aussteller im E-Mail-Postfach der Messebesucher unterzugehen. Gleichzeitig verschwimmen bei vielen Interessenten die Eindrücke, je mehr Zeit nach dem Besuch des Ausstellers verstreicht. Daher lohnt es sich gleich aus zwei Gründen für das eigene Angebot, zügig die Kontaktaufnahme mit dem potenziellen Kunden zu beginnen.

Sofern keine zeitlichen Ressourcen für eine Informationsweitergabe mit spezifischen Angeboten vorhanden sind, ist es umso entscheidender, zumindest eine E-Mail mit einem kurzen Dankeschön und einer Begrüßung des neuen Kontaktes zu versenden.

Personalisierte Ansprache

Egal welcher Kommunikationskanal und Inhalt gewählt wird, eine persönliche Ansprache ist für die Kontaktaufnahme nach dem Messebesuch elementar. Das gilt insbesondere für die Ansprache, die sich bereits an den konkreten Lead richten sollte, aber auch für den sonstigen Inhalt, der Thematiken aus dem Messegespräch aufgreifen kann.

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Gleichzeitig kann im weiteren Verlauf von E-Mails und Gesprächen bereits eine Roadmap vorgezeichnet werden, die der individuelle Kunde im Nachgang durchlaufen wird. Oder es kann auf vergleichbare Referenzprojekte verwiesen werden, die das Unternehmen bereits erfolgreich umgesetzt hat. Auch eine Bitte zur Rückmeldung des Kunden ist eine gängige Vorgehensweise in E-Mails.

Content einbinden

Neben der reinen Kontaktaufnahme kann ein Follow-Up allerdings auch dazu dienen, den Interessenten noch einmal auf die Angebote des eigenen Unternehmens zu verweisen, für die er sich beim Messeauftritt besonders interessiert hat. In E-Mails lässt sich das durch digitale Broschüren und Content-Gruppen erreichen, die bereits im Rahmen der Messevorbereitung angelegt wurden.

Ein digitales Leaderfassungssystem bietet zusätzlich die Möglichkeit, bereits nach der Erfassung von Kontaktdaten über ein Menü genau die Inhalte auszuwählen, die während des Gesprächs thematisiert wurden und diese an den Kunden zu versenden. Noch bevor der Besucher den Messestand verlässt, hat er dadurch eine E-Mail mit persönlicher Ansprache und personalisiertem Content in seinem Postfach.

In Sekunden personalisiertes Informationsmaterial für den Messebesucher. Mit digitalen Leaderfassungssystemen wird das möglich.
In Sekunden personalisiertes Informationsmaterial für den Messebesucher. Mit digitalen Leaderfassungssystemen wird das möglich.

Schritt 4: Weitere Customer Journey

Nachdem die erste Kontaktaufnahme durchgeführt wurde und der Lead sich zurückgemeldet hat, durchläuft er den klassischen Sales Funnel des Unternehmens – im besten Falle bis zum Kaufabschluss. Doch auch wenn keine Rückmeldung erfolgt, muss die Customer Journey von Kontakten noch nicht enden.

Kontakt warm halten

Schon die erste E-Mail kann als Türöffner für die Nachbearbeitung von Leads fungieren, die sich nicht zurückmelden. Als einer von vielen praktischen Tipps erweist sich hier bereits die Ankündigung, noch einmal telefonisch Kontakt aufnehmen zu wollen, um die Geschäftsbeziehung zu vertiefen.

Gleichzeitig sollten sich potenzielle Kunden allerdings auch nicht zu sehr unter Druck gesetzt fühlen. Wenn nach zwei oder drei E-Mails noch keine Rückmeldung erfolgt, ist es womöglich sinnvoll, den Kontakt einzustellen, bis sich eine passende Gelegenheit für eine erneute Anfrage ergibt.

Kaufabschluss erwirken

Im besten Fall folgt auf die erste Kontaktaufnahme durch den Vertrieb jedoch eine positive Rückmeldung des potenziellen Kunden, der anschließend – je nach Vertriebsstruktur – den gesamten Sales Funnel durchläuft und zum Kaufabschluss gelangt. Wie genau so ein Sales Funnel aufgebaut ist und worauf es bei der Strukturierung ankommt, haben wir übersichtlich in diesem Blogbeitrag für Sie zusammengefasst.

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Nils Midderhoff

Nils Midderhoff (B. A.) ist Content Creator bei enra. Auf dem Blog teilt er seine Begeisterung für den modernen Vertrieb mit Wegbereitern, Entscheidern und Experten aus der Verkaufswelt von morgen.

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