Wissenstransfer Methoden - So gelingt die Übertragung von Wissen in Unternehmen
Wissen und Know-How sind erfolgskritische Ressourcen in Unternehmen. Häufig sind sie jedoch einzelnen Mitarbeitern zugeordnet. Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, geht häufig eine Menge Wissen verloren. Wissen, welches sich die Nachfolger dann mühselig wieder aufbauen müssen, bis sie selbst Experten sind. In diesem Blogartikel erfahren Sie, wie Sie Wissenstransfer strukturieren und fördern können, welche Rolle Fach- und Führungskräfte beim Wissenstransfer im Unternehmen spielen und welche Methoden dabei helfen, das Wissen in Unternehmen zu sichern.
Definition des Wissenstransfers - was steckt hinter dem Begriff
Wissenstransfer umfasst den Austausch und die Weitergabe von Wissen, Erfahrungen und Informationen. Es gibt eine differenzierte Vorgehensweise, um Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern den Zugang zu bereits im Unternehmen vorhandenen Wissen zu ermöglichen. Die Zielsetzung ist die Wissenssicherung, um den Betrieb nachhaltig erfolgreich aufzustellen.
Warum ist der Transfer von Wissen für Unternehmen wichtig? 3 Gründe
Wissenstransfer in Unternehmen verfolgt den Hauptzweck, dass Wissen weitergegeben wird und nicht durch Mitarbeiterabgänge verloren geht. Doch es gibt weitere Gründe, die für den Wissenstransfer und für den Fokus auf diesen sprechen. Wissenstransfer und die Umsetzung seiner Methoden hat nämlich noch viele weitere Gründe von denen Unternehmen mittel- und langfristig profitieren werden.
Steigende Geschwindigkeit von Entwicklungen brauchen schnelle Anpassungsfähigkeit
Die Welt wird immer schnelllebiger. Unternehmen und Mitarbeiter müssen sich immer schneller an neue Rahmenbedingungen anpassen. Die schnelle Reaktions- und Anpassungsfähigkeit ist ein entscheidendes Kriterium für den Erfolg eines Unternehmens. Häufig ist es so, dass sich Systeme wie Menschen und Unternehmen schneller und zielgerichteter anpassen können, wenn auf umfangreiche Erfahrungen und das daraus abgeleitete Wissen zurückgegriffen werden kann. Ist dieses Wissen in Unternehmen dokumentiert und für alle Mitarbeiter zugänglich, entsteht ein vielleicht entscheidender Wettbewerbsvorteil.
Reduktion von Abhängigkeit einzelner Mitarbeiter und Fokus auf Systeme und Prozesse
Die Zugehörigkeit einzelner Mitarbeiter in Firmen sinkt. Gab es früher noch viele Mitarbeiter die ihrem Unternehmen von der Ausbildung bis zur Rente treu geblieben sind, wechseln Arbeitnehmer mittlerweile häufiger ihre Arbeitsumgebung. Sie nehmen dabei wertvolles Wissen mit. Vor allem im Vertrieb bestehen in vielen Unternehmen umfangreiche Abhängigkeiten. Einzelne Vertriebsmitarbeiter bauen sich ein starkes Netzwerk an Kunden auf und pflegen dieses persönlich. Wenn hier kein Wissenstransfer stattfindet und Prozesse nicht dokumentiert sind, entstehen für Unternehmen und Mitarbeiter umfangreiche Herausforderungen. Wissensmanagement und Wissenstransfer sind an dieser Stelle zentrale Erfolgsfaktoren des Unternehmens.
Verbessertes Onboarding durch Optimierung der Vernetzung von Teams
Neue Mitarbeiter, die Teil eines Unternehmens werden, sind häufig mit großen Herausforderungen konfrontiert. Sie müssen in möglichst kurzer Zeit Prozesse verstehen und zur Produktivität eines Unternehmens beitragen. Je mehr Informationen man neuen Mitarbeitern an die Hand geben kann, desto schneller werden diese Erfolg haben. Auch hier ist der Wissenstransfer und der Erfahrungsaustausch von fundamentaler Bedeutung, steigert darüber hinaus die Mitarbeiterzufriedenheit und vermeidet das Entstehen von Wissenslücken. Auch hier resultieren durch Wissensvermittlung Wettbewerbsvorteile.
Wissenstransfer im Vertrieb professionell begleiten lassen
In unserem Vertriebsprogramm zu Systematisierung einer nachhaltigen Kundengewinnung und Kundenbindung helfen wir Ihnen, das Wissen im Vertrieb zu sammeln, zu kanalisieren und verfügbar zu machen. Lassen Sie uns ins Gespräch kommen.
Methoden des Wissenstransfers
Die Speicherung von Wissen und der Wissenstransfer gelingt dann, wenn sich ein Unternehmen die richtigen Methoden zu Nutze macht. Von dem richtigen Werkzeug bis hin zur operativen Weitergabe von Wissen existieren verschiedene Methoden, um den Wissensverlust zu vermeiden und das Unternehmen langfristig und nachhaltig abzusichern.
Notwendigkeit als Kern der Unternehmensphilosophie
Wichtig ist, dass die Notwendigkeit von Wissensmanagement beim Arbeitnehmer klar ist. Es ist nicht als Kontrollorgan zu verstehen, sondern eher als Wertschätzung gegenüber dem aufgebauten Wissen. Ein Unternehmen muss auf den Fall vorbereitet sein, dass eine Arbeitskraft ausscheidet. Dabei ist es fast egal, ob dies plötzlich oder spontan ist.
Es muss aus dem Kern der Unternehmensphilosophie hervorgehen, dass das Teilen und Festhalten von Wissen essenziell sind, um das Unternehmen sicher zu führen und weiter zu bringen. Ein gutes Wissensmanagement mit einem klaren Transfer von Wissen an die richtigen Stellen, gibt allen Beteiligten Sicherheit. Es wäre fatal, wenn ein Unternehmen von einzelnen Akteuren abhängt und die weitere Existenz beim Ausscheiden dieser gefährdet wird.
Es nimmt auch die Last von jedem einzelnen, wenn man weiß, dass zumindest ein anderer im Unternehmen das notwendige Wissen hat, um bestimmte Aufgaben zu bewältigen. Dies sichert Vertretungen zu Urlaubs- und Krankheitszeiten.
Weitergabe von Wissen durch Austausch fördern
Es gibt unterschiedliche Methoden den Austausch von Wissen zu fördern und zu befeuern. Zum Beispiel kann mit Hilfe von Patenprogrammen erreicht werden, dass neue Kollegen sich das notwendige Wissen schneller aneignen.
Durch das Festlegen von Zuständigkeiten im Prozess des Wissenstransfers ist die Aufgabe klar definiert. Im besten Fall sind die Patenprogramme so vorbereitet, dass man anhand von Checklisten sicherstellen kann, dass alle relevanten Bereiche beleuchtet wurden.
Zusätzlich kann dieser persönliche Austausch und die Weitergabe von Wissen durch Gespräche mit Hilfe von schriftlichen Fixierungen innerhalb einer Knowlege Base angereichert werden. Eine schriftliche Fixierung von Wissen bietet große Vorteile. Zum einen geht nichts verloren und der jenige, der alles neu lernen muss, hat im Nachhinein die Chance, das Erlernte noch einmal nachzulesen.
Das Einführen von Patenprogrammen stärkt das Team, vereinfacht die Einarbeitung und verbessert die Kommunikation innerhalb von Organisationen und zwischen den Mitarbeitenden. Die Vernetzung von Mitarbeitern zum Austausch von Erfahrungen ist ein wichtiger Beitrag in der heutigen Arbeitswelt. Es gibt viele Beispiele die zeigen, wie wertvoll diese Austausch ist.
Auch Workshops können eine sinnvolle Methode für den Wissenstransfer darstellen. Sie fördern den Austausch innerhalb von Gruppen und bieten eine lockere Atmosphäre zum Teilen von Erfahrungen. Workshops sind somit ein sinnvoller Bestandteil Inhalte innerhalb von Teams zu transferieren.
Systematisierung von Wissenstransfer mittels klarer Prozesse
Wissenstransfer funktioniert genau dann, wenn auch dieser in Form eines Systems festgehalten wird. Systeme helfen in der Wirtschaft, Fachwissen systematisch zu erfassen und zu transferieren.
Das Fachwissen steigt mit jeder Erfahrung, die in einem Unternehmen gemacht werden. Neu Erarbeitetes sollte durch einen definierten Prozess festgehalten werden, um so den Transfer auf weitere Teammitglieder zu ermöglichen und Wettbewerbsvorteile zu sichern.
Der Wissenstransfer sollte somit innerhalb der Organisation in Form eines Systems sichergestellt werden. Gerade am Anfang, wenn der Wissensfluss neu etabliert werden soll, ist es wichtig, dass das System und die Durchführung überprüft wird. So bewirkt man, dass der Wissenstransfer als festes Ziel im Team durchlaufen wird.
Technologien für Wissenstransfer nutzen und Knowledge Base aufsetzen
Neben Methoden wie Workshops und Patenprogrammen, vereinfacht die Nutzung von Software die Zielerreichung. Der Aufbau einer Knowledge Base ist die schriftliche Fixierung des Wissens innerhalb von Informationssystemen und Datenbanken. Man spricht dann vom kodifizierten Wissenstransfer.
Datenbanken erleichtern es den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen das Erlernte an einer Stelle gesammelt nachzulesen. Es erleichtert die Einarbeitung in Themen, gerade dann, wenn jene Themen nicht täglich bearbeitet werden.
Die schriftliche Fixierung von Wissen ist Voraussetzung für einen funktionierenden Wissenstransfer. Die Form und Ausgestaltung hängt von der Art des Wissens ab. Jedoch sollte man es sich zum Ziel setzen, eine gleichbleibende Form zu nutzen. Das erhöht die Produktivität mit der Arbeit der Wissensdatenbank.
6 Schritte zur Etablierung von Wissenstransfer
Stellt sich die Frage, wie man das umfangreiche Thema von Wissenstransfer angehen und nachhaltig in das Unternehmen implementieren kann. Die im Folgenden beschriebenen 6 Schritte helfen Ihnen dabei, Wissen zu kanalisieren und zugänglich zu machen.
Übrigens hat die enra GmbH in den vergangenen Jahren einige Projekte im Bereich Wissenstransfer (vor allem in Vertriebsorganisationen) begleitet. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, dann lassen Sie uns in den Austausch kommen. Wir stellen Ihnen gerne konkrete Projekte vor.
Schritt 1: Notwendigkeit von Wissenstransfer analysieren
Im ersten Schritt geht es darum zu definieren, an welchen Stellen aktuell Wissen besteht, welches kein Teil von Wissenstransfer ist und nicht dokumentiert ist. Diese Bereiche sollten demnach unbedingt fokussiert werden, um die Voraussetzung für Transfer zu schaffen. Die Analyse der aktuellen Situation ist der Schlüssel für einen erfolgreichen Transfer von Erfahrungen und Wissen.
Schritt 2: Wo liegt das Wissen im Moment?
Neben den bestehenden Dokumentations- und Transferlücken muss im zweiten Schritt herausgefunden werden, wo das Wissen aktuell liegt. Welche Mitarbeiter haben welches Wissen und warum ist dieses Wissen so entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens. Auch das ist Teil der Analyse der bestehenden Situation.
Schritt 3: Welche Art des Wissensmanagements soll eingeführt werden?
Vom zwanglosen Austausch bis hin zu kodifizierten Wissenstransfer gibt es viele verschiedene Möglichkeiten, Wissen untereinander zu transferieren. Im dritten Schritt sollte die genaue Aufmachung des Prozesses für Wissenstransfer fokussiert werden.
Schritt 4: Mitarbeiter und Arbeitsbereiche abholen
Bewusstsein schaffen und eine klare Linie für den Wissenstransfer geben - das ist das Ziel von Schritt 4. Es ist unbedingt zu vermeiden, dass Mitarbeiter ihr Wissen vorenthalten. Die Offenheit zur Wissensweitergabe muss in der Unternehmensphilosophie durch gezieltes Change Management verankert werden. Führungskräfte müssen mit gutem Beispiel vorangehen.
Schritt 5: Umsetzung der Transformation
Jetzt geht es an die Umsetzung. Setzen Sie gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern eine Wissensdatenbank auf und ermöglichen Sie so einen unkomplizierten Wissenstransfer. Der Austausch in Form von Workshops soll den Teilnehmern Freude bringen, damit möglichst viele Erfahrungen ausgetauscht und dokumentiert werden können.
Schritt 6: Überprüfung vom Prozess
Ist der Prozess etabliert und die Bedeutung und Botschaft für alle Teammitglieder klar, ist es wichtig, diesen zu überprüfen. Gerade dann, wenn man den Wissenstransfer als neues Thema erarbeitet, muss der Einsatz der Ressource Zeit zur Umsetzung dieses Prozesses sichergestellt werden. Im besten Fall ist jemand im Team, der die Methode überprüft und durch Gespräche die Umsetzung der Idee vom Wissenstransfer sicherstellt.
Nach einiger Zeit wird sich eine Art Routine einstellen, sodass alle die Vorteile erkennen und den Prozess aus Eigenmotivation umsetzen.
Fazit - Wissenstransfer als Kernkompetenz
Je besser der Wissenstransfer in Unternehmen strukturiert ist und je nativer dieser erfolgt, desto erfolgreicher sind Unternehmen gegenwärtig und zukünftig. Mit verschiedenen Methoden kann der Wissenstransfer unterstützt werden. So sichern Sie die Zukunft Ihres Unternehmens und machen vielseitige Potenziale nutzbar.