Digitale Leaderfassung - damit Messekontakte nicht im Sande verlaufen

messe 7. Juli 2022

Die Leaderfassung auf Messen ist ein besonderer Faktor für den Erfolg von Messeteilnahmen. Die Kontakte, welche dort geknüpft werden, müssen dokumentiert werden, um die weitere Bearbeitung dieser zu gewährleisten. Gerade bei der Erfassung können digitale Tools eine Menge analoger Arbeit ersparen und zusätzliche Potenziale nutzbar machen.

Denn eines steht fest: Messen sind ein wichtiger Bestandteil im Marketing Mix von B2B Unternehmen. Dennoch hat sich die Erwartungshaltung der Aussteller verändert. Aussteller hinterfragen ihre Messeaktivitäten. Sie beginnen sich konkrete Ziele zu setzen. Dabei unterscheidet man qualitative und quantitative Ziele. Vor allem im Hinblick auf die quantitativen Ziele, hilft eine Leaderfassungs App Erfolge messbar zu machen.

Erfahren Sie in diesem Artikel, was eine digitale Leaderfassung ist, welche Vorteile erschlossen werden können, wie Sie Ihre Erfolge sichtbar machen und wie auch Sie die Leaderfassung für sich einführen.

Was ist eine digitale Leaderfassung?

Unter der digitalen Leaderfassung versteht sich das Erfassen von Leads durch digitale Tools. Die Kontaktdaten der Leads können in unterschiedlicher Form vorliegen. Häufig werden zum Austausch der Kontaktdaten Visitenkarten genutzt.

Alternativ gibt es aber auch eine weite Verbreitung von vCards oder QR-Codes, hinter denen sich die Kontaktdaten des Leads liegen. Egal, in welcher Form diese vorliegen, ein Unternehmen muss sicherstellen, dass die Kontaktdaten in die unternehmenseigenen Prozesse eingegliedert werden. Und genau an diesem Punkt kommt die digitale Leaderfassung zum Tragen.

Das Ziel ist es, die Kontaktdaten ohne manuellen Aufwand einzulesen und zu strukturieren. Dabei kann zum Beispiel ein Foto von der Visitenkarte gemacht werden, welches dann ausgelesen wird und deren Daten zugeordnet werden. Zusätzlich können individuelle Notizen hinterlegt werden, um keine wichtigen Details aus dem Gespräch zu vergessen. Diese können dann gesammelt, sofern vorhanden, in das CRM System importiert werden.

Welche Vorteile hat eine digitale Leaderfassung?

Ein sehr entscheidender Vorteil ist die Effizienz. Durch die Reduktion des manuellen Aufwands zur Erfassung von Gesprächen und Leads, ist eine schnellere Bearbeitung dieser möglich. Zusätzlich sinkt die Fehleranfälligkeit und stupide Abtipparbeiten entfallen. Neben der reinen Erfassung lassen sich die erfassten Leads unmittelbar mit wichtigen und individuell relevanten Informationen versorgen. Außerdem wird vermieden, dass Kontakte verloren gehen. Einmal gespeichert, ist der Lead nicht mehr zu verlieren.

Die Gespräche werden übersichtlich erfasst. Vertriebler wissen häufig zu schätzen, dass sie einen unmittelbaren Überblick über die Gespräche haben und direkten Zugriff, sofern erforderlich.

Messekontaktbogen
Auf Messen geht es um Kontakte. Es geht darum, auf dem Messestand Gespräche zu führen. Diese müssen erfasst werden, um eine strukturierte Nachbearbeitung der Messe zu sichern. Zur Erfassung der Leads nutzen Unternehmen zumeist einen so genannten Messekontaktbogen beziehungsweise einen Messebericht.…

Vergleich digitale Leaderfassung (Leaderfassungs App) mit analoger Leaderfassung?

Leads und Gespräche können sowohl analog als auch digital erfasst werden. Klassisch fand die Leaderfassung viele Jahre analog auf dem Papier statt. Die Visitenkarte wurde an dem oberen Teil des Erfassungsbogens befestigt.

Mittlerweile hat man digitale Hilfsmittel, die einige Vorteile gegenüber der analogen Erfassung bieten. Es entfällt die Schreibarbeit auf dem Messestand. Die Lesbarkeit war viele Jahre ein Problem, sodass die Fehleranfälligkeit des Dokumentationsprozesses hoch war.

Durch die Effizienzsteigerung einer automatisierten Auslese der Daten, kann die Zeit bis zum Beginn der Arbeit mit dem Kunden massiv verkürzt werden. Die Kontakte müssen nicht erst den manuellen Prozess des Verarbeitens durchlaufen, sondern können unmittelbar in das CRM-System eingespielt werden.

Nicht zuletzt entfällt die Abtipparbeit der Kontaktbögen, welche für sich eine unbeliebte Tätigkeit darstellt und je nach Handschrift sehr zeitaufwendig ist. Zusätzlich ist das Thema Datensicherheit ein hohes Risiko, wenn die Leads allein analog erfasst werden. Der Ordner mit allen Messekontaktbögen muss gut geschützt werden, um zu vermeiden, dass wichtige Gespräche verloren gehen. Bei der digitalen Erfassung ist dies keine Gefahr, da die Daten global gespeichert werden. Ergänzend dazu strahlen Unternehmen durch die Nutzung digitaler Tools Modernität aus und zeigen, dass sie gegenüber der Digitalisierung offen sind und mit dem Zahn der Zeit gehen.

Die Vorteile der digitalen Leaderfassung auf den Punkt

  1. Vermeidung von manueller Abtipparbeit
  2. schnelle Versorgung der Leads mit wichtigen Informationen
  3. sichere Speicherung der Daten und nicht nur einen Ordner, der gut geschützt werden muss
  4. guter Überblick für die Vertriebler
  5. Effizienzsteigerung
  6. Verkürzung der Zeit zur Arbeit mit dem Kunden
  7. Modernität und Digitalisierung des Unternehmens

Was macht eine gute Leaderfassung aus? Leaderfassung auf Messen

Das Stichwort einer guten Leaderfassung auf Messen ist die Einfachheit. Es ist wichtig, dass die Anwendung intuitiv bedienbar ist und den Betrieb auf dem Messestand nicht hemmt. Auch lange Einarbeitungszeiten zum Umgang mit der Anwendung sollten vermieden werden.

Gute Leaderfassungen machen sich dadurch aus, dass sie ohne Bedienungsanleitung und viel Training angewendet werden können. Eine gute Leaderfassung ermöglicht außerdem die automatische Auslesung von Kontaktdaten sowie die direkte Versorgung der Leads mit Informationen. Hier werden Schlüsselprozesse von der Verarbeitung von Leads auf Messen kombiniert.

Darüber hinaus ist eine direkte Verbindung zum CRM System ebenfalls ein wichtiger Faktor, um Messekontakte langfristig optimal zu betreuen.

Wie erreiche ich den größten Nutzen aus meinen Leads?

Die Leads, welche erfasst sind, sind nur so viel wert, wie man etwas daraus macht. Allein die Erfassung von Leads ist noch kein Erfolgsfaktor. Wichtig ist, dass die Leads nach der Erfassung gut betreut werden und ihren Interessen entsprechend mit Informationen versorgt sind.

Dabei kann mit der digitalen Leaderfassung auf Messen bereits der erste Schritt gegangen werden. Der erste Schritt der Nachbearbeitung kann direkt abgebildet werden.

Nach der Messe startet die Arbeit für die Vertriebler. Diese müssen die persönliche Nachbearbeitung und Betreuung der Kontakte vornehmen. Dabei kann der Import mit Hilfe einer CSV Datei einfach erfolgen. Sodass auch die anknüpfenden Aktivitäten mit Hilfe eines CRM Systems geplant, durchgeführt und überwacht werden können.

Messekontaktbogen
Auf Messen geht es um Kontakte. Es geht darum, auf dem Messestand Gespräche zu führen. Diese müssen erfasst werden, um eine strukturierte Nachbearbeitung der Messe zu sichern. Zur Erfassung der Leads nutzen Unternehmen zumeist einen so genannten Messekontaktbogen beziehungsweise einen Messebericht.…

Wie führe ich eine digitale Leaderfassung ein?

Die Einführung einer digitalen Leaderfassung kann ohne große Hürden stattfinden. Wichtig ist natürlich, dass das Vertriebsteam hinter der Einführung steht. Dies kann durch eine klare Kommunikation durch die Führungskraft erfolgen.

Wichtig ist es außerdem, die Leaderfassung vor der Messe auszuprobieren und zu testen, dass jeder weiß, wie sie funktioniert und, wie sie unterstützt.

Häufig macht es sich aus Erfahrung bezahlt, einen Verantwortlichen zu benennen, der die Einführung koordiniert und für Fragen zur Verfügung steht. Diese Person ist tiefer im Thema eingearbeitet und kann das Team entsprechend briefen und mitziehen.

Frei nach dem Motto Einfachheit siegt, müssen Vorteile einmal dargelegt werden und den Nutzern vermittelt werden, was die Leaderfassung an Arbeit abnimmt und wie jeder einzelne davon profitiert.

Mit der nötigen Offenheit und Motivation des Teams steht der erfolgreichen Einführung einer Leaderfassungs Software nichts im Wege.

Fazit - Digitale Leaderfassung birgt viel Potenzial

Je zielgerichteter und ressourcenschonender Unternehmen die Kontakte auf Messen erfassen, desto besser ist der Erfolg einer Messeteilnahme auswertbar. Ein digitales Tool hilft dabei, den Überblick auf Events zu behalten und eine entsprechende Nachbereitung der Kontakte vorzunehmen. Mit der Erweiterung des Erfassungsformulars um einen Fragebogen können Sie auch qualitative Auswertungen mit Hilfe unterschiedlicher Lösungen vornehmen.

Die enra GmbH ist Ihr starker Partner, um Prozesse auf Messen zu digitalisieren, zu automatisieren und zu optimieren. Das digitale Leaderfassungs Tool bietet Unternehmen einen leichten und zielgerichteten Einstieg, um die Visitenkarten einfach zu erfassen und den Kontakten eine persönliche und individuelle Nachbereitung zu bieten.

Lassen Sie uns ins Gespräch kommen und gemeinsam über Potenziale des Einsatzes von einer Leaderfassungs App auf Events sprechen. Buchen Sie dazu gerne unverbindlich einen Termin und erhalten Sie einer persönliche Produktdemo mit einem unserer Experten. Wir freuen uns, Sie kennenzulernen.

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Lara Farwick

Lara Farwick ist CMO bei enra, eine ganzheitliche Plattform zur Messe- und Vertriebsdigitalisierung. Sie ist Expertin im Bereich Virtual Selling.

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