In 7 Schritten zum Hygienekonzept für Ihren Messestand
Seit 1,5 Jahren wird die Messewirtschaft von der Corona-Pandemie bestimmt. Einzelne Formate finden wieder statt. Vor allem der Fortschritt der Impfkampagne lässt auf Verbesserung hoffen. Doch noch immer herrscht bei Unternehmen die Unsicherheit vor:
- Soll ich an einer Messe teilnehmen?
- Welche Maßnahmen im Hinblick auf ein Hygienekonzept auf dem Messestand muss ich treffen?
- Welchen Herausforderungen werde ich in der Planung begegnen?
Unternehmen möchten vor allem Mitarbeitende und Kunden schützen. Stellt sich die Frage, wie das gelingen kann und auf welche Verordnungen es im Rahmen der Planung einer Messeteilnahme ankommt? Ein umfangreiches und geeignetes Hygiene- und Abstandskonzept seitens der Veranstalter aber auch seitens der ausstellenden Unternehmen ist gefordert.
Dieser Artikel wird laufend durch neue Erkenntnisse aktualisiert (Stand 18.08.2021)
Gute Nachrichten zu Beginn: Eine Analyse des Ausstellungs- und Messe-Ausschuss der Deutschen Wirtschaft e.V. (AUMA) hat ergeben, dass die deutschen Messestandorte durch moderne und großzügige Flächen eine geeignete Grundlage bilden, um den geforderten Hygieneanforderungen gerecht zu werden. Messeveranstalter stehen in der Pflicht für die Gemeinschaftsflächen (Gänge, Toiletten, Treppen, etc.) Maßnahmen zu treffen, um die hygienischen Anforderungen zu erfüllen.
Die Bedeutung des Inzidenzwertes am Veranstaltungsort und die 3G-Regel
Für Veranstalter sind je nach Bundesland unterschiedliche Richtwerte maßgeblich. Grundsätzlich sind Messen jedoch in allen Bundesländern mit Einschränkungen erlaubt. Teilweise gelten die 3G-Regel, Maskenpflicht, eine Besucherbegrenzung bei einem bestimmten Inzidenzwert oder eine Mindestquadratmeteranzahl je Besucher. Diese Referenzwerte spielen vor allem in der allgemeinem Durchführung eine Rolle, haben jedoch wenig Einfluss auf Ihr individuelles Hygienekonzept auf dem Messestand.
Umfang Hygienekonzept Messestand
Der Umfang der eigenen Hygienemaßnahmen auf dem eigenen Messestand ist maßgeblich davon abhängig, wie viel der Veranstalter tut, damit es z.B. nicht zu Ballungen und anderen Menschenansammlungen kommt. Darüber hinaus ist auch entscheidend, wie viele Besucher auf der Messe sind, wie Besucherströme geleitet werden und wie flexibel sich die Besucher über das Messegelände bewegen können.
Die derzeit veröffentlichten Hygienekonzepte der Messeveranstalter wie zum Beispiel der Messe München oder Düsseldorf lassen mittlerweile klare Rückschlüsse zu, dass vor allem auf den Messeständen selbst, die Aussteller in der Pflicht stehen, Hygieneanforderungen einzuhalten und Abstände zu gewährleisten. Steht eine Messe bevor, sollten ausstellende Unternehmen entsprechende Veröffentlichungen der Messeveranstalter analysieren.
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Herausforderungen, auf die ein Hygienekonzept für einen Messestand Antworten bereithalten muss
Ausgangspunkt der Analyse sind mögliche Probleme, die auf dem Messestand entstehen können. Dafür ist es sinnvoll, die „alte Normalität“ zu betrachten. Es gilt Situationen herauszustellen, welche in der „alten“ Form nicht den Abstands- und Hygieneregelungen entsprechen. Im Anschluss werden mögliche Lösungen dieser Herausforderungen in den sieben Schritten der Hygienekonzeptentwicklung für den Messestand vorgestellt.
1. Anonyme Besucher und Besuchererfassung
Die aktuellen Hygienekonzepte der Veranstalter machen deutlich, dass sie sich um die Erfassung von Besucher kümmern. Eine Pflicht selbst Kontakte auf dem Stand zu erfassen wird nicht ersichtlich. Zum Schutz Ihres Standpersonals können bestimmte Erfassungen jedoch trotzdem zur Erhöhung der Sicherheit beitragen.
Welche Kontakte sollten erfasst werden?
Auf diese Frage geben Publikationen des Robert Koch Instituts eine klare Antwort. Das Institut differenziert Kontaktpersonen verschiedener Stufen. Je höher die Stufe, desto geringer ist das Infektionsrisiko. Erfasst werden müssen in jedem Fall Kontaktpersonen der Stufe 1. Kernpunkte, die diese Art von Kontaktpersonen beschreiben, sind die folgenden:
- Personen, die in Summe länger als 15 Minuten im face-to-face Gespräch waren
- Personen, die im direkten Kontakt mit Körperflüssigkeiten (Niesen, Husten) gekommen sind
Ausführliche Informationen zur Einstufung von Kontaktpersonen, finden Sie hier.
Schritt 1: Besucherdaten DSGVO konform erfassen und Hygieneanforderungen auf dem Messestand erfüllen
Die große Herausforderung des Kontaktpersonen Trackings ist, dass das Hygienekonzept der einzelnen Aussteller das gesamte Messeerlebnis überlagert. Die Kontakterfassung sollte also möglichst standardisiert erfolgen und darüber hinaus – im besten Fall - auch einen Mehrwert für den erfassten Kontakt bieten. Nutzen Sie die verpflichtende Kontakterfassung, um mehr über die Besucher zu erfahren. Erfragen Sie im Gespräch – wie sonst auch – ganz selbstverständlich Interessen und Schwerpunkte. Lassen Sie sich vom Besucher bestätigen, dass Sie die Informationen speichern, um bei Bedarf Auskunft zu Infektionsketten geben zu können. Stellen Sie den Mehrwert einer interessengerechten Informationsversorgung im Nachgang in den Mittelpunkt. Die Leaderfassung von enra bildet genau diese Möglichkeit ab.
2. Verpflegung
Ein langer Messetag ist unheimlich anstrengend. Eine gute Verpflegung der Besucher ist zentrale Erfolgsgrundlage. Nicht ohne Grund wirbt z.B. der Schokoriegel Snickers mit dem Slogan: „Du bist nicht du, wenn du hungrig bist“. Als Aussteller gehört es mit zum guten Ton, Besuchern einen Kaffee anzubieten oder auf eine Suppe und Häppchen einzuladen. Auch eine ausgiebige Standparty ist häufig Teil eines gelungenen Messeauftritts.
Problem der Organisation von Besucherverpflegung
Bei der Zunahme von Essen und Getränken müssen ebenfalls die Abstandsregeln eingehalten werden. Bei dem Verzehr auf dem Messestand selbst entstehen Kontaktflächen, wie zum Beispiel Tische, an denen gegessen wird. Standpartys leben von dem gemeinsamen Feiern, vom Netzwerken und vom Austausch. Alles Dinge, die unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorgaben schwierig sind und zu möglichen Infektionsherden führen können. Die Messe Düsseldorf macht darüber hinaus deutlich, dass für das Catering an den Ständen selbst eigene Hygienekonzepte seitens der Aussteller entwickelt werden müssen.
Schritt 2: Neuordnung des Caterings als Teil des Hygienekonzepts für Ihren Messestand
Zunächst zur Standparty: Die Einhaltung und Umsetzung der Anforderungen, die an die Aussteller zur Eindämmung des Corona Virus gestellt werden, sind im Rahmen eines feierlichen Kontexts kaum oder gar nicht einzuhalten. Daraus entstehende negative PR sollte also unbedingt vermieden werden. Es empfiehlt sich also, die Standparty auszusetzen.
Natürlich sollen Ihre Besucher nicht hungrig und durstig den Tag verbringen müssen. Im Catering sollte auf nachhaltige to go Alternativen gesetzt werden. Platzieren Sie die Häppchen direkt richtig portioniert und gestatten Sie den Besuchern nacheinander Zugang. Ihre Besucher können die Verpflegung mitnehmen oder sich mit entsprechendem Abstand und Hygieneschildern am Stand hinsetzen und genießen.
Zum Umgang mit Kontaktflächen finden Sie Informationen im Schritt 7.
3. Abstand als zentrale Fragestellung für das Hygienekonzept auf dem Messestand
Den Abstand zu anderen Menschen zu wahren, scheint die schärfste Waffe gegen das Virus zu sein. Selbstverständlich werden in den Hygienekonzepten der Messeveranstalter auch Abstandsregelungen von 1,5 Metern gefordert. Die Frage ist jedoch, in welchem Umfang die Einhaltung möglich ist.
Problem von nicht definierten Besucherströmen und nicht durchdachten Standkonzepten
Bestehende Standdesigns haben sich noch nie mit dem geeigneten Aufbau zur Abstandswahrung beschäftigt. In den seltensten Fällen wurden überhaupt einmal Besucherströme im Detail analysiert. Die neuen Herausforderungen haben wir zum Anlass genommen und den Präsentationsbereich eines Messestandes (alles außer Ausschank und Lager) näher betrachtet.
Schritt 3: Aufbau und Design des Messestands, um Hygienekonzept zu vereinfachen
Ca. 20 Quadratmeter umfasste der Präsentationsbereich dabei. Davon ausgegangen, dass ein Abstand zwischen allen sich auf dem Stand befindlichen Personen von mindestens 1,5 Metern eingehalten werden soll, wird bei der Aufteilung eines schnell deutlich:
Maximal neun Menschen können sich bei der Einhaltung von Abstandsvorgaben auf dem Messestand aufhalten. Bei dem Kreieren eines Rundgangs ergibt sich die Fragestellung wo Gespräche mit dem Standpersonal stattfinden können, ohne alle anderen Besucher aufzuhalten.
Es kann eine Aufteilung in die obere Reihe Quadrate und die unteren beiden Reihen Quadrate erfolgen. Die obere Reihe wird durch Abtrennung zu zwei Besprechungsräumen (ohne Decke) funktioniert. In den beiden Räumen wird mit Hilfe einer Scheibe ein Spuckschutz platziert, sodass auch der Mund-Nase-Schutz während des Gesprächs abgenommen werden kann. Die unteren beiden Reihen stellen den Rundgang sowie den Zugang zu den Besprechungsräumen dar. In der unteren Abbildung stellen die Stühle, die sich auf dem Stand befindlichen Besucher dar.
Die dadurch entstehende Einbahnstraße führt dazu, dass die in der Mitte befindlichen Besucher weder vor- noch zurückkommen, wenn die Plätze um sie herum besetzt sind. Resultierend daraus kann man an der Exponat-Fläche Scannpunkte (QR-Codes) platzieren, um so die Besucher eine ähnliche Zeit in den jeweiligen Feldern zu halten. Das Abstandhalten wird somit auf Ihrem Messestand durch geschickte Gamification gewährt. Das Messeerlebnis steht weiterhin im Mittelpunkt. Hinter den Scannpunkten werden Exponate gezeigt und weitere Informationen in höchst ansprechender Form zur Verfügung gestellt. An dieser Stelle helfen wir Ihnen gerne, geeignete Konzepte zu erstellen und umzusetzen. Die Ausspielung geeigneter Inhalte kann unkompliziert über die enra Messeplattform abgebildet werden.
4. Übergabe Visitenkarten und Marketingmaterial
Ob Informationsmaterial oder eine kleine Nettigkeit in Form eines Werbegeschenks – der Austausch von Visitenkarten und Marketingmaterialien gehört zu einem gelungenen Messeauftritt.
Übrigens, auf digitalen Messeständen gibt es keine Einschränkungen und viele spannende Möglichkeiten, Leads zu generieren und neue Kunden zu gewinnen.
Problem der Übergabe unter Einhaltung des Abstands
Eine durchschnittliche Armlänge von Menschen (Männer und Frauen gemeinsam betrachtet) beträgt ungefähr 70 cm. Bei einem Mindestabstand von 150 cm wird eine dem Hygienekonzept entsprechende Übergabe nahezu unmöglich. Darüber hinaus schafft man mit der Übergabe weitere Gefahrenquellen für das eigene Standpersonal.
Schritt 4: Übergabe und Scannpunkte im Hygienekonzept für den Messestand festlegen
Es gibt verschiedene Reaktionsmöglichkeiten auf diese Problematik. Dabei stellt sich eine grundsätzliche Entscheidung voran. Theoretisch kann komplett auf analoges Material verzichtet werden. So schließt man diese Gefahrenquelle von Anfang an aus. Über die auf dem Messestand platzierten Scannpunkte können sich Besucher die Informationen auf dem Smartphone speichern oder als Mail direkt an zuständige Personen verschicken. Eine geeignete Lösung ist in der enra Plattform bereits integriert. Unabhängig davon, ob sich der Besucher ohne direkten Kontakt bei Ihrem Standpersonal informiert oder im Gespräch verschiedene Interessengebiete aufzeigt, können Sie die notwendigen und individuell aufbereiteten Informationen unkompliziert zugänglich machen. Auch hier stehen wir Ihnen gerne zur Seite. Über Visitenkarten und den Zusammenhang mit der Corona Pandemie haben wir bereits in einem anderen Blogartikel ausführlich geschrieben.
Die Alternative ist die Einrichtung von Übergabepunkten, also kleinen Theken, sodass der Abstand eingehalten werden kann. Die dadurch entstehenden Kontaktflächen sind zu reinigen, wie unter Punkt 7 beschrieben.
5. Begrüßung / Verabschiedung
Die Verankerung des Händedrucks ist (oder war) aus der deutschen Kultur nicht wegzudenken. Eine gute Begrüßung ist häufig die Grundlage eines guten Gesprächs. Gerade Mitarbeiter im Vertrieb vermissen die höfliche Form der Begrüßung mit einem beherzten Händedruck.
Problem des Händedrucks ist offensichtlich
Der anfängliche Händedruck hat sich derzeit komplett aus unserem Alltag entfernt. Die Menschen gewöhnen sich zwar so langsam daran, dass das Händeschütteln zu einer Gefahrenquelle werden kann, doch manchmal wünscht man sich dieses Ritual zurück. Aus diesem Grund sollte dieses Thema der Begrüßung und Verabschiedung auch Platz in Ihrem Hygienekonzept finden.
Schritt 5: Briefing des Standpersonals hinsichtlich der Hygiene auf dem Messestand
Durch ein Briefing des Standpersonals können Sie einen einheitlichen Standard für die Begrüßung und Verabschiedung definieren. Dabei haben Sie verschiedene Möglichkeiten. Mit hoher Wahrscheinlichkeit wird jedes Gespräch auf der Messe mit einem Corona-Bezug beginnen, sodass eine gewisse Selbstverständlichkeit für alternative Begrüßungsformen entwickelt wird.
Folgende alternative Begrüßungsformen sind „bekannt“
- Ellenbogen Check
- Verbeugen
- Winken
- Nicken
Im Vergleich zu den anderen Herausforderungen wird das sicherlich ein einfach zu lösendes Problem sein. Ein Messebriefing ist aber vor allem in diesen besonders herausfordernden Zeiten von großer Bedeutung.
6. Gespräch
Viele Menschen sehnen sich nach persönlichem Kontakt nach den Kontaktbeschränkungen. Wie gerne würde man unbefangen zusammenkommen, neue Projekte besprechen und gemeinsam nach kreativen Lösungen für aktuelle Herausforderungen suchen.
Problem: Gespräche führen auf Abstand
Auch während der Gespräche sollten Abstände zwischen den Gesprächsteilnehmern und anderen Messebesuchern gewahrt werden. Eine weitere Herausforderung stellt das Tragen des Mund-Nasen-Schutzes dar, welchen viele Messeveranstalter in ihren Konzepten als Verpflichtung festgelegt haben. Vor allem die Bedeckung des Mundes führt zu Schwierigkeiten bei der Deutung der Körpersprache.
Schritt 6: Gesprächsräume schaffen, ohne den Besucherfluss zu unterbrechen – ein Zusammenspiel aus Standplanung und Hygienekonzept
Im dritten Schritt zeichnete sich die Bedeutung des Standdesigns zur Einhaltung des Hygienekonzepts des Messestandes ab. In verschiedenen Tests wurde deutlich, dass ein Einbahnstraßenkonzept mit Bodenmarkierungen sinnvoll ist. Für das Standpersonal wurden standardisierte Wege festgelegt und entsprechende Hinweise für alle platziert. Durch das Andocken und die räumliche Trennung von so genannten Gesprächskabinen (ohne Decke, um die Belüftung sicherzustellen) können Gespräche unter Einhaltung von hygienischen Anforderungen geführt werden.
Die Maskenpflicht kann temporär durch entsprechende Spuckschutze gelockert werden. In den extra vorgesehenen Gesprächsräumen kann also eine „normale“ Kommunikation stattfinden, bei der auch die Mimik voll ersichtlich wird. Zwischen den Gesprächspartnern ist eine durchsichtige Scheibe, die genau das ermöglicht. Nach Beendung des Gesprächs verlässt zunächst der Besucher die Gesprächskabine und dann das Standpersonal.
7. Exponate zum Anfassen und andere Kontaktflächen
Auf Messen geht es um das Erleben, es geht darum die Exponate zu beobachten und anzufassen. Neben den Exponaten finden sich auf den Messeständen noch viele weitere Kontaktflächen, welche im Hygienekonzept analysiert und deren Umgang bestimmt werden sollte.
Problem: Bakterien und Viren auf Kontaktflächen auf dem Messestand
Die Menschen sind verunsichert, wie gefährlich Kontaktflächen sind. Auch Unternehmen können die Gefahren nicht abschätzen und kennen das Übertragungsrisiko von Viren nicht. Aus diesem Grund stellt sich die Frage, wie sichergestellt werden kann, dass keine Ansteckung über Kontaktflächen stattfindet.
Schritt 7: Putzplan, um Kontaktflächen sauber zu halten
Definieren Sie für Ihr Hygienekonzept des Messestands regelmäßige Abstände, in denen die entstandenen Kontaktflächen gereinigt werden. In den offenen Gesprächskabinen mit Tischen und Stühlen sollte nach jedem Gespräch eine Reinigung erfolgen. Restliche allgemeine Kontaktflächen sollten zweimal täglich gereinigt werden, um vor allem das dort befindliche Standpersonal zu schützen und einen gewissen Aktionismus auszustrahlen.
Messeveranstalter stellen Desinfektionsspender auf dem Messegelände in hoher Frequenz zur Verfügung. Sie können Ihre Besucher also darum bitten, die Hände vor dem Betreten zu desinfizieren und so die Bakterien- und Virenkonzentration auf dem Messestand so gering wie möglich zu halten.
Wie geht man mit Verstößen gegen das Hygienekonzept des Messestands um?
Ausstellende Unternehmen betreten einen schmalen Pfad zwischen Verantwortung und Kundenbindung. Jeder Besucher des Messestands stellt eine Chance dar, eine Geschäftsbeziehung auszubilden. Diese Chance möchten sich Unternehmen nicht durch belehrendes Verhalten nehmen. Aus diesem Grund sollte an die Selbstverantwortung der Besucher appelliert werden und das eigene Standpersonal entsprechend geschützt werden. Bei Verstößen kann man Besucher freundlich auf die umfangreichen Maßnahmen hinweisen.
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