In 5 Schritten zu Einladungen Ihrer digitalen Messe, die Ihre BesucherInnen nicht ablehnen können

messe 5. Aug. 2021

Die besten Einladungen verbinde ich mit meiner Grundschulzeit. Zur bevorstehenden Geburtstagsparty wurde gebastelt. Besonders eine Einladungskarte ist mir in Erinnerung geblieben. Es war ein Zylinder, aus dem man einen Hasen ziehen konnte. Das Motto der Feier war: Zauberei und Magie. Auf dem Hasen waren alle weiteren Informationen zu der Feier zu finden. Diese Einladung war kreativ. Sie weckte Vorfreude auf einen schönen Nachmittag. Das ist jetzt knapp 20 Jahre her und trotzdem ist mir diese Einladung noch so präsent.

Ich versuche mit dieser Einleitung des Blogbeitrags rund um das Thema Einladungsgestaltung deutlich zu machen, wie viel Einfluss auf den Veranstaltungserfolg von der Einladung ausgeht. Nicht nur der Zeitraum von digitalen Messen oder anderen Events entscheidet über den Erfolg. Es bestehen viele weitere Einflussfaktoren. Auf den Einflussfaktor der Einladungen gehen wir im Rahmen dieses Artikels ein und zeigen Ihnen fünf Schritte auf, die Ihren Erfolg maximieren.

1. Zielgruppe bestimmen und kennen – Wer soll zur digitalen Messe eine Einladung erhalten?

Natürlich erstellen Sie wahrscheinlich keine Einladung für eine Zielgruppe von GrundschülerInnen. Ein Zylinder mit einem Hasen wird für Ihre Veranstaltung sicher nicht der richtige Ansatz sein. Aus diesem Grund ist es wichtig, seine Zielgruppe auch bei der Einladungserstellung zu kennen.

Zur Zielgruppendefinition eignet sich die Erarbeitung einer Buyer Persona. Um den Prozess der Zielgruppenbestimmung zu vereinfachen, können Sie sich im Folgenden ein PDF-Dokument mit vielen hilfreichen Tipps herunterladen.

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Zentrale Fragestellungen bei der Zielgruppendefinition sind:

  • Für welche Unternehmen ist die Veranstaltung interessant?
  • Welche Positionen (Sales, Marketing, etc.) werden besonders fokussiert?
  • Sind die Teilnehmenden eher männlich oder weiblich?
  • Wie alt sind sie?
  • Welche Themen interessieren sie besonders?

Wer seine Zielgruppe kennt, hat die besten Chancen, Ideen zu entwickeln, die genau zu dieser passen.

2. Informationen zusammentragen – Welche Informationen sind für die BesucherInnen der digitalen Messe von Bedeutung?

Tragen Sie relevante Informationen zusammen. Wichtige Informationen sind:

  • Thema der Veranstaltung
  • Zeitraum der Veranstaltung
  • Agenda der Veranstaltung

Weitere Informationen, wie z. B. KeynotespeakerInnen können einen zusätzlichen Werbeeffekt haben und das Interesse an Ihrer Veranstaltung erhöhen. Machen Sie sich bewusst, welche Informationen für Ihre Zielgruppe notwendig sowie begeisternd sind. Unterstützen kann dabei anfangs auch ein Perspektivwechsel. Fragen Sie sich: Welche Informationen möchte ich vor einer Veranstaltung erhalten? In unserer „Masterclass digitale Messen“ haben wir eine umfangreiche Videoreihe über ein gelungenes Einladungsmanagement erstellt.

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3. Kreative Ideen zur Gestaltung sammeln – Wie sieht eine kreative Einladung für einen digitale Messe aus?

Nun kennen Sie Ihre Zielgruppe und wissen, welche Informationen in der Einladung einen Platz finden müssen. Es wird Zeit, kreativ zu werden und Ideen zur Gestaltung Ihrer Einladungen zu sammeln.

Planen Sie einen kleinen Workshop mit 2-3 TeilnehmerInnen, um gemeinsam Ideen für kreative und informative Einladungen zu finden. Sprechen Sie in diesem Zusammenhang über mögliche Formate. Es gibt sehr unterschiedliche Möglichkeiten, die Einladung den potentiellen BesucherInnen zukommen zu lassen. Von einer persönlichen Videobotschaft, über einen klassischen Brief oder eine Mail bis hin zu einer personalisierten Einladung mit einer kleinen Eventbox. Lassen Sie Ihrer Kreativität freien Lauf. Keine Idee ist zu verrückt oder zu außergewöhnlich, um über sie zu sprechen. Denken Sie an den Zylinder mit dem Hasen zum Rausziehen. Eine kreative Einladung wird das Interesse Ihrer potentiellen BesucherInnen wecken und in Erinnerung bleiben.

4. Kontaktliste vorbereiten – Welche Kontakte möchten Sie zu der digitalen Messe einladen?

Nutzen Sie Ihre Kontakte und überlegen Sie sich, welcher Ihrer Kontakte zu der Zielgruppe Ihrer digitalen Messe passt. Eine Herausforderung ist der passende Zeitpunkt zum Einladungsversand. Dieser erfordert ein wenig Fingerspitzengefühl. Eine zu frühe Einladung birgt die Gefahr, dass Ihre digitale Messe in Vergessenheit gerät. Eine zu späte Einladung führt möglicherweise dazu, dass potentielle BesucherInnen während des Veranstaltungszeitraums bereits andere Pläne haben. Generell ist es so, dass zu digitalen Messen vergleichsweise später eingeladen wird.

5. Persönlichen Kontakt suchen

Die effektivste Art und Weise, BesucherInnen für eine digitale Messe zu begeistern, ist die persönliche Kontaktaufnahme. Welche BesucherInnen sind besonders wichtig für den Veranstaltungserfolg? Diese sollten von ihrem persönlichen Ansprechpartner direkt auf die digitale Messe angesprochen werden. In der Kontaktaufnahme kann ebenfalls ein Termin für den Messezeitraum vereinbart werden.

5 Schritte zur optimalen Einladung für eine digitale Messe

Sie benötigen Hilfe bei der Gestaltung der optimalen Einladung für Ihre digitale Messe? Sprechen Sie uns an und profitieren Sie von unseren Erfahrungen. Wir freuen uns auf Sie.

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