Prozesse durchleuchten - Wann lohnt es sich?

Die Durchleuchtung von Prozessen ist immer ein aktuelles und spannendes Thema. Vor allem bei internen und externen Veränderungen lohnt es sich, seine eigenen Prozesse zu hinterfragen und umzustrukturieren.

Prozesse analysieren

Egal, ob in einem Unternehmen oder im Privatleben – der Bedarf einer ausführlichen Prozessanalyse ist eigentlich immer da. Man sollte sich regelmäßig fragen, welche aktuellen Prozesse überhaupt laufen und was diese bewirken. Dabei kann der Fokus auf den Output oder auch auf mögliche Probleme gelegt werden. Es ist wichtig, dass bei einer Prozessanalyse durchleuchtet wird, was an aktuellen Prozessen gut und was eher weniger gut läuft, um Verbesserungen herbeiführen zu können.

Kreativität und Produktivität steigern

Die eigenen Prozesse rückwirkend zu durchleuchten hilft dabei, die eigene Arbeitsweise- und Struktur zu überdenken und gegebenenfalls zu verändern. Neue Prozesse im Alltag ausprobieren und neu gestalten führt zu einer Förderung der Kreativität und Produktivität.
Man spricht dabei auch von einem inneren Tapetenwechsel. Gerade in unserer digitalen Welt können sich Prozesse in kürzester Zeit verändern. Dies bietet diverse Möglichkeiten für Unternehmen und auch für Privatpersonen. Man muss sich einfach nur inspirieren lassen und offen für Neues sein, um langfristig einen Mehrwert aus der eigenen Prozessanalyse ziehen zu können.

Die persönliche Einstellung ändern

Viele Menschen mögen keine Veränderungen und sind der Meinung, dass die Prozesse keine Durchleuchtung mit anschließender Anpassung benötigen. „Das läuft immer schon gut“ hört man häufig von Führungskräften in Unternehmen, welche schon Jahrzehnte an ein und demselben Prozess festhalten. Auch wenn dieser im Unternehmen gut funktioniert und keine Probleme mit sich bringt, lohnt sich eine Durchleuchtung in jedem Fall. Heutzutage können unzählige Prozesse viel einfacher gestaltet werden als z.B. vor zehn oder 20 Jahren. Automatisierung ist dabei ein wichtiges Stichwort, welches leider immer noch von vielen vernachlässigt wird. Durch automatische Prozesse können Unternehmen langfristig Ressourcen, Zeit und Budget einsparen. Ohne regelmäßige Prozessanalysen, welche die möglichen Verbesserungen aufzeigen, bleiben diese Vorteile für Unternehmen verwehrt.

Klare Prozessdefinierung

Für eine gelungene Zusammenarbeit müssen Strukturen durch eine klare und geregelte Prozessdefinierung in einer Organisation oder in einem Unternehmen vorhanden sein. Dabei ist es allerdings sehr wichtig, dass diese Strukturen niemals endgültig, sondern immer wieder variierbar sind, um regelmäßige Prozessanalysen mit anschließenden Veränderungen durchführen zu können. So können neue Prozesse und Strukturen im Zweifelsfall auch rückgängig gemacht werden.

Wann ist der richtige Zeitpunkt?

Der richtige Zeitpunkt, um Prozesse zu durchleuchten ist eigentlich immer. Ausführliche Analysen sollten regelmäßig durchgeführt werden, sodass jegliches Potenzial ausgeschöpft werden kann.

Interne und externe Veränderungen

Wenn sich im laufenden Arbeitsprozess tatsächlich keine Möglichkeit zur Analyse ergibt, dann sind interne oder externe Veränderungen immer ein guter Anlass dafür.
Eine solche Veränderung kann z.B. Verstärkung im Team sein. Ein neues Mitglied bringt neue Kompetenzen mit und um abzuwägen, an welchen Stellen diese am besten in die Arbeitsabläufe integriert werden können, müssen aktuelle Prozesse durchleuchtet werden. Dabei stellt sich dann heraus, welche Kompetenzen bereits im Team vorhanden sind und welche neuen Mehrwerte benötigt werden. So wird die Teamarbeit mit einer Prozessanalyse gefördert.