Zeitmanagement - Die zunehmende Bedeutung

Zeit ist kostbar und oftmals viel zu schnell vergangen. Die To-Do-Listen füllen sich stetig, doch die Zeit zum Abarbeiten reicht zumeist nicht aus. Wir sprechen darüber, welche Methoden oder Denkanstöße helfen können, um die vorhandene Zeit bestmöglich zu nutzen. Lassen sich diese genau so von der Theorie in die Praxis übertragen? Verhilft die lang erprobte Routine oder doch ein stetiges Hinterfragen der Vorgehensweise zum Ziel? Viele Fragen auf die wir in einer neuen Podcast-Folge Antworten und Impulse geben.

Zusammenfassung – das Zeitmanagement

Die (Arbeits-)Welt wird zunehmend dynamischer und Multi-Tasking ist vielen ein Begriff. Die To-Do-Listen füllen sich, viele parallele Projekte fordern Aufmerksamkeit und besser gestern schon als heute sollten alle Aufgaben von der To-Do-Liste gestrichen sein. Schnittstellendenken und das stetige Streben nach Optimierung rücken in den Fokus. Doch bei allem gilt: mit Struktur den Überblick behalten!

Trotz steigender Dynamik konzentriert arbeiten

In der Theorie klingt es so einfach: Aufgaben nach Relevanz priorisieren und der Reihe nach abarbeiten. Konzentriert arbeiten und nicht durch Störfaktoren ablenken lassen. Doch so einfach es auch scheint – eine Übertragung in die Praxis gestaltet sich oft schwieriger. Spontane Termine, Anrufe von Kunden oder Rückfragen von Kollegen – all dieses erschwert es Aufgaben konzentriert zu bearbeiten. Daher ist es wichtig herauszufinden, welche Impulse ein durchdachtes Zeitmanagement verbessern können.

Individualisierung statt Standardisierung

Es ist zu bedenken, dass nicht das eine Vorgehen zum verbesserten Zeitmanagement besteht. Jeder Mensch hat seinen individuellen Biorhythmus. So gibt es u.a. zwei Typen: die Morgen- und die Abendmenschen. Schon dieses beeinflusst die Tagesplanung. Manchen mag es helfen die wichtigsten Punkte der Agenda bereits morgens mit klarem Kopf abzuarbeiten, andere fahren wiederum erst im Laufe des Tages zur Hochform auf. Außerdem erfordern verschiedene Arbeitsbereiche auch entsprechend abweichende Vorgehensweisen.

Retrospektive zur Optimierung nutzen

So verschieden die Abläufe auch sein mögen, die Zeit für eine Retrospektive zahlt sich immer aus. Was hat im Rahmen vergangener Projekte viel Zeit gekostet? Wie können wir dieses Wissen für künftige Projekte nutzen und Zeiten minimieren? Eine konkrete Analyse des Prozesses gibt Aufschluss. Tracken Sie bspw. die Zeiten, welche Sie auf spezifische Projekte verwenden, um einen Überblick über das geleistete zu bekommen. So fallen nicht nur zeitliche Ineffizienzen auf, auch für das eigene Gefühl kann eine transparente Aufzeichnung der bearbeiteten Aufgaben motivierend wirken. Aus einem „was habe ich den ganzen Tag nur wieder gemacht?“ wird ein „so viel habe ich tatsächlich geschafft?“.

Unser Fazit zum Zeitmanagement

Es ist wichtig zu betonen, dass kein Standard-Vorgehen hinsichtlich eines zielorientierten Zeitmanagements existiert. So verschieden wie die Persönlichkeiten der Menschen ist auch der Umgang mit der Zeit zu sehen. Jeder muss selbst die persönlich beste Vorgehensweise für sich finden. Ob die kreative Herangehensweise mit Post-Its und Kanban-Boards oder die klassische To-Do-Liste. Viele Wege führen zum Ziel.

Es gilt jedoch grundsätzlich mit Struktur zu beginnen und die wichtigsten Aufgaben konzentriert, möglichst ohne Störfaktoren, abzuarbeiten. Dabei sind die Prozesse und das eigene Vorgehen kontinuierlich zu hinterfragen. Inwieweit bestehen Potenziale zur Optimierung? Denn ist es nicht so, dass Prozessoptimierung und Zeitmanagement einander bedingen? Kein gutes Zeitmanagement ohne Prozessoptimierung vice versa.

Bedenken Sie dabei immer: Wie lang die Liste auch sein mag - einen kühlen Kopf zu bewahren führt Sie stets zu Bestleistungen.