Die Aufgaben eines Projektmanagers – Interview mit Joschua Boos
Digitale Kongresse und Events sind für alle Beteiligten neue und spannende Herausforderungen. enra stellt seinen KundInnen bei der Planung und Umsetzung deshalb ExpertInnen an die Seite, die das Projekt zu jeder Zeit begleiten. In diesem Interview gibt unser Projektmanager Joschua Boos einen Einblick in seine Tätigkeiten und spricht über sein letztes Projekt, den Kinderrechtekongress von Outlaw.die Stiftung.
Wie läuft der idealtypische Prozess bei der Planung eines Events ab?
Natürlich ist der individuelle Ablauf von der Art der Veranstaltung und den Wünschen des Kunden abhängig. Grundsätzlich steht am Beginn eines Events bei uns aber das Kundengespräch, in dem wir die Idee hinter der Veranstaltung erörtern. Wir stecken den Leistungsumfang ab und sprechen über Umsetzungsmöglichkeiten. Im Falle des Kinderrechtekongresses wurde dabei klar, dass wir eine Eventplattform entwickeln müssen, auf der Workshops, Foren und Livestreams stattfinden können. Das Design sollte übersichtlich und in den Farben des Kongress-Logos gestaltet sein.
Auf Grundlage der Ideen aus der Konzeption erstellte unser Grafiker ein Design, das nach Rücksprache mit den KundInnen von unserer IT-Abteilung umgesetzt wurde. Zeitgleich bereiteten wir bereits den Livestream vor, der von unseren Contentstudios aus moderiert wurde. Dazu erstellten wir Regiepläne – einen internen für unsere Technik und auch einen für die Moderatorin. Für einen professionellen Livestream kümmerten wir uns darüber hinaus um Videoeinspieler für Übergänge sowie unterschiedliche Thumbnails.
Lara Farwick
Wichtig ist es im nächsten Schritt, den Regieplan mit unserem Team durchzugehen, damit alle ein Gefühl für den Ablauf bekommen können. Beim Kinderrechtekongress haben wir den Plan zusätzlich mit der Moderatorin geprobt. Für die ReferentInnen des Livestreams gab es ebenfalls Technikchecks, damit auch die optimal vorbereitet waren. Diese Vorbereitung ist für einen reibungslosen Ablauf fundamental, damit alle Beteiligten mit einem sicheren Gefühl in den Veranstaltungstag gehen können.
Man muss sich einfach auf sein Team verlassen können, um ein gutes Projekt umzusetzen.
Am Kongresstag selbst versuchen wir immer für eine optimale Atmosphäre bei allen Beteiligten zu sorgen. Eine gute Vorbereitung ist da besonders wichtig, um Sicherheit und Routine in den Ablauf zu bringen. Allen Gästen, die in den Studios gerade nicht beteiligt sind, stellen wir Räumlichkeiten in unseren Büros zur Verfügung.
Nach dem Event führen wir zeitnah mit unseren KundInnen eine Nachbesprechung durch, um das Projekt abschließend zu bewerten. Beim Kinderrechtekongress schauten wir dazu beispielsweise, wie viele ZuschauerInnen es gab, wie lange insgesamt und wie lange durchschnittlich zugeschaut wurde. Dabei können wir die Zahlen gut einordnen und Vergleiche zu früheren analogen Veranstaltungen des Kunden herstellen.
Zusammengefasst: Welche Aufgaben haben wir für den Kunden übernommen?
Kurzgesagt müssen sich unsere KundInnen nur Gedanken um den Inhalt ihres digitalen Events machen. Als Eventpartner organisieren wir alles aus einer Hand. Für den Kinderrechtekongress gab es wie gesagt eine eigene Plattform mit Workshops und Foren, die Umsetzung des Livestreams mit Podiumsdiskussionen, Zoom-Konferenzen und so weiter. Zusätzlich zur Software stellen wir die nötige Hardware zur Verfügung. In den Contentstudios haben wir dafür auch das notwendige technische Equipment.
Lara Farwick
Welche Rolle spielst du als Projektmanager bei der Umsetzung einer Veranstaltung?
Ich bin die Schnittstelle zwischen dem Kunden und enra und setze seine Vorstellungen in die Praxis um. Das heißt, ich plane, organisiere und behalte den Überblick über das Projekt und sorge dafür, dass alles so abläuft, dass wir mit den KundInnen das optimale Ergebnis erzielen. Ich organisiere die Meetings, bereite die ReferentInnen vor, schreibe den Regieplan und übernehme die Kundenbetreuung während des Streams vor Ort.
Wir bei enra versuchen unseren KundInnen bei jedem Besuch ein Erlebnis zu bieten.
Wichtig ist mir, dass ich für den Kunden nicht nur als Ansprechpartner für ein fertiges Konzept zur Verfügung stehe, sondern ihn auf dem Weg zum Event immer begleite. Ich bin also auch an der Ideenfindung beteiligt und als Berater tätig. Durch das Know-How, das ich und unser Unternehmen mitbringen, kann ich einschätzen, was technisch machbar und sinnvoll ist. Oder ich kann Vorschläge für alternative Umsetzungsmöglichkeiten machen, die die KundInnen vielleicht selbst nicht auf dem Schirm hatten.
Wie bemisst du den Erfolg eines Projektes?
Ich würde die Bewertung eines Projektes an zwei Faktoren festmachen. Erstens, wie zufrieden der Kunde ist und zweitens, ob er auch in Zukunft Veranstaltungen mit uns umsetzen möchte. Wenn ich in beiden Fällen eine positive Rückmeldung bekomme, dann weiß ich, dass ich einen guten Job gemacht habe. Das ist bei jeder Veranstaltung das oberste Ziel.
Vielen Dank für das Interview und den Einblick in deine Arbeit.
Möchten auch Sie ihre nächste Veranstaltung online ausrichten? Die enra GmbH ist Ihr starker Partner für digitale Messen und Events. Wir freuen uns darauf, mit Ihnen ins Gespräch zu kommen.