Lean Bedeutung - warum schlanke Organisationen fette Erfolge feiern (Ihr Guide zum Lean Management)

startup 4. Okt. 2022

Lean Management, Lean Production, Lean Administration - die Liste der Wörter vor die man gerne das Wort "lean" schreibt, ist lang. Lean bzw. schlank sein ist im Trend. Und dabei geht es in keinster Weise um den Körperbau, sondern um eine Management-Philosophie, die eine Reduktion von Verschwendung in den Mittelpunkt stellt. Das Lean Management hat in den vergangenen Jahren zunehmend an Bedeutung gewonnen und das zurecht. Erfahren Sie, was lean bedeutet und wie Sie mit Lean Management Ihre Organisation kontinuierlich verbessern können.

Lean Definition - was bedeutet Lean Management

Lean ist ein englisches Wort und heißt so viel wie schlank. Eine oberflächliche Definition mit Hilfe der Übersetzung, wird dem Begriff jedoch nicht gerecht. Viel mehr steckt hinter dem Lean-Ansatz ein Prinzip oder eine Philosophie. Es geht darum, die gesamte Wertschöpfungskette eines Unternehmens mit einer klaren Kundenorientierung zu gestalten. Verschwendung soll vermieden werden und kontinuierliche Verbesserung wird angestrebt. Bestandteile in der Wertschöpfungskette, die keinen Mehrwert für Kunden bieten, werden eliminiert. Das Ziel ist also, die Wertschöpfungskette mit der Kundenorientierung in Einklang zu bringen.

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Die Lean Prinzipien und die Lean Werkzeuge lassen sich in allen Unternehmensbereichen einsetzen. Besondere Chancen und Potenziale findet man im Lean Selling, also in der Anwendung des Lean Managements im Vertrieb.

Lean Management im Unternehmen

3 Charakteristika des Lean Managements für eine schlanke Organisation

Um schlanke Ansätze besser zu verstehen, hilft es, dahinterstehende Charakteristika zu verstehen. Im Lean Management spielen vor allem drei Faktoren eine zentrale Rolle.

Immer aus der Sicht des Kunden - Kundenorientierung

Lean Management fängt beim Kunden an. Alle Mitglieder einer Organisation denken immer erst aus der Sicht des Kunden. Sie stellen sich dabei folgende Fragen:

  • Welches Problem lösen wir für den Kunden?
  • Welchen Mehrwert liefern wir?
  • Welches Know-How hilft unserem Kunden?
  • Mit welchen Herausforderungen ist der Kunde aktuell konfrontiert?
  • Wie kann ich das Angebot für den Kunden optimieren?

Lean Management macht deutlich, dass die Fragen des Managements nicht nur auf die reine KPI-Entwicklung abzielen. Die Erreichung quantitativer Ziele spielt zwar auch eine wichtige Rolle, jedoch erst im zweiten Schritt. Zunächst stellt die Lean Methode die Probleme und Herausforderungen von Kunden in den Mittelpunkt. Alle Mitarbeiter haben diese Denkweise im besten Fall verinnerlicht.

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Immer dabei, Verschwendung zu vermeiden

Ein Ziel des Lean Managements ist darüber hinaus die Kostensenkung. Dabei versucht man jedoch nicht zwanghaft Prozesse zu optimieren. Der Ausgangspunkt ist es, Prozesse zu identifizieren, welche keinerlei Wert für den Kunden schaffen. Diese Prozesse sind im Verständnis des Lean Managements mit Verschwendung gleichzusetzen.

Sobald ein Prozessschritt oder gar ein ganzer Prozess also nichts zur Wertschöpfung aus Sicht des Kunden beiträgt, muss Veränderung stattfinden. Veränderung kann bedeuten, dass der Prozess komplett eliminiert wird oder so neu ausgerichtet wird, dass er einen Beitrag zur Wertschöpfung leistet.

In einem modernen Verständnis der Lean Methode stellen auch gesundheitliche Kosten einen Kostenbereich dar. Die Verschlankung führt dazu, dass Mitarbeitenden mehr Raum für Weiterentwicklung und Entfaltung gegeben werden kann, ohne dass dabei Umsatzeinbußen resultieren. Aktivitäten, die aus Kundensicht sinnlos sind, werden eliminiert und der Faktor Zeit wird zielgerichteter und sinnvoller eingesetzt.

Lean - Verschwendung eliminieren

Kontinuierliche Verbesserung als Grundlage

Ein weiterer wichtiger Faktor zur Umsetzung dieser Methode ist der Anspruch an die kontinuierliche Verbesserung. Der Anspruch an sich selbst, immer besser zu werden und vor allem immer besser die Bedürfnisse und Anforderungen von Kunden zu verstehen, ist ein wesentlicher Teil der Philosophie.

Die Idee einer kontinuierlichen Verbesserung gekoppelt mit der Vermeidung von Verschwendung entstammt dem Toyota Produktionssystem, aus dem die schlanke Produktion resultiert.

Die kontinuierliche Verbesserung wird innerhalb einer Organisation als Mindset gelebt. Alle Mitarbeiter wenden die Prinzipien einer schlanken Organisation an. Der Anspruch an sich selbst, Fehler und Probleme zu erkennen und an diesen zu arbeiten, ist Teil der Lean Management DNA.

Vorteile von Lean Management

Stellt sich die Frage, wie Unternehmen vom Lean Management Ansatz profitieren können und welche Vorteile existieren. Die Vorteile von Lean Management sind unabhängig vom Unternehmensbereich sehr vielseitig. Eine wichtige Grundlage ist Lean Management als Denkweise beziehungsweise als Philosophie zu verstehen und weniger als konkrete Anleitung, um Kosten zu senken.

Reduktion von Kosten

Ein wesentlicher Vorteil, der durch Lean Management entsteht, ist die Reduktion von Kosten. Durch die Eliminierung von Verschwendung durch Lean Management z.B. in einer Lean Production oder entlang der gesamten Supply Chain, können durch Lean Methoden, Ressourcen eingespart werden.

Zum einen handelt es sich um monetäre Ressourcen, von denen die Verschwendung vermieden wird und zum anderen geht es auch um zeitliche Ressourcen. Dabei fragt man sich, welche Aufgaben wirklich einen direkten Mehrwert für den Kunden schaffen.

Bevor ich eine Aufgabe antrete, frage ich mich immer, wie die Erfüllung unseren Kunden hilft und welchen Beitrag zur Wertschöpfung ich dadurch leiste. (Lara Farwick)

Das stellt einen wesentlichen Teil der Kundenorientierung dar und ist ein wichtiger Bestandteil im Lean Management.

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Raum zum Lernen

Verschwendung zu vermeiden und so auf dem Weg zur Lean Production oder Lean Administration zu sein, führt dazu, dass mehr Raum für Weiterentwicklung und Veränderung bleibt.

Wer Zeit zum Reflektieren hat, kann Verschwendungen aufdecken und sich stetig verbessern. (Lara Farwick)

Nur mit dem ganzheitlichen Blick gelingt die Transformation der inneren Einstellung. Eine wichtige Aufgabe im Lean Management ist somit auch die Initiierung eines Kulturwandels. Lean ist nämlich eine Philosophie, die nicht nur die Optimierung eines Systems anstrebt, sondern auch den Wert auf die Weiterentwicklung der in dem System fungierenden Menschen legt.

Wie bei jedem Wandel in Unternehmen sollte auch hier Change Management betrieben werden. Mitarbeitende können sich Sorgen machen, weil sie der Meinung sind, dass es nur darum geht, Kosten zu reduzieren. Das Management muss Sicherheit schaffen, denn stellen Sie sich vor, einer Ihrer Mitarbeiter würde es theoretisch schaffen, einen Großteil seiner Arbeit zu eliminieren oder zu verschlanken. Würde dieser in der Lage sein, die Möglichkeiten mitzuteilen? Oder hätte er Angst, seinen Job zu verlieren?

Sicher ein Extrem, welches nur in seltenen Fällen vorkommt. Umso wichtiger ist es, geschaffene Freiräume allen in einer Organisation Beschäftigten zurückzugeben und Raum zum Lernen zu schaffen. Denn machen Sie sich ein Bild von, wozu ein Mitarbeiter noch zu im Stande ist.

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Fokus auf das Wesentliche

Je länger eine Organisation besteht und desto mehr Entwicklung bereits hinter der gesamten Mitarbeiterschaft liegt, desto wahrscheinlicher ist es, dass sich in einigen Bereichen viele Aufgaben ansammeln, die nur wenig auf die Wertschöpfung einzahlen.

Der Fokus auf das Wesentliche, also die absolute Kundenorientierung führt dazu, dass Verschwendung im gesamten Produktionssystem aufgedeckt wird. Der Fokus auf das Wesentliche in einem Unternehmen ist zielführend.

In 5 Schritten lean werden

Die Ausgestaltungen vom Lean Management klingen zunächst wage und wenig greifbar. Eine konkrete und allgemeingültige Implementierungsstrategie ist kaum auffindbar. Dennoch gibt es einige Schritte, die Ihnen dabei helfen, von den Vorteilen im Lean Management zu profitieren und ein bisschen des japanischen Geistes in Ihr Unternehmen Einzug zu gewähren.

Prozess Lean Management

Schritt 1: Lean Management als Kulturwandel verstehen

Schlankes Management braucht Prozesse, in denen jeder Prozessschritt einen Wert schafft. Beispielsweise sind Prozesse rund um die Supply Chain immer darauf ausgerichtet, dass sie auf den Mehrwert, der gegenüber Kunden kommuniziert wird, einzahlen.

Doch auch die Aufgaben von jedem Mitarbeitenden selbst müssen auf die Wertschöpfung einzahlen. Dieses Prinzip benötigt eine völlig neue Kultur der Eigenverantwortlichkeit. Mitarbeitende benötigen ein tiefes Verständnis von der Wertschöpfungskette. Sie müssen ihren eigenen Beitrag verstehen, um effizient und zielgerichtet an der Eliminierung von Verschwendung mitzuarbeiten.

Um den Kulturwandel voranzutreiben braucht es Methoden. Alle Mitarbeitenden müssen die Idee beziehungsweise die Philosophie eines schlanken Ansatzes verstehen. Schlank bedeutet nämlich auch, radikal ehrlich zu sein. Die Einführung von Lean Management benötigt Zeit und ist strukturiert zu begleiten. Bestimmte Tools vereinfachen den Prozess hin zu einem schlanken Ansatz in der Organisation.

Der Kulturwandel ist eine wesentliche Aufgabe im Bereich des Lean Managements.

Schritt 2: Wert definieren

Nachdem nun ein Verständnis im Hinblick auf die Grundlagen des Lean Managements bestehen, sollten Sie sich fragen, welchen Wert Sie für Ihre Kunden schaffen. Entwickeln Sie für sich, basierend auf Ihrem Angebotsportfolio eine klare Linie. Fragen Sie sich, welche Probleme Sie für Ihre Kunden lösen und definieren Sie Ihre Kernkompetenzen und wofür Ihre Kunden Ihnen Geld bezahlen.

Schritt 3: Gesamte Wertschöpfungskette identifizieren

Nun wissen Sie, welchen Wert Sie für Ihre Kunden schaffen. Im nächsten Schritt geht es darum, Prozesse im Unternehmen zu identifizieren. Ziel dieses Schrittes ist es, genau zu verstehen, welchen Einfluss Aktivitäten auf den Wert haben.

Dabei können Sie im Rahmen des Lean Managements folgende Kategorien für Aktivitäten im Unternehmen vergeben.

  • Hat direkten Einfluss auf den Wert: Zum Beispiel der Produktionsprozess ist wichtig, um mit den Produkten den Bedarf von Kunden zu decken.
  • Hat indirekten Einfluss auf den Wert: Die Erstellung einer Rechnung hat keinen direkten Einfluss für den Wert gegenüber dem Kunden, ist aber wichtig, um weiterhin Wert für Kunden zu schaffen.
  • Hat keinen direkten Einfluss auf den Wert: Excel Listen, die seit Jahren geführt werden, ohne, dass sie wirklich im Kern notwendig sind.

Durch diese Kategorisierung wird deutlich, welche Prozesse neu ausgerichtet werden sollten und schafft die Grundlage für den nächsten Schritt.

Schritt 4: Ist-Situation betrachten und Verschwendung identifizieren

Ein wichtiger Schritt ist die Analyse der Ausgangssituation von Ihrem Unternehmen. Nachdem Sie nun Ihren Wert kennen, den Sie für Ihre Kunden schaffen, ist es wichtig Prozesse so zu analysieren, dass am Ende klar ist, welchen Einfluss jeder einzelne Prozessschritt auf den definierten Wert hat.

Zeigen Sie allen Mitarbeitern Methoden, wie sie selbst Verschwendung im Unternehmen identifizieren. Mitarbeiter haben häufig den tiefsten Blick in ihren einzelnen Bereichen und können bei der Anwendung von Lean Methoden beitragen, um die Ziele zu erreichen. Darüber hinaus stehen Sie bei der Gestaltung von Prozessen und Ihrer Abläufe im Mittelpunkt. Die Optimierung der Abläufe sollte also möglichst immer gemeinsam mit den dadurch betroffenen Mitarbeitern durchgeführt werden.

Schritt 5: Raum für Verbesserung schaffen

Verbesserung entsteht, wenn Verschwendung eliminiert wird. Wer also seine Mitarbeiter dazu ermutigt, Verschwendung zu eliminieren, der wird die gesamte Wertschöpfung optimieren. Dieser Raum für Veränderung ist ebenfalls wichtig, um Raum zum Lernen und zum Ausprobieren zu schaffen.

Die Eliminierung von Verschwendung führt zu einer Erneuerung von Prozessen und die Veränderung muss nicht immer im ersten Schritt die optimale Idee sein. Umso wichtiger ist es, ein schnelles Ausprobieren zu ermöglichen.

Scheitern ist Teil des Prozesses. Fail fast. (Lara Farwick)

Es gehört dazu, dass man mit manchen Optimierungen scheitert. Es ist wichtig, nicht unnötig lange an etwas festzuhalten, wenn es im Rahmen der eigenen Organisation nicht funktioniert. Auch hier ist ein Kulturwandel wichtig.

Schritt 6: Schlankes Management immer weiter etablieren

Die laufende Optimierung gilt für alle Ebenen. Das Management muss sich immer wieder hinterfragen, ob es die richtige Grundlage für eine schlanke Organisation schafft. Es ist wichtig, sich immer wieder vor Augen zu führen, dass mehr Eigenverantwortung gefordert ist. Auch hier muss mit Hilfe von Lean Management Werkzeugen immer wieder Optimierung stattfinden.

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FAQ - das müssen Sie über Lean Management wissen

Lean Management, Lean Production, Lean Administration usw. - obwohl es um schlanke Organisationen geht, stecken hinter diesen Wörtern umfangreiche Methoden. Im Rahmen von Lean Management trifft man immer wieder auf die folgenden Fragen.

Was ist das Ziel von Lean Management?

Das Ziel ist es, eine Organisation zu entwickeln, die Kunden fokussiert und Raum für Verbesserung schafft. Das gelingt durch die Eliminierung von Verschwendung. Auch die Erschaffung einer guten Kultur für Fehler ist ein Teilziel. Nur so haben alle Mitglieder einer Organisation Raum für Optimierung und Weiterentwicklung.

Welche Prinzipien gehören zum Lean Management?

Es gibt viele Prinzipien und die ein oder andere Methode, die im Lean Management zu Einsatz kommt. Häufig werden diese auf die 5 Lean Prinzipien reduziert.

Was sind die 5 Lean Prinzipien?

Die fünf Prinzipien des Lean Project Management lauten wie folgt:

  • Value: Werte für die Organisation spezifizieren
  • Value Stream: Wertschöpfung identifizieren
  • Flow: Eliminieren von Verschwendung
  • Pull: Werte kreieren
  • Perfection: Immer weiter Perfektion anstreben

Eine genauere Ausgestaltung und Erklärung von jedem einzelnen Prinzip, finden Sie auf unserem Blog.

Fazit

Schlanke Organisationen sind erfolgreicher. Sie sind erfolgreicher, weil sie sich auf das konzentrieren, worin sie gut sind. Sie schaffen einen speziellen Wert für ihre Kunden und richten ihr gesamtes Handeln daran aus.

Lean Management hat viele Vorteile und umfangreiche Potenziale. Auch im Vertrieb können schlanke Ansätze zu mehr Erfolg führen. Ein Teil davon ist zum Beispiel die Implementierung von Virtual Selling. Was genau dahinter steckt und wie Sie von Virtual Selling profitieren, erfahren Sie in unserem Virtual Selling Report. Diesen können Sie sich kostenfrei herunterladen.

Lara Farwick

Lara Farwick ist CMO bei enra, eine ganzheitliche Plattform zur Messe- und Vertriebsdigitalisierung. Sie ist Expertin im Bereich Virtual Selling.

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