Digitale Veranstaltungen für B2B Unternehmen planen

messe 7. Juni 2021

Sie spielen mit dem Gedanken, eine digitale Veranstaltung durchzuführen? Ihr Unternehmen hat die Entscheidung getroffen, eine digitale Veranstaltung auszurichten? Dann liegen jetzt einige fundamentale Schritte der Planung vor Ihnen, um Ihre digitale Veranstaltung zu einem vollen Erfolg zu machen.

Inhaltliche Ausrichtung der digitalen Veranstaltung

Am Anfang einer jeden Planung steht die Frage, welche Inhalte auf der Veranstaltung präsentiert werden sollen. Geht es um die Vorstellung neuer Produkte, neuer Services oder geht es um die Vermittlung von Fachwissen? Möglicherweise zielt die Veranstaltung auch auf die Weiterbildung von Mitarbeitern.

Die Zielgruppe digitaler Veranstaltungen im B2B Bereich

Die Zielgruppen digitaler Veranstaltungen können intern und extern sein. Bei internen Zielgruppen handelt es sich zumeist um Mitarbeiterevents, Management-Treffen oder die Vermittlung von Schulungsinhalten. Externe Zielgruppen können Kunden, Lieferanten oder andere Geschäftspartner sein.

Veranstaltungsdesign erstellen

Digitale Veranstaltung benötigen ein geeignetes Veranstaltungsdesign, um alle im Zusammenhang stehenden Assets in ein stimmiges Layout zu bringen. Die Hilfe eines Grafikers ist an dieser Stelle empfehlenswert.

Entscheidung für eine Eventplattform oder Eigenentwicklung

Zur Ausrichtung einer Veranstaltung ist die digitale Umgebung, wo sie stattfindet ebenfalls von hoher Bedeutung. Es gibt verschiedene Anbieter, welche Komplettlösungen schaffen. Überlegen Sie in der Konzeptionierungsphase, welche Informationen bereitgestellt werden sollen. Berücksichtigen Sie die Anzahl von digitalen Bühnen, welche Sie benötigen. Soll es eine kostenlose Veranstaltung werden? Gerne helfen wir Ihnen bei der optimalen Zusammensetzung technischer Komponenten.

Ablaufplan einer digitalen Veranstaltung

Ein gutes Programm mit spannenden Highlights ist von großer Bedeutung. Zum einen ist das Programm Basis der ersten subjektiven Bewertung potenzieller Besucher und zum anderen ist es ein essenzieller Schritt in der gesamten Veranstaltungsplanung.

  1. Brainstorming möglicher Programmpunkte: Am Anfang ist es hilfreich, alle Möglichkeiten zu sammeln. Welche Programmpunkte sind für Besucher interessant? Welche Formate eignen sich (Vortrag, Keynote, Diskussionsrunde, Produktpräsentation, Impulsvorträge, usw.)
  2. Strukturierung und Priorisierung: Nach dem Sie nun alle Ideen zusammengetragen haben, lohnt sich eine erste Strukturierung. Welche Vortragenden kommen in Frage? Wie kann ein geeigneter Ablauf aussehen?
  3. Zeitliches Aufeinanderabstimmen der Programmpunkte: Nun geht es an den organisatorischen Teil. Welcher Programmpunkt kann zu welchem Zeitpunkt stattfinden? Wann haben Speaker und andere Beteiligte freie Zeitspots?
  4. Vorläufige Programmversion als Grundlage für Feedback: Nutzen Sie im gesamten Prozess der Programmplanung die Möglichkeit, Feedback einzuholen. Feedback kann dabei zum einen von potenziellen Besuchern kommen und zum anderen von Ihren Kollegen.
  5. Finalisierung des Programms: Nachdem die Programmerstellung inhaltlich abgeschlossen ist, folgt die grafische Aufbereitung.

Beteiligte einer digitalen Veranstaltung im B2B Bereich

Projektleiter / Eventmanager

Im gesamten Planungs- und Durchführungsprozess ist der Projektleiter beziehungsweise Eventmanager involviert. Bei dieser Person laufen alle Stränge zusammen. Von besonderer Bedeutung ist hier die Organisationsfähigkeit. Der Projektleiter stellt sicher, dass alle Beteiligten wissen, was sie zu welchem Zeitpunkt zu erledigen haben.

Regisseur

Häufig basiert das Rahmenprogramm digitaler Veranstaltungen auf der Ausstrahlung eines Livestreams. Jeder gute Livestream braucht eine Geschichte, um die Zuschauerinteraktion zu sichern. Der Regisseur kümmert sich um den reibungslosen Ablauf der Erzählung von Geschichten. Er ist die Schnittstelle zwischen Vortragenden, Moderierenden und der Technik. Mehr über Livestreaming im B2B Bereich finden Sie hier.

Livestreaming für B2B Unternehmen
Vor einigen Jahren war das Livestreaming noch den Gamern vorbehalten. Zielgruppewar die Generation Z, die sich so in Communities über ähnliche Interessenvernetzt hat. Live-Formate kommen jedoch auch zunehmend in anderen Bereichenunseres Lebens an. Louis Vuitton streamt beispielsweise gesamte Runw…

Vortragende

Vortragende oder Keynotespeaker sind wichtige Bestandteile eines guten Programms von digitalen Veranstaltungen. Sie präsentieren Branchenwissen und geben den Zuschauern wertvollen Input. Für eine erfolgreiche digitale Keynote ist das Briefing und der vorherige Technikcheck ein wichtiger Erfolgsfaktor.

Moderierende

Jede Show (an dieser Stelle ist dieses Wort bewusst gewählt, denn Menschen möchten zu jedem Zeitpunkt unterhalten sein, dass sie einer Veranstaltung gut folgen können) braucht einen mitreißenden Moderator, der gute Übergänge zwischen einzelnen Programmpunkten schafft. Der Moderator ist die Schnittstelle von Zuschauern und Vortragenden. Er bringt fragen ein und hat maßgeblichen Einfluss auf die Umsetzung des Programms.

Technik

Die Technik kümmert sich um einen reibungslosen Ablauf von allen technischen Komponenten. Neben der Betreuung des Streams stellt die Technik auch die Nutzung von Eventplattformen, Kommunikationsmitteln wie Chats sowie die Erreichbarkeit der digitalen Veranstaltung sicher.

Veranstalter

Handelt es sich um ein Event, an dem mehrere Unternehmen teilnehmen, ist die zentrale Organisation durch einen Veranstalter notwendig. Dieser stellt zumeist die technische Infrastruktur sowie die Plattform zu Verfügung. Die enra GmbH arbeitet mit diversen Veranstaltern zusammen, die durch die Ausrichtung digitaler Veranstaltungen gesamter Branchen, neue Geschäftsmodelle entwickeln. Sollten Sie an der Präsentation einer Fallstudie interessiert sein, sprechen Sie uns an.

Briefing vor einer digitalen Veranstaltung

Das Briefing aller Beteiligten von digitalen Veranstaltungen ist ein wichtiger Erfolgsfaktor. Jeder muss vor der digitalen Veranstaltung genau wissen, zu welchem Zeitpunkt, was passieren muss. Es lohnt sich also als Projektleiter mit jedem einzelnen die Aufgaben durchzugehen. Auch an dieser Stelle sind vorherige Technikchecks von großer Bedeutung.

Fazit

Die Planung einer digitalen Veranstaltung für B2B Unternehmen beinhaltet viele Herausforderungen. Eine gute Organisation geht von einer strukturierten Planung aus. Spielen Sie die digitale Veranstaltung vorher komplett durch. Machen Sie sich die möglichen Herausforderungen bewusst. Ein reibungsloser Ablauf mit einem interessanten Programm werden Ihre Veranstaltung zu einem vollen Erfolg machen.

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