Messekontakte digital erfassen - der einfachste Weg, Messe Leads zu Kunden zu machen

messe 7. Juni 2022

Auf Messen geht es um Kontakte. Unternehmen möchten neue Kontakte gewinnen und bestehende Kontakte pflegen. Im persönlichen Austausch auf dem Messestand soll Vertrauen aufgebaut werden, um das Fundament einer langfristigen Partnerschaft zu legen.

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Obwohl die Teilnahme an Messen im B2B Bereich häufig den größten Anteil des Marketingbudgets beanspruchen, können viele Unternehmen im Anschluss keine klare Erfolgskontrolle einer Messeteilnahme durchführen.

Darüber hinaus sind die Prozesse nach einer Messe und somit auch die Customer Journey langwierig und häufig zu wenig definiert, um einen planbaren Output aus einer Messe zu erhalten.

Eine wichtige Grundlage für diese Planbarkeit ist die Erfassung neuer Kontakte. Neue und bestehende Kontakte müssen entsprechend ihrer Besuchsintention nachbereitet werden. Eine gezielte und zügige Nachbereitung ist jedoch nur möglich, wenn die Erfassung die Grundlage dafür schafft.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie ein gezieltes Lead Management von der Erfassung bis hin zum persönlichen Follow Up aus Kontakten neue Kunden macht. Darüber hinaus erfahren Sie, wie Sie die Erfolge einer Messeteilnahme auswerten und vor allem ausbauen können.

Messekontakte digital erfassen - Möglichkeiten

Die aktuelle Ist-Situation variiert von Unternehmen zu Unternehmen. Häufig sind die vorhandenen Strukturen in der Vergangenheit erwachsen. Sie werden selten hinterfragt und auch von neuen Kollegen als gegeben hingenommen. Folgende Möglichkeiten beobachtet man bei Unternehmen während einer Messeteilnahme.

Fehlende Prozesse vor, während und nach der Messe

Manche Unternehmen erfassen Kontakte auf einer Messe gar nicht zentral. Sie vertrauen auf die individuelle Dokumentation des Standpersonals, welche sich dann in den meisten Fällen auch um eine Nachbereitung der Kontakte kümmert.

Kontaktformular zur Erfassung von Messeleads

Andere Unternehmen nutzen so genannte Kontaktformulare für Messen. Die typische Beobachtung ist, dass die Visitenkarte oben in der Ecke befestigt wird und vom Standpersonal einige unleserliche Informationen ergänzt werden. Dieser Messekontaktbogen landet dann häufig in einem Ordner und wird nach der Messe vom Backoffice übertragen und bearbeitet.

Einen beispielhaften Kontaktbogen für die Erfassung von Messekontakten finden Sie hinter dem folgenden Link. Diesen können Sie sich kostenfrei herunterladen. Er dient als Orientierung und kann das Fundament für eine strukturierte Nachbereitung von Kontakten genutzt werden.

Messekontaktbogen
Auf Messen geht es um Kontakte. Es geht darum, auf dem Messestand Gespräche zu führen. Diese müssen erfasst werden, um eine strukturierte Nachbearbeitung der Messe zu sichern. Zur Erfassung der Leads nutzen Unternehmen zumeist einen so genannten Messekontaktbogen beziehungsweise einen Messebericht.…

Die Erfassung auf Papier verursacht einen hohen Aufwand in der Übertragung. Gerade die Integration von Notizen und Fragebögen in weitere Systeme und Lösungen ist dabei herausfordernd und fehlerbehaftet.

Für einen erfolgreichen Messeauftritt funktioniert die händische Erfassung also nur bedingt.

Digitale Leaderfassung - digitale Tools machen das Leben leichter

Unternehmen erkennen zunehmend den Wert einer gezielten digitalen Leaderfassung mit einer direkten und individuellen Nachbereitung der geknüpften Kontakte.

Kontakte zu digitalisieren ist eine wichtige Grundlage, um eine Auswertbarkeit der Messeteilnahme zu erreichen. Die Messekontakte können also auch digital erfasst werden. Die digitale Leaderfassung von enra ist ein leicht bedienbares Tool, welches neben der Erfassung von Kontakten auch die Nachbereitung konkret umsetzt. Es schafft die Grundlage für eine beschleunigte Entwicklung von Kontakten einer Messe zu nachhaltigen Kunden. Dabei passt sich das Tool dem Corporate Design von unternehmen an und lässt sich einfach personalisieren. Die digitale Leaderfassung von enra ist intuitiv und leicht integrierbar in bestehende Prozesse.

Erhalten Sie Einblicke und vereinbaren Sie einen Termin, um die digitale Leaderfassung zu erleben.

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Visitenkarten scannen

Der erste Schritt, um Leads digital zu erfassen ist das Fotografieren der Visitenkarte mit Hilfe von einem Smartphone oder Tablet. Die Kontaktdaten werden durch die Software automatisch ausgelesen, übertragen und zugeordnet.

Visitenkarte einscannen

Interessen auswählen

Im nächsten Schritt geht es darum, die Interessensgebiete des Gesprächspartners zu dokumentieren. Je besser diese Dokumentation erfolgt, desto gezielter können Sie in die Nachbereitung einsteigen.

Interessen auswählen

Das digitale Prospekt

Anhand der zuvor erfassten Informationen wird ein digitales Prospekt generiert. Kein Eselsohr im Prospekt sondern eine individuelle und persönlich Website, die für den Besucher alle relevanten Informationen zusammenbringt. Ein weiterer Vorteil ist, dass die Website mit Kollegen geteilt werden und so eine schnellere Entscheidung getroffen werden kann.

Das digitale Prospekt nach einer Messe ist eine der gezieltesten Möglichkeiten, personalisiert ein Follow Up durchzuführen. Studien zeigen, dass vor allem im Bereich der Nachbereitung von Messekontakten die Zeit ein wichtiger Faktor ist. Je schneller Unternehmen die notwendigen Informationen liefern, desto schneller wird eine Entscheidung getroffen. Das ist im Hinblick auf die immer länger werdenden Sales Cycles von hoher Bedeutung.

Das digitale Prospekt wird in der Anwendung direkt auf dem Messestand generiert und an den Besucher gesendet. Die erste Nachbereitung findet also in Echtzeit und schnell statt. So präsentieren Sie sich als starker und zuverlässiger Partner. Sie machen darüber hinaus Lust auf den Kontakt nach der Messe.

Messeleads auf Knopfdruck exportieren

Nach der Messe können die erfassten Leads unkompliziert exportiert werden. Das ist vor allem sinnvoll, wenn Sie mit einem CRM System arbeiten und die weiteren Prozessschritte dort abgebildet sind. Haben Sie kein CRM System können Sie die Funktionen von enra nutzen und so Ihren weiteren Prozess strukturieren.

Messekontakte digital erfassen - Chancen

Unabhängig von dem eingesetzten Tool bzw. der verwendeten Lösung, gibt es Chancen, welche durch die digitale Erfassung von Messekontakten genutzt werden können. Die Teilnahme einer Messe muss erfolgreich sein. Nur so kann ein Return on Invest stattfinden.

Prozesse einer Messe strukturieren

Messekontakte digital zu erfassen und so die Grundlage zur gezielten Nachbearbeitung von Leads zu schaffen, führt in vielen Unternehmen zu einem Hinterfragen der bestehenden Prozesse. Dabei stehen die folgenden Fragen im Mittelpunkt: Wo verlieren wir Zeit? Wo gehen Kontakte verloren? Wie bereiten wir im Moment Leads von einer Messe nach?

Nur wer seine Ist-Situation kennt und die Schwachstellen bzw. Hemmnisse bei der Nachbereitung von Messen identifiziert, kann die Messe Leads zielgerichteter und erfolgreicher ansprechen. Die Definition von Prozessen reicht dabei von der Erfassung bis zum Follow Up.

Individuelle Follow Ups als Türöffner

Vor allem die personalisierte Nachbereitung von Messekontakten bietet viele Chancen und ist eine wichtige Grundlage, um den Erfolg eines Events auszubauen.

Durch das gezielte Erfassen von Interessensgebieten und die umgehende Reaktion darauf, öffnen Sie für Ihre Vertriebsmitarbeiter die Türen bei potentiellen Kunden. Das Marketing hilft dabei, die richtigen Inhalte bereitzustellen und so durch die digitalen Kontaktpunkte das Kundenerlebnis zu optimieren. Kunden erwarten auch im B2B Bereich ein nahtloses Erlebnis und möchten zielgerichtet betreut werden.

Customer Journey nach der Messe definieren

Unternehmen hinterfragen darüber hinaus auch die Customer Journey nach der Messe. Wie kann man das Vertrauen durch die gezielte Betreuung weiter ausbauen und die digitalen Kontaktpunkte nutzen, um das Wirken einer Messe zu verlängern.

Die Grundlage für den Erfolg ist eine kundenzentrierte Betreuung und Entwicklung von Leads. Um eine gute Struktur zu entwickeln hilft es zum Beispiel für A,B und C Kunden unterschiedliche Customer Journey zu entwickeln. C Kunden müssen mit weniger persönlichen Kontaktpunkten betreut werden. Bei A Kunden ist ein persönlicher Besuch möglicherweise sinnvoll, um das Vertrauen zu stärken.

Wie eine strukturierte und fundierte Nachbereitung aussieht, erfahren Sie darüber hinaus hier. In unserem Leitfaden haben wir die wichtigsten Erfolgsfaktoren und Prozesse zusammengestellt. Diese können Sie leicht auf Ihr Unternehmen übertragen.

Digitale Nachbearbeitung

Die enra GmbH ist Ihr starker Partner, wenn es darum geht, die digitale Leaderfassung für Ihr Unternehmen gewinnbringend einzusetzen. Wir begleiten Sie im gesamten Prozess und schaffen so die Grundlage für eine nachhaltige Effizienzsteigerung Ihrer Messeaktivitäten. Lassen Sie uns gemeinsam Erfolge in Zukunft ausbauen.

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Lara Farwick

Lara Farwick ist CMO bei enra, eine ganzheitliche Plattform zur Messe- und Vertriebsdigitalisierung. Sie ist Expertin im Bereich Virtual Selling.

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