Optimaler Messekontaktbogen, Messe Kontaktformular– mit PDF Vorlage
Auf Messen geht es um Kontakte. Es geht darum, auf dem Messestand Gespräche zu führen. Diese müssen erfasst werden, um eine strukturierte Nachbearbeitung der Messe zu sichern. Zur Erfassung der Leads nutzen Unternehmen zumeist einen so genannten Messekontaktbogen beziehungsweise einen Messebericht. In diesem Blogartikel lernen Sie Best Practise Beispiele kennen, um für sich den perfekten Leaderfassungsprozess mit Hilfe von einem Kontaktformular zu entwickeln. Wir haben für Sie wertvolle Tipps und Tricks rund um die Erfassung auf Messen zusammengetragen und stellen Ihnen gerne unsere Vorlage zur Verfügung.
Zu der PDF Vorlage:
Digital vs. Analog
Der Messekontaktbogen bzw. der Messebericht kann unterschiedliche Ausprägungen annehmen. Ein zentrales Unterscheidungsmerkmal ist die Art der Erfassung. Eine der relevantesten Fragen ist, ob die Erfassung im Gesprächsprotokoll digital oder analog stattfindet.
Je nach Zielsetzung kann an dieser Stelle eine grundsätzliche Entscheidung über die Erfassungsart getroffen werden. Bei der reinen Erfassung über ein Gesprächsprotokoll spielt es zunächst eine untergeordnete Rolle, ob der Prozess digital oder analog abläuft. Der digitale Erfassungsprozess hält jedoch einige zentrale Vorteile bereit.
Lara Farwick
Vorteile des digitalen Messekontaktbogen
Die digitale Erfassung von Leads auf einer Messe erfolgt häufig über eine App. Die Visitenkarte wird nach dem Messegespräch auf dem Messetand erfasst. Neben den Kontaktdaten werden auch wichtige Gesprächsinhalte dokumentiert. Es gibt rationale Argumente, welche für eine digitale Leaderfassung sprechen. Die Übertragung in weiterführende Systeme (z.B. CRM System) bei einer direkten digitalen Erfassung ist deutlich ressourcenschonender und weniger fehlerbehaftet.
Ich persönlich sehe den Vorteil in der digitalen Kontakterfassung jedoch an einer ganz anderen Stelle. Unternehmen verkürzen durch eine digitale Abbildung eines Messekontaktbogens die Reaktionszeit. Kurze Antwort- und Reaktionszeiten sind wichtige Erfolgsfaktoren im Kundengewinnungsprozess.
Besonders gute Erfahrungen haben wir mit interessengerechter Informationsversorgung im Nachgang von einem Gespräch macht die Arbeit im Vertrieb nach der Messe deutlich leichter. Je nach Gesprächsverlauf und -thema wurde eine individuelle Mail zusammengestellt, welche dem Kontakt direkt zur Verfügung gestellt wurde. Denken Sie daran, dass Entscheidungen häufig nicht allein von dem Besucher auf der Messe getroffen werden. Häufig werden weitere Personen in den Entscheidungsprozess mit einbezogen. Eine individualisierte Mail kann für Sie zum internen Werbemittel im Zielkundenunternehmen werden.
Die Vorteile von einem digitalen Gesprächsprotokoll im Überblick
- Ressourcen schonen: Ihr Standpersonal erfasst Messegespräche während des Messeauftritts schnell und zielgerichtet. Auch die Nachbereitung der Kontakte und die Übertragung in andere Systeme, z.B. in CRM Systeme, erfolgt unkompliziert.
- Die Nachbereitung Ihrer Kontakte erfolgt interessensgerecht: Jeder Ihrer Gesprächsparter erhält individualisierte Informationen, die sich am Inhalt des Messegesprächs orientieren.
- Anpassbarkeit und Flexibilität: Entwickeln Sie auf Basis Ihrer Erfahrungen das optimale Gesprächsprotokoll.
Wie umfangreich sollte der Messekontaktbogen bzw. Messebericht sein?
Der optimale Umfang der Kontakterfassung ist individuell. Neben der Abbildung von Kontaktdaten können weitere Fragen mit aufgenommen werden. Wie detailliert sind die Gespräche und welche Informationen werden benötigt, um den Kontakt weiter zu bearbeiten? Dies sind nur zwei zentrale Fragen in diesem Zusammenhang.
Der Messekontaktbogen sollte übersichtlich sein – egal ob analog oder digital. Je umfangreicher der Messekontaktbogen wird, desto mehr Fehlerquellen treten auf und desto mehr Zeit wird auf der Messe verbracht, um das Gesprächsprotokoll auszufüllen.
Im Rahmen von Messeteilnahmen muss ein Umdenken stattfinden. Es geht nicht nur darum, dabei gewesen zu sein. Es geht darum, die neuen Kontakte bestmöglich zu nutzen und sich zu vernetzen. Nur so können alle Potentiale einer Messeteilnahme ausgeschöpft werden. Vor allem unter dem Gesichtspunkt, dass die Teilnahme an Messen einen großen Teil des Marketingbudgets von B2B-Unternehmen einnehmen, sollten Prozesse im Rahmen der Kontakt Nachbereitung optimiert werden. Immer mit dem Ziel: neue Kunden zu gewinnen und Bestandskunden zu binden.
Vorlage für einen Messebericht erhalten
Ein Beispiel von einem Gesprächsprotokoll bzw. eine Vorlage im PDF Format schicken wir Ihnen gerne per Mail. Tragen Sie sich dafür unverbindlich in das untenstehende Formular ein. Die dort abgefragten Informationen lassen sich auch komplett digital abbilden. Sprechen Sie uns an.
Die enra GmbH ist Ihr starker Partner rund um das Thema der Messe- und Vertriebsdigitalisierung. Wir stärken Ihre Prozesse, machen die effektiver und legen so gemeinsam mit Ihnen den Grundstein für Ihren Erfolg. Lassen Sie uns in den Austausch kommen. Laden Sie die Vorlage des Messekontaktbogens runter: