Präsenzveranstaltungen und Corona – Wie ist der aktuelle Stand?

messe 27. Juli 2021

Für das Jahr 2021 waren nach dem ersten Lockdown im November letzten Jahres und trotz der anhaltenden Corona-Pandemie rund 380 analoge Messen geplant. Von diesen mussten laut AUMA (= Verband der deutschen Messewirtschaft) bisher allerdings circa 220 wieder abgesagt oder in das Jahr 2022 verschoben werden. Präsenzveranstaltungen und andere Eventformate stehen nach wie vor auf einem schweren Prüfstand, insbesondere weil niemand den Unternehmen, den VeranstalterInnen oder den BesucherInnen garantieren kann, wann ein gewisser Grad an Normalität zurückkehren wird. Wie sich die Entwicklungen der Messebranche momentan abzeichnen und wie die Prognosen für die kommenden Monate aussehen, beleuchten wir in diesem Blogartikel.

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Präsenzveranstaltungen in Deutschland

Eventformate wie Messen, Konferenzen und Seminare bieten die optimale Möglichkeit, um Kontakt zu potentiellen KundInnen herzustellen. Es ermöglichen sich zahlreiche Anlässe für den persönlichen Austausch, sodass sich Veranstaltungskonzepte vielen Herausforderungen und strikten Auflagen systematisch anpassen müssen. Das meist gegoogelte Wort in Bezug auf Präsenzveranstaltungen heißt momentan ‘Hygienekonzept’. Ohne ein umfassendes Hygiene- und Abstandskonzept der VeranstalterInnen, werden die großen Präsenzveranstaltungen mit vielen Menschen während der Corona-Pandemie nicht stattfinden können. Die VeranstalterInnen müssen dabei viele Punkte beachten, die exemplarisch von Bundesland zu Bundesland verschieden sind:

  • Die Raumgrößen müssen die Einhaltung des Sicherheitsabstandes von mindestens 1,5 Meter gewährleisten.
  • Die Räume müssen gut belüftet sein.
  • Es müssen ausreichend Desinfektionsmittel zur Verfügung stehen.
  • Wo verfügbar, sollten zusätzliche Plexiglas-Scheiben auf den Tischen aufgestellt werden.
  • In den Veranstaltungsorten müssen verstärkte Hygienestandards, wie beispielsweise eine erhöhte Reinigungsfrequenz, garantiert sein.

Möchten Sie weitere Informationen zu einem geeigneten Hygienekonzept für Ihren Messestand erhalten? Dann empfehlen wir Ihnen unseren Artikel “In 7 Schritten zum Hygienekonzept für Ihren Messestand.” Hier erfahren Sie, wie Unternehmen ein umfangreiches Hygienekonzept entwickeln und welche Anforderungen an diese gestellt werden.

Entwicklung Hygienekonzept Messestand in 7 Schritten
Eine umfangreiche Betrachtung, wie ein Hygienekonzept für den Messestand in Zeiten von Corona entwickelt werden kann.

Wie sieht die Zukunft von Präsenzveranstaltungen aus?

Präsenzveranstaltungen, und hier möchten wir insbesondere die Messen, Kongresse und Konferenzen hervorheben, müssen für die Zukunft verschiedene Szenarien einplanen, die sowohl den VeranstalterInnen wie auch den BesucherInnen ein Maximum an Flexibilität ermöglicht. Persönliche Kontakte und Vertrauen aufbauen, Produkte anzufassen und die innerbetriebliche Vernetzung stärken waren bis dato eindeutige Vorzüge, die eine Präsenzveranstaltung ohne Probleme garantieren konnte. Wie sehen die Alternativen für die Zukunft infolgedessen aus? Am effizientesten ist aus unserer Sicht die Etablierung von hybriden Veranstaltungsformaten. In der Kombination von analogen und digitalen Veranstaltungen sehen wir einen langfristigen Erfolg und sind fest davon überzeugt, dass sich dieses Format auf kurz oder lang etablieren wird.

“Hybrid bedeutet gekreuzt, gemischt beziehungsweise vermischt. Im Kontext einer Messe kann das die Verbindung aus digitalen und analogen Veranstaltungselementen sein. Menschen sehnen sich - vor allem nach dem Corona bedingten Shutdown - nach persönlichen Kontakten.” (Lara Farwick, CMO enra GmbH)
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Digitale Hilfsmittel bei Präsenzveranstaltungen

Immer dann, wenn Menschen zusammenkommen, steht das Erlebnis und der persönliche Austausch im Vordergrund. Ein souveränes Kommunikationskonzept sollte daher ein absolutes Muss für die Zukunft von Präsenzveranstaltungen sein. Welche digitalen Hilfsmittel gibt es zur Corona-Kontaktverfolgung? Wie können Infomaterial, Visitenkarten und Co. digital vermittelt werden?

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Zur Corona-Kontaktverfolgung gibt es mittlerweile zahlreiche (digitale) Werkzeuge, die eine gezielte Kontaktverfolgung realisieren. Formulare und Kontaktlisten, die per Hand ausgefüllt werden, verstauben hingegen entweder im Keller oder werden gar fälschlicherweise mit Fantasienamen gegengezeichnet. Eine funktionierende Kontaktverfolgung gilt aber in jedem Fall als probates Mittel, um Begegnungen nachvollziehbar zu machen. Die „Corona-Warn-App“ oder die „Luca-App“ gelten hier als mögliche Varianten, die sich bisher gut bewährt haben. Bei Präsenzveranstaltungen besteht dazu noch die Möglichkeit, dass im Vorfeld des Events ein Einladungslink an die BesucherInnen gesendet wird, bei dem sich jeder mit seiner E-Mail-Adresse verifizieren muss, um die Echtheit der teilnehmenden Person sicherzustellen.

Eine Alternative zur guten, alten Visitenkarte ist die Handsfree Businesscard. Jeder Nutzer und jede Nutzerin legt sich hier über ein einfaches Formular eine Kontaktseite an, welche bequem mit GesprächsparterInnen  per QR-Code und dem nötigen Sicherheitsabstand geteilt werden kann. Die Kontaktinformationen werden automatisch in das Adressbuch exportiert, sodass niemand die Kontaktdaten persönlich übertragen muss.

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Messebroschüren und Informationsmaterial der AusstellerInnen lassen sich momentan am besten per PDF-Datei herunterladen. Dies hat auch den enormen Vorteil, dass keine schweren Taschen den ganzen Tag auf dem Messegelände herumgetragen werden müssen. Viele AusstellerInnen bieten einen zusätzlichen Service an, in dem sie eine gedruckte Version ihrer Broschüren an die jeweiligen Interessenten ins Büro oder nach Hause liefern, so dass bei ernsthaftem Interesse von KundInnen nichts auf der Strecke bleibt.

Eventboxen stellen ein weiteres erfolgreiches Hilfsmittel für den Erfolg von (meistens digitalen) Events dar. Diese können im Vorfeld zusammengestellt und präpariert werden, denn Eventboxen transportieren Wertschätzung und steigern die Identifikation aller Beteiligten, beispielsweise auf einer hybriden Veranstaltung.

Fazit

Veranstaltungen in Präsenz, digital oder als Hybridvariante – momentan, und wahrscheinlich auch noch für die kommenden Monate, müssen sich VeranstalterInnen sowie alle anderen Beteiligten von Präsenzveranstaltungen an den Vorgaben der Regierung orientieren. Diese sind in der jetzigen Situation zum einen noch ein großes Fragezeichen, zum anderen nur schwer vorhersehbar, da wir von Inzidenzwerten und der Entwicklung der Pandemie strikt abhängig sind. Einen Vorteil muss man in der Pandemie dennoch festhalten: Das Voranschreiten und das Entfalten von digitalen Werkzeugen liefern neue Chancen und Potentiale im Zuge der technischen Neuheiten auf Präsenzveranstaltungen. Diese gilt es nun zu optimieren und für die Zukunft eines Unternehmens im Portfolio zu etablieren. Wenn Sie Fragen diesbezüglich haben, dann kommen Sie gerne in den persönlichen Austausch mit uns. Wir freuen uns!

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