Virtuelle Messe 2020 – Antworten auf häufig gestellte Fragen

messe Juni 16, 2020

Virtuelle Messen und Events haben im Jahr 2020 zunehmend an Bedeutung gewonnen. Die technischen Möglichkeiten existieren bereits seit vielen Jahren. Durch den Ausfall von Veranstaltungen fand eine Verlagerung in den virtuellen und digitalen Raum statt. Im Rahmen vieler Gespräche kamen im Zusammenhang mit den Themen virtuelle und digitale Messe immer wieder ähnliche Fragen auf. Diese haben wir in diesem Blogbeitrag gesammelt. Eine Ergänzung erfolgt laufend.

Was ist eine virtuelle Messe und wie sehen virtuelle Messestände aus?

Eine klassische Messe im wirtschaftlichen Sinne ist eine zeitlich begrenzte Marketingveranstaltung zur Präsentation von Neuheiten, Knüpfen von Kontakten und Netzwerkbildung. Besonders im Fokus stehen persönliche Kontakte und die Ballung einer gesamten Branche oder eines Wirtschaftszweiges, sodass Besucher einen schnellen Überblick vom Markt entwickeln können.

Virtuell sieht das anders aus. Hier sind verschiedene Formate zu unterscheiden. Ein beliebtes Format ist die virtuelle Hausmesse. Das veranstaltende Unternehmen definiert einen Messezeitraum, entwickelt ein stimmiges Messekonzept, kümmert sich um die Besucherakquise und hat die Chance auch ohne physische Zusammenkunft ein Event abzuhalten. Genaue Bestandteile einer virtuellen Messe finden Sie bei Frage drei.

Beispiel virtueller Messestand

Wie viel kostet eine virtuelle Messe?

Nachdem das Grundkonzept der virtuellen Messe deutlich wurde, kommt in Gesprächen natürlich auch häufig die Frage auf, wie viel die Ausrichtung eines digitalen Events kostet. Sie können sich sicher vorstellen, dass ein Messebauer im klassischen Sinne auf diese Frage keine konkrete Antwort liefern kann. Die Kosten einer Messe stehen in der Abhängigkeit vieler Faktoren: Standgröße, Standbau, Hotelzimmer, Verpflegung, Einladungen, uvm. Solche Faktoren gibt es bei virtuellen Messen auch. Dabei geht es jedoch mehr um Funktionalitäten und Marketingkosten zu Akquise. Die Hauptvariable beziehungsweise Kostentreiber einer virtuellen Messe stellen die Marketingkosten zur Besucherakquise dar. Sie entscheiden über welche Kanäle Besucher und Neukunden angeworben werden. Möglichkeiten zur Besucherakquise werden im Folgenden näher definiert.

Der Werkzeugkoffer, welcher die Abbildung der virtuellen Funktionen umfasst, ist bei einem Baukastensystem beziehungsweise einer Plattformlösung vereinfacht definierbar. Die DigitalExpo der enra GmbH ermöglicht die Veranstaltungsdurchführung im Basispaket ab 3000 Euro (exkl. Mehrwertsteuer). Der Preis beinhaltet dabei nicht nur die Bereitstellung technischer Voraussetzungen, sondern auch die Begleitung in allen Phasen der Umsetzung. Die Serviceorientierung ist besonders wichtig, da die Veranstaltung einer virtuellen Messe für viele Unternehmen komplett neuartig ist. Es bestehen viele Unsicherheiten, welche mit Erfahrungen minimiert werden können.

Wie sieht eine virtuelle Messe aus?

Eine virtuelle Messe bildet analoge Komponenten im Web ab. Über einen individuellen Link bekommen Ihre Besucher Zugang zu Ihrem Stand und können sich auf diesem – sofern Sie das möchten - registrieren. Nach der Registrierung können sich die Besucher in Ruhe über Ihre Produktneuheiten informieren und mit ihren Ansprechpartnern Kontakt aufnehmen. Die Navigation über den Stand erfolgt per Mausklick. Es werden virtuelle Räume erzeugt. Zentrale Komponenten, welche Sie flexibel und mehrsprachig einbinden können, sind ein Livechat, Livestreams, Videos, Bilder, AR-Objekte, Texte und Broschüren.

Durch die gemeinsame Erarbeitung eines Konzepts werden die Inhalte anhand ihrer Kommunikationsziele ausgerichtet. Bei der Erarbeitung eines Konzepts steht vor allem eine Frage im Mittelpunkt: "Was hat der Besucher davon?". Bei virtuellen Standkonzepten ist eine Überlagerung des Standes mit Informationen unbedingt zu vermeiden. Es darf keine Überforderung der Besucher resultieren.

Ein Baukastensystem ermöglicht eine flexible Reaktion auf Ihre Anforderungen und macht die Gestaltung gemäß Ihrer Corporate Identity selbstverständlich möglich.

Wie kann man Besucher für eine virtuelle Messe gewinnen?

An dieser Stelle wird der größte Unterschied zu der Messe im klassischen Sinne deutlich. Neue Kontakte knüpfen sich durch die Akquise eines Besuchers. Die geballte Sammlung von Ausstellern an einem Ort dient dabei als Marketingeffekt, um Besucher anzuziehen. Bei einem virtuellen Event kann kein Besucher, der interessiert schaut, auf dem Gang angesprochen werden. Durch gezieltes Targeting und individuelles Einladen müssen Besucher gewonnen werden. Eine Anmeldung eines potenziellen Kunden erfolgt, wenn er die Veranstaltung ansprechend findet. Argumente für eine Anmeldung sind zum Beispiel spannende Gesprächspartner im Livestream sowie das Vorstellen von Produktneuheiten. Für das Anwerben von Besuchern eigenen sich sowohl Online- also auch Offline-Kanäle.

Besonders große Erfolge haben wir mit unseren Kunden durch eine intelligente Kombination aus mehreren Kanälen erzielt. Social Media Werbung hat den Vorteil eines konkreten Targetings, die persönliche Einladung durch den betreuenden Vertriebsmitarbeiter sowie das Schalten einer Anzeige in einem Fachmagazin sind im Rahmen der Besucherakquise sinnvoll. Die Besucherakquise kann mittels des Promopakets im Detail erarbeitet werden.

Wie erstellt man eine virtuelle Messe?

Bei der Ausprägung von virtuellen Messen gibt es je nach Anbieter verschiedene Möglichkeiten. Die komplette Individualprogrammierung ist dabei für ein Unternehmen bequem aber dafür monetär sehr ressourcenintensiv. Darüber hinaus ist auch die Entwicklungszeit nicht zu unterschätzen.

Durch einen Baukasten der enra GmbH kann Zeit und Geld gespart werden. Darüber hinaus ist das ausstellende Unternehmen mit seinen Inhalten wesentlich flexibler und hat durch einen Login Bereich ständige Kontrolle über den Erfolg einer Veranstaltung.

Digitale Events werden einfach mit ein paar Klicks angelegt und Komponenten hinzugefügt. Die eigentliche Arbeit liegt in der Entwicklung und Planung von Inhalten und Vorträgen.

Wie viel Vorbereitungszeit benötigt eine virtuelle Messe?

Veranstaltungen, welche im virtuellen Raum stattfinden müssen, genauso geplant werden, wie analoge Events. Der Unterschied liegt in der kürzeren Produktionszeit. Mit Abschluss der Planungs- und Organisationsarbeit ist der größte Teil der Arbeit getan. Wir empfehlen einen Planungszeitraum von ungefähr drei Wochen.

Wo liegen die größten Chancen einer virtuellen Messe?

In unserem Blogbeitrag über Szenarien der Messewelt haben wir über die Chancen hybrider Veranstaltungen gesprochen. In dem Bereich liegen nach unserer Auffassung in Zukunft vielseitige Möglichkeiten. Wichtig ist derzeit ein Ausprobieren verschiedener Ansätze, um die Erfahrungen in Zukunft nutzen zu können. Eine Verteilung von Vertriebsaktivitäten auf mehrere Kanäle ist unumgänglich, um Umsätze zu sichern und für seine Kunden langfristig ein starker und krisenfester Partner zu sein.

Sie interessieren sich für die Umsetzung eines digitalen Messestands im Baukasten? Dann schauen Sie gerne bei unserem Addon DigitalExpo vorbei. Weitere Informationen finden Sie hier.

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