Virtuelle Messe Software - So machen Sie Ihre virtuelle Messe zum Erfolg - der umfassende Guide für virtuelle Events
Noch immer herrscht im Messe- und Eventbereich große Unsicherheit. Neue Corona-Varianten erschweren die Planung von Messen und Messeteilnahmen. Vor allem die langfristige Perspektive im Hinblick auf Herbst und Winter fehlt. Unternehmen stellen sich die Frage, finden die Messen überhaupt statt? Wenn ja, in welcher Form finden Messen statt? Werden die Messen langfristig wieder die Bedeutung wie vor Corona erlangen? Lohnt sich die ressourcenintensive Planung, um an einer Messe teilzunehmen? Die Corona-Pandemie hat gezeigt, dass auch ohne die Teilnahme an Messen, Kundenbeziehungen gestärkt werden können.
Kurzfristige Reaktionsfähigkeiten sind gefordert. Eine Lösung, um dieser Unsicherheit zu begegnen, ist die virtuelle Messe. In den vergangenen zwei Jahren haben sich vielseitige Möglichkeiten entwickelt, eine Online Messe zu veranstalten. In diesem Blogartikel geben wir Ihnen einen Überblick, wie Ihr virtuelles Event bzw. Ihre Online Veranstaltung zum Erfolg wird.
Dieser Artikel ist eine Sammlung und Strukturierung von Erfahrungen der letzten Jahre. Profitieren Sie von diesen Erfahrungen und sprechen Sie uns an. Gemeinsam machen wir Ihr virtuelles Event zu einem Erfolg. Die enra GmbH bietet eine vielseitige virtuelle Messe Software und ist Ihr Ansprechpartner rund um die Messedigitalisierung.
Was ist eine virtuelle Messe?
Messen sind seit jeher ein wichtiges Instrument im Marketingmix von B2B-Unternehmen. Vor Beginn der Corona-Pandemie entfiel der größte Anteil des Budgets im Marketing auf Messeteilnahmen. Vor allem für B2B-Unternehmen stellten Leitmessen wichtige Termine dar. Auf den Messen wurden neue Kontakte geknüpft und die Beziehung zu Kunden intensiviert. Messen waren also vor der Corona-Pandemie nicht aus dem Marketingmix wegzudenken. Bereits im ersten Quartal 2020 gab es jedoch einen Schnitt. Messen wurden reihenweise abgesagt. Alternative Präsentationsformen mussten gefunden werden. Ein beliebtes Mittel, um dieser neuen Situation zu begegnen: Die virtuelle Messe.
Eine virtuelle Messe ist der Transfer von physischen Messeaktivitäten in das Web. Dabei werden virtuelle Messeestände für Besucher zugänglich. Die folgenden Bestandteile sind typisch für eine virtuelle Messe:
- virtuelle Messestände: Ausstellende Unternehmen haben die Möglichkeit mit Hilfe von virtuellen Messeständen Ihre Produkte und Services zu präsentieren. Dazu nutzen sie digitale Abbildungen, Videos, PDFs, Bilder usw.
- virtuelle Bühnen: Auf einer virtuellen Bühne können die virtuellen Messestände mit einem Vortragsprogramm angereichert werden. Häufig erfolgt dies in Form eines Livestreams. Besonders das Vortragsprogramm, welches aus Fachvorträgen und Keynotes besteht, ist ein Besuchermagnet und führt zu einer hohen Reichweite von einer Online Messe.
- Livekommunikation: Auch bei Online Events geht es darum, in den Austausch zu kommen. Dazu dienen Chats und Videochats. Mit Hilfe dieser können Besucher Kontakt zu den einzelnen Ausstellern aufnehmen. Darüber hinaus haben sie die Möglichkeit, Fragen zu den Vortragenden zu senden und so direkten Einfluss auf das Liveprogramm zu nehmen.
Aktuell befinden wir uns in der Situation, dass es darum geht, analoge und virtuelle Formate zusammenzubringen und so den Erfolg von Unternehmen langfristig zu sichern. Die Online Messe ist dabei nur ein Ansatz und kann einen Teil der hybriden Event- und Messewelt einnehmen.
Messen vs. Online Messen - Bedeutung virtuelle Messe im Marketing
Häufig erlebt man im Eventsektor ein komplettes Schwarz-Weiß-Denken. Es gibt die Verfechter von Online Events und es gibt Menschen, die keine Vorteile von Messen auf einer Event Plattform sehen. Das wichtigste ist zunächst, zu verstehen, dass es keine konkurrierenden Formate sind. Virtuelle Messen verfolgen eine ganz andere Zielsetzung. Die Beziehungsbildung, wie man sie verstärkt auf physischen Messen wahrnimmt, steht hier nicht im Mittelpunkt. Es geht darum, mehr Kontaktpunkte zu Bestandskunden aufzubauen und neue Leads zu generieren, um neue Projekte anzustoßen. Wir sehen eine virtuelle Messe also als Verbindungsglied der Event- sowie Onlinemarketingstrategie.
Was macht einen guten virtuellen Messestand aus?
Bei der Ausrichtung eines Online Events gibt es im Hinblick auf den Messestand verschiedene Möglichkeiten, Inhalte zu transferieren. Neben einem Digital Twin kann ein fiktiver Showroom als Zugang zu Ihren Informationen dienen.
Digital Twin - die Kopie von Ihrem Messestand
Der Digital Twin ist eine virtuelle Kopie von einem Messestand, welchen Sie in der Vergangenheit bereits auf unterschiedlichen Veranstaltungen genutzt haben oder welcher für eine bevorstehende Messe geplant war. Der Vorteil der virtuellen Kopie Ihres Messestandes ist, dass sich Ihre Besucher schnell auf diesem zurechtfinden können. Der Aufbau von Messeständen ist nämlich im Kern immer recht ähnlich. Analogien zur realen Welt können genutzt werden.
Besonders, als virtuelle Messestand noch nicht so eine hohe Reichweite hatten und für viele der Besucher neu waren, hat sich diese Kopie im digitalen Messebau etabliert. Auch die Kooperation mit dem Messebauer, der häufig die Grundlage der Daten für den virtuellen Messestand mit seiner Standplanung legt, stellt hier einen guten Zugang zum Digital Twin dar.
Virtueller Showroom
Neben der Möglichkeit, den eigenen Messestand als Digital Twin nachzubauen, hat man in der virtuellen Welt noch umfangreichere Gestaltungschancen. In einem virtuellen Showroom ist der Fantasie keine Grenze gesetzt. Ganze Welten können erschaffen werden, um Produkte und Services zielgerichtet präsentieren zu können. Eine virtuelle Welt bzw. ein Showroom wird mit Hilfe von 3D Daten nachgebaut unter Berücksichtigung vom Corporate Design.
Sowohl der Digital Twin als auch ein virtueller Showroom können bei Online Veranstaltungen genutzt bzw. eingebunden werden und finden auch nach den Events umfangreiche Einsatz- und Wiederverwendungsmöglichkeiten.
Damit Ihr virtuelles Event zu einem Erfolg wird, müssen Sie sich Gedanken über Ihre Zielsetzung machen. Was möchten Sie Ihrem Besucher vermitteln und welche Art der Präsentation ist die beste, um die Zielsetzung zu erreichen. Virtuelle Messen sind sehr vielseitig.
Unterschiedliche Events auf der virtuellen Messe
Es gibt verschiedene Ansätze ein virtuelles Event attraktiv zu gestalten. Je nach Zielsetzung vom Event können unterschiedliche Formate von den Unternehmen auf der Plattform integriert und abgebildet werden. Neben einer virtuellen Messehalle, in der Aussteller die Vorteile und Möglichkeiten ihrer Produkte präsentieren können, können Bühnen integriert werden, um einen Livestream durchzuführen. Die enra GmbH begleitet Sie während der gesamten Konzeptionierung und hilft Ihnen, die richtigen Veranstaltungsbausteine entsprechend Ihrer Zielsetzung zu entwickeln.
Online Messe als Ausstellung
Der klassische Messebau entfällt bei einer Online Messe und trotzdem sollte der virtuelle Messestand attraktiv für die Besucher sein, damit das Event zu einem Erfolg wird. In Form von einem virtuellen Messestand haben Sie die Möglichkeit, Ihre Produkte und Services zu präsentieren. Eine direkte Integration einer Bestellfunktion ist ebenfalls möglich. Dazu pflegen Sie die Inhalte auf der Plattform ein und hinterlegen Ihre Kontaktdaten. Mit der enra Event Plattform werden virtuelle Events zu einem Erfolg. Kommunizieren Sie mit Ihren Besuchern über einen Live Chat oder einen Videochat. Online Veranstaltungen werden zum Erfolg, wenn vielseitige Interaktionsmöglichkeiten bestehen.
Live Veranstaltungen und Live Event auf dem virtuellen Messestand
Ihre virtuelle Präsentation können Sie darüber hinaus mit einem Live Stream anreichern. Das Live Streaming ist ein geeigneter Magnet, um Besucher für eine virtuelle Messe zu begeistern. Bei der Wahl der geeigneten Plattform sollten Sie berücksichtigen, welche virtuelle Messe Software diese Option abbildet. In der enra Plattform können Sie verschiedene Bühnen mit unterschiedlichen Zeitplänen integrieren und so die Event Plattform zielgerichtet einsetzen. Als Programmpunkte von einem Live Event gibt es unterschiedliche Formate, welche sich zur Einbindung eignen. Eine Übersicht geben wir Ihnen im folgenden. Auch hier ist deren Eignung abhängig von der Zielsetzung Ihrer Online Messe.
Webinare - über virtuelle Messe Software in Veranstaltung integrieren
Die Vermittlung von Wissen und Kompetenz über eine virtuelle Messe stellt eine gute Möglichkeit dar, Besucher für die Online Messe zu begeistern. Die Produkte werden immer komplexer, sodass der Aufbau und Austausch von Wissen eine wichtige Grundlage für geschäftlichen Erfolg ist.
Webinare ermöglichen genau das. Sie verdeutlichen Ihre Expertise und präsentieren sich als kompetenter Partner. Live Events sind für die Besucher und die präsentierenden Unternehmen spannend. In modernen Ansätzen von Vertrieb und Marketing tritt das anbietende Unternehmen in Vorleistung. Es teilt Kompetenzen und verdeutlicht, dass es der richtige Partner ist, um ein bestimmtes Problem zu lösen. Virtuelle Events zum Beispiel in Form von Kongressen und Konferenzen konzentrieren sich übrigens überwiegend auf das Ausstrahlen von Webinaren und Präsentationen.
Produktpräsentationen - die virtuelle Messe als Bühne für Ihre Produkte
Die virtuelle Messe soll Ihnen und Ihrem Unternehmen Reichweite bringen. Diese Reichweite möchten Sie nutzen, um Ihre Produkte zu präsentieren. Besonders erfolgreich sind Produktpräsentationen im Anwendungskontext, sodass die Besucher die Produkte direkt erleben können. Auf einer Online Messe ist hier Kreativität gefordert.
- Vorstellung eines konkreten Kundenprojekts: Eine gute Möglichkeit, um auf einer Online Messe die Vorteile von Produkten in Form eines Live Streaming Beitrags zu präsentieren, ist das Vorstellen von einem konkreten Kundenprojekt. Der Social Proof beziehungsweise die Referenz zeigt den Erfolg Ihres Unternehmens.
- Erklärung anhand eines Produkts: Das Präsentieren von Funktionen und Vorteilen kann ebenfalls mit Hilfe des eigentlichen Produkts im Stream erfolgen. Besucher erhalten so eine gezieltere Vorstellung Ihres Angebots. Präsentieren Sie im Rahmen von einem Live Event Ihre konkrete Lösung und machen Sie diese für Ihre Besucher zugänglich.
Präsentationen von Neuigkeiten - Messen als Anlaufstelle für Neuheiten
Vor allem Messen sind ein beliebtes Ziel, um Neuheiten gegenüber Kunden zu präsentieren. Das Hinarbeiten auf das Event wird somit zu einem Ziel des gesamten Unternehmens. Die Präsentation als innovatives Unternehmen ist auch auf virtuellen Messen wichtig.
Neue Produkte können mit Hilfe verschiedener Formate optimal präsentiert werden. Ein Teaser Video, welches für die Messe produziert wurde, kann als guter Einstieg dienen. Darüber hinaus können Videos neue Produkte im Anwendungskontext zeigen. Auch die Möglichkeiten im Hinblick auf Virtual Reality und Augmented Reality sollten in der Planung der virtuellen Messe berücksichtigt werden.
Wie funktionieren Online Messen?
Eine eindeutige Antwort auf die Frage, wie Online Messen funktionieren oder wie ein virtueller Messestand funktioniert, gibt es nicht. Eine virtuelle Messe kann mit Hilfe von Plattformen abgebildet werden. Die enra Plattform gibt umfangreiche Möglichkeiten, sodass Ihre Online Messe zum Erfolg wird.
Vor allem die Rolle des Unternehmens im Rahmen einer virtuellen Messe ist bei der Beschreibung der Funktionsweise von großer Bedeutung. Als Unternehmen können Sie zwei beziehungsweise drei unterschiedliche Rollen einnehmen:
- Ein Unternehmen veranstaltet eine Online Hausmesse: Unabhängig von Veranstaltern oder anderen Unternehmen planen Sie Ihre eigene virtuelle Messe und führen diese durch. Je nach Zielsetzung und vor allem der Zielgruppe (handelt es sich eher um potentielle Neukunden oder sollen Bestandskunden gepflegt werden) sind unterschiedliche Eventansätze denkbar. Für potentielle Neukunden eignen sich Events, um hochwertige und qualifizierte Leads zu generieren. Für Bestandskunden sind Launch- oder Demo-Days interessant.
- Ein Unternehmen nimmt an einer Virtuellen Messe als Aussteller teil: Wenn Sie hingegen Teil von einem virtuellen Event sind und ein Veranstalter die Organisation rund um die virtuelle Messe übernimmt, kümmern Sie sich primär um die Erstellung Ihres Messestands. Die Besucherakquise und die Planung von einem Live Event obliegt dann dem Veranstalter.
- Ein Unternehmen veranstaltet eine Online Messe mit mehreren Ausstellern: Egal ob Veranstalter, der Lösungen sucht, um sein Geschäftsmodell außerhalb der physischen Messeplanung zu erweitern, oder ein Unternehmen, welches gemeinsam mit Partnern Komplettlösungen präsentieren möchte - jedes Unternehmen kann eine Online Messe mit Hilfe von Software Tools veranstalten.
Ziele von einer Online Messe
Unternehmen, welche eine virtuelle Messe Software nutzen, haben unterschiedliche Zielsetzungen. Die häufigsten Zielsetzungen stellen wir Ihnen in den nächsten Absätzen vor.
Reichweite durch Messen erhöhen
Ein primäres Ziel ist die Erhöhung der Reichweite durch das Ausrichten einer virtuellen Messe. Virtuelle Messen sind dabei ortsübergreifend und zeitunabhängig erreichbar und stellen somit eine attraktive Lösung dar, die eigene Reichweite und Sichtbarkeit zu erhöhen. Sichtbarkeit ist übrigens ein wichtiges Stichwort für moderne Marketingansätze. Vor allem bei Ansätzen im Onlinemarketing ist Sichtbarkeit entscheidend für den Erfolg von durchgeführten Maßnahmen. Was ist eine Fallstudie wert, wenn sie niemand findet? Daran wird die Komplexität im Onlinemarketing deutlich. Dieser muss mit einer klaren Strategie begegnet werden. Weitere Informationen zu dem Aufbau einer Online Marketing Strategie für B2B Unternehmen finden Sie untenstehend verlinkt.
Lara Farwick
Neue Leads und Kontakte über Virtuelle Messen generieren
Neben der reinen Sichtbarkeit auf Online Messen geht es darum, neue Kontakte zu knüpfen. So genannte Leads sind potentielle Neukunden. Ein zielgerichtetes Bewerben von Online Events ist also unabdingbar, um diese neuen, potentialreichen Kontakte zu generieren. Auch hier gilt: Qualität vor Quantität. Durch eine engere Verknüpfung von Marketing und Vertrieb wird die Qualität Ihrer generierten Leads deutlich gesteigert werden.
Bestandskunden binden über Messeplattform
Neben der Gewinnung von Neukunden ist ein digitales Event eine gute Möglichkeit, um die Anzahl der Kontaktpunkte zu Bestandskunden zu erhöhen. Eine gezielte Bestandskundenbindung ist über die Ausrichtung von Online Events möglich. Sie halten Ihre Kunden so auf dem Laufenden und informieren über spannende neue Projekte und Produkte.
Darüber hinaus haben Sie die Option, analoge und digitale Kontaktpunkte ganzheitlich zu denken und so eine nahtlose Customer Journey zu erschaffen. Diese ist von den meisten Kunden gewünscht und sollte frühzeitig entwickelt werden.
Vor- und Nachteile virtueller Messen
Bei der Entscheidung für oder gegen die Ausrichtung einer virtuellen Messe gibt es Vor- und Nachteile, welche im Entscheidungsprozess berücksichtigt werden sollten. Diese beschreiben wir in den nächsten Absätzen.
Vorteile von virtuellen Messen
- Ortsunabhängig: Egal ob national oder international. Online Events sind von überall aus erreichbar. Durch die Nutzung einer Event Plattform haben Besucher die Möglichkeit, ortsunabhängig einer Veranstaltung beizuwohnen. Darüber hinaus müssen die Besucher keine Reise zum Veranstaltungsort planen. Sie sparen Zeit und Geld. Die dadurch eingesparten Ressourcen können in andere Bereiche investiert werden. Eine beschleunigte Weiterentwicklung der Organisation und die Erreichung übergeordneter Ziele ist die Folge.
- Zeitunabhängig: Online Messen sind zu jeder Zeit erreichbar. Darüber hinaus kann der Veranstalter einzelne Veranstaltungsbausteine auch für die spätere Betrachtung freischalten und weiter zugänglich lassen. Vor allem im Hinblick auf die hohen Anforderungen im Contentmarketing, um die Sichtbarkeit zu erhöhen, können Inhalte aus der Veranstaltung auch über andere Unternehmenskanäle ausgespielt werden.
- Reisezeit: Die Reisezeit entfällt sowohl für den Veranstalter, die Aussteller sowie die Besucher. In der modernen Welt ist Zeit eine der wichtigsten Ressourcen. Zeit und Flexibilität sind eine klare Positionierung auch gegenüber potentiellen Mitarbeitern.
Häufig wird noch ein Kostenargument angeführt. Das kommt jedoch auf die Online Events, den Messestand und die Event Plattform an. Auch ein aufwändiges Live Programm kann ein Kostentreiber werden, der die Qualität eines Online Events jedoch auch stark erhöht. Eine individuelle Ausarbeitung von Zielen und Umsetzungsansätzen ist notwendig, um einen genauen Kostenrahmen zu definieren.
Nachteile von virtuellen Messen
Unter der Annahme, dass virtuelle Messen keine konkurrierenden Maßnahmen zu Messeteilnahmen sind, werden die Nachteile aufgelistet.
- Vielseitige Anforderungen an Marketing- und Vertriebsteams: Die Vermarktung von Produkten wird immer vielseitiger. Online- und Offline Aktivitäten müssen aufeinander abgestimmt werden. Neue Fähigkeiten werden seitens der Teams benötigt. Durch die Erweiterung der Strategie um die gezielte Ausrichtung von Online Messen wachsen die Anforderungen. Auf diese Entwicklung kann nur mit gezielter Mitarbeiterentwicklung reagiert werden. Sie ist gleichzeitig auch eine Chance, attraktive Arbeitsumgebungen zu schaffen.
- Zunehmende Komplexität der User Journeys: Je mehr Kanäle und Maßnahmen innerhalb des Marketings Berücksichtigung finden müssen, desto höher ist die Komplexität der User Journey. Unternehmen müssen einen klaren Überblick haben und definieren, wie sie mit einzelnen Kontaktpunkten umgehen. Es benötigt eine strukturierte Vorgehensweise. Antworten auf die Frage, was nach dem Besuch der 3D Stände passiert, sollten bereits vor der Ausrichtung einer virtuellen Messe mit vielen Möglichkeiten der Interaktion vorhanden sein.
- Neue Budgetierung notwendig: Unternehmen müssen sich mit der Gewichtung von unterschiedlichen Marketingmaßnahmen beschäftigen und Budgets neu verteilen. Dabei ist es wichtig, neue Budgetierungsansätze an der bestehenden Strategie auszurichten.
Virtuelle Messen sind eine gute Ergänzung und Erweiterung für den Marketingmix. Vor allem sind virtuelle Messen eine gute Möglichkeit, neue Leads mit hochwertigen Inhalten über eine Event Plattform zu generieren. Mit der richtigen Event Plattform wird Ihr virtuelles Event zu einem großen Erfolg.
Event Plattformen - enra als All-In-One Lösung
Es gibt eine Vielzahl von virtuelle Messe Software, die die Ausrichtung virtueller Messen ermöglichen. Immer wieder sind Unternehmen mit der Frage konfrontiert, welches die optimale Event Plattform für den eigenen Use Case darstellt. Gerne möchten wir Ihnen die Event Plattform enra vorstellen. Wobei Event Plattform eigentlich das falsche Wort ist, denn wir begleiten Sie im gesamten Transformationsprozesses Ihres Vertriebs.
Erhalten Sie einen direkten Einblick in unsere Plattform. Unser Vertriebsteam präsentiert Ihnen diese gerne. Kontaktieren Sie uns jetzt. Sie erreichen uns unter kontakt@enra-qr.de.
Vorteile von enra als virtuelle Messe Software
Die Durchführung von virtuellen Messen mit der enra Plattform vereint viele Vorteile. Diese Vorteile möchten wir Ihnen in den folgenden Abschnitten verdeutlichen.
Einfache Bedienbarkeit
Seit über fünf Jahren beschäftigt sich die enra GmbH mit dem Thema der Messedigitalisierung. Die Software wird in starker Marktnähe entwickelt. Einen besonderen Fokus legen wir dabei auf die einfache Bedienbarkeit, denn bei virtuellen Events müssen viele Bereiche zusammenkommen.
Über den Admin Bereich haben Sie als Veranstalter oder Aussteller die Möglichkeit, Ihren virtuellen Messestand anzulegen. Dabei haben Sie unterschiedliche Möglichkeiten. Sie können entweder einzelne Panorama Bilder oder Fotos mit Informationen belegen oder Sie entscheiden sich für ein Bild oder Foto.
Gemeinsam mit Ihnen erarbeiten wir eine zielführende Gestaltung für Ihren digitalen Messestand. So stellen wir sicher, dass Sie Ihre Messeziele erreichen.
Hohe Interaktion mit den Besuchern
Darüber hinaus sind Interaktionsmöglichkeiten mit den Besuchern ein wichtiger Baustein für den Erfolg einer Event Plattform. Je nach virtuelle Messe Software sind diese Interaktionsmöglichkeiten anders gestaltet. Die enra GmbH verfolgt die Philosophie, zielgerichtete Anknüpfungspunkte zur Verfügung zu stellen.
Besonders wichtig ist dabei der Videochat, der Textchat und der Austausch digitaler Visitenkarten. Durch das Schaffen von Analogien zu physischen Messen finden sich Besucher und Aussteller schneller auf der Event Plattform zurecht und können gut untereinander interagieren. Chats ermöglichen den Austausch und Interkation zwischen Ausstellern und Besuchern in Echtzeit.
Weitere Interaktion kann zum Beispiel durch die Implementierung von Blindmatching in das Rahmenprogramm erreicht werden. Beim Blindmatching entscheidet der Zufall, mit welchem Kontakt man ins Gespräch kommt und sich austauscht. Das eigene Netzwerk kann so auch auf einer digitalen Messe erweitert werden.
Umfangreiche Funktionen
Die enra Event Plattform bietet umfangreiche Funktionen, die je nach Bedarf kombiniert werden können. So stellen wir sicher, dass alle Veranstaltungsformate über eine Plattform abgebildet werden können.
Gliederung in Suiten
Diese Modularität wird ebenfalls durch die Gliederung der einzelnen Suiten in der Plattform verdeutlicht. Kunden können sich so eine Kombination zusammenstellen, welche genau ihren Anforderungen entspricht.
Die Kunden zahlen also auch nur das, was sie wirklich benötigen. So erreichen wir eine hohe Transparenz im Abrechnungsverfahren für die Nutzung der Software.
Service & Support
Wir sind für unsere Kunden da. Ein gezieltes und strukturiertes Onboarding gehört für uns zu einem guten Start der Zusammenarbeit dazu. Darüber hinaus stehen wir Ihnen während der gesamten Nutzung für Fragen zur Verfügung.
Sie profitieren ebenfalls von unserem Customer Success Bereich, der Ihnen dabei hilft, Ihre Erfolge zu maximieren und eine laufende Optimierung von Maßnahmen durchzuführen.
Nachnutzung von Inhalten
Die Planung und die Umsetzung von hochwertigen Inhalten für eine digitale Messe ist unabhängig von der Event Plattform bei allen Veranstaltungen zeit- und ressourcenintensiv. Aus diesem Grund ist es wichtig, Inhalte auch nach den Veranstaltungen möglicherweise auch außerhalb einer virtuellen Messe zu nutzen.
Die enra Event Plattform ist so strukturiert, dass alle Inhalte in einem Contentpool gesammelt sind. Die so genannten Contentgruppen können an den unterschiedlichsten Stellen in der Software Lösung genutzt werden.
Sie können zum Beispiel die Leads von analogen Messen mit personalisierten und individualisierten Inhalten versorgen. Darüber hinaus können Sie durch die Vertriebsdigitalisierung individuellen Verkaufsräume einrichten, die das Erlebnis im virtuellen Kaufprozess maximieren.
Virtuelle Events sind also eine Chance für Ihr gesamtes Marketing und Ihren gesamten Vertrieb. Die Veranstaltungen sind ein guter Ausgangspunkt, um neuen Content in die Unternehmensbereiche zu streuen und so den Gesamterfolg zu steigern.
Auswertung und Reporting
Digitale Maßnahmen im Marketingmix ermöglichen eine gezielte Auswertung des Erfolgs. Die Digitalisierung erfordert dieses Reporting, um eine laufende Verbesserung der Nutzung ihrer Tools anzustreben. Egal ob Messeveranstalter oder Aussteller, mit Hilfe von Analysen können sie ihren 3D Messestand sowie das gesamte Format einer Messe für die Teilnehmer optimieren und mehr Attraktivität schaffen.
Effizienz - Templates sind verfügbar
Vor allem bei der erstmaligen Ausrichtung von digitalen Veranstaltungen oder von hybrid Events ist die Anspannung groß. Aussteller, Teilnehmer und das Programm muss für Veranstaltungen gezielt koordiniert werden. Sowohl für den Messeveranstalter als auch für die Aussteller bietet enra als Tool umfangreiche Templates für Ausstellungen, Messestände, Messehallen und Bühnen. Die Plattform hilft Ihnen also dabei, Veranstaltungen effizient aufzubauen.
Erfolgsfaktoren virtuelle Messe
Messeveranstalter und Aussteller haben einen maßgeblichen Einfluss auf den Erfolg von Veranstaltungen. Sie können die virtuelle Messen nutzen, um Events bereitzustellen, die Teilnehmer überzeugen. Digitalisierung allein reicht noch nicht, um mit einer virtuellen Messe erfolgreich zu sein.
Vor der Messe: Besucher akquirieren und Einladungsmanagement
Die Grundlage für den Erfolg einer virtuellen Messe wird bereits vor der Veranstaltung gelegt. Die Akquise von Besuchern ist dabei auch unabhängig von der Lösung oder dem Anbieter von der Plattform für welche Sie sich entschieden haben. Eine gezielte Bewerbung Ihrer Veranstaltungen bzw. von Ihrem Online Event ist wichtig, um die richtigen Teilnehmer und die Sichtbarkeit gegenüber potentiellen Besuchern zu gewinnen.
Die Analyse geeigneter Maßnahmen ist also Teil der grundlegenden Messeplanung. Besonders die folgenden Maßnahmen haben sich im Hinblick auf die Akquise von Besuchern für ein Online Event bewährt:
- Persönliche Einladungen an die Teilnehmer: Die wohl wirksamste Methode, um vor allem Bestandskunden für eine virtuelle Messe auf einer Plattform zu begeistern, ist die persönliche Ansprache durch einen bekannten Kontakt. Der zuständige Vertriebsmitarbeiter ruft beispielsweise vor der virtuellen Messe an und informiert über die Ausrichtung dieser. Nach dem Gespräch könnte er eine E-Mail versenden und einen kleinen Vorgeschmack auf den digitalen Messestand und die Event Plattform geben. So weiß der potentielle Teilnehmer, ob die Veranstaltung einen Mehrwert generiert.
- Google Ads schalten: Google Ads sind die schnellste Möglichkeit, neue Kontakte für virtuelle Messen zu gewinnen. Darüber hinaus haben Google Ads den Vorteil, dass ein sehr konkretes und zielgerichtetes Targeting möglich ist. Im Rahmen von Google Ads Kampagnen haben wir für unsere Kunden eine sehr erfolgreiche Strategie entwickelt, welche wir Ihnen gerne in einem persönlichen Gespräch näher bringen. Kontaktieren Sie uns gerne per E-Mail oder telefonisch. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.
- Social Media als wichtiger Multiplikator: Nutzen Sie Social Media, um die Reichweite Ihrer Messe zu steigern. Dazu können Sie entweder die unternehmenseigenen Kanäle nutzen oder auch z.B. Ihr persönliches LinkedIn Profil. Netzwerke haben eine hohe Bedeutung und sollten gepflegt werden.
- Schalten von Anzeigen in Fachzeitschriften: Trotz der zunehmenden Digitalisierung sind Fachmedien eine wichtige Möglichkeit, um Reichweite für die eigene Messe oder die Events zu erhalten. Redaktionelle Beiträge und das Schalten von Anzeigen sind also erfolgsversprechende Bestandteile, um Besucher für den Messestand auf der Event Plattform zu gewinnen.
- E-Mailmarketing: Während der Corona Pandemie sind die Öffnungsraten von E-Mails wieder gestiegen. Schafft es ein Unternehmen eine E-Mail Liste aufzubauen und regelmäßig hochwertige Inhalte auszuspielen, kann diese Reichweite auch zum Bewerben der Messe oder des Events genutzt werden.
Die Möglichkeiten, eine Veranstaltung für Besucher sichtbar zu machen sind so vielseitig wie das Marketing selbst. Es sind vor allem kreative Ansätze gefordert, um ein Interesse an einer Messe zu erzeugen.
Während der Messe: Überzeugendes Programm, gute Standbetreuung und hervorragende Inhalte
Es gibt drei zentrale Erfolgsfaktoren während einer digitalen Messe. Innerhalb der letzten Jahre haben sich Kriterien herausgestellt, welche einen Messestand erfolgreich machen. Zu diesen Kriterien gehören die in den folgenden Abschnitten dargestellten Faktoren.
Das Programm
Digitale Kontaktpunkte müssen für den Besucher auf einer Messe zu einem Ereignis werden. Nur wenn man es schafft, Teilnehmer eines Events zu begeistern, wird man auch in Erinnerung bleiben. Aus diesem Grund ist die Planung eines guten Programms eine wichtige Grundlage für den Erfolg eines Events. Das Programm kann dabei aus Keynotes, Fachvorträgen, Produktvorführungen oder Live Shopping Beiträgen bestehen.
Die Vortragenden werden so zum Werbegesicht Ihres Events und erhöhen die Reichweite, indem Sie beispielsweise ihren Kunden von dem Event berichten.
Der Kreativität sind im Rahmen der Programmplanung keine Grenzen gesetzt. Bei dem Programm müssen sich Unternehmen immer wieder selbst übertreffen und neue Formate in digitale Events integrieren.
Die Standbetreuung
Virtuelle Messen bieten umfangreiche Interaktionsmöglichkeiten. Wichtig ist vor allem, dass z.B. der Chat seitens des auf der Plattform ausstellenden Unternehmens besetzt ist. Wenn Sie von einem Besucher kontaktiert werden, möchte dieser innerhalb kurzer Zeit eine qualifizierte Rückmeldung erhalten.
Laufen die Chatanfragen ins Leere, wird der Besucher den Messestand und die Plattform verlassen. Virtuelle Messen benötigen also genau so gute Kontaktmöglichkeiten, welche von jedem Teilnehmer gleichermaßen genutzt werden können, um Kontakt zum Aussteller aufzunehmen.
Die Inhalte
Die Anforderungen an die auf einem digitalen Messestand platzierten Inhalte steigen. Veranstaltungen, welche es schaffen, ein hohes Niveau der Inhalte zu erreichen, sind in jedem Fall erfolgreicher. Auch die Qualität der Inhalte ist unabhängig von der Plattform oder von den Tools, welche genutzt werden.
Teilnehmer verbringen durch gute Inhalte mehr Zeit auf der Plattform und auf Ihrem Messestand. Die Wahrscheinlichkeit durch hochwertige Inhalte den Grundstein für eine künftige Zusammenarbeit zu legen ist groß.
Nach der Messe: Zielgerichtete Nachbereitung von Messekontakten
Nach der Messe - und dabei ist es egal, ob es sich um eine digitale Veranstaltung oder eine klassische Messe handelt - ist die Arbeit noch nicht getan. Wir sind der Überzeugung, dass der wichtigste Teil der Messe erst im Anschluss kommt. Die Events gelten häufig als Türöffner. Eine gezielte, zügige und fachgerechte Betreuung der Teilnehmer im Anschluss an die Messe ist von fundamentaler Bedeutung, um die Messeteilnahme zu einem großen Erfolg zu machen.
Messekontakte richtig nachbearbeiten
- Analysieren Sie dazu die Informationen, welche Ihnen zu den einzelnen Teilnehmern vorliegen. Dabei geht es zum Beispiel darum, welches Unternehmen hinter einem Kontakt steckt und welche Position der Kontakt innehat.
- Priorisieren Sie Kontakte, indem Sie diese mit Ihrem Zielkundenprofil abgleichen. Eine Einordnung in A, B oder C Kontakte ist eine gängige Kategorisierung.
- Definieren Sie Maßnahmen für die jeweilige Priorisierungsstufe.
- Führen Sie die Maßnahmen durch.
- Analysieren Sie die Maßnahmen und werten Sie diese aus.
- Optimieren Sie die Maßnahmen und notieren Sie die Learnings für die nächste Messe.
Roadmap: Ihr virtueller Messestand - In 5 Schritten
In den vorangegangen Absätzen sind wir viel auf die Vorteile und Möglichkeiten von virtuellen Messen eingegangen. Stellt sich die Frage, wie man virtuelle Events zielgerichtet umsetzt. Dazu haben wir für Sie eine Roadmap entwickelt, um Ihre digitalen Events noch erfolgreicher zu machen.
Inhalte für den virtuellen Messestand definieren
Der Erfolg beginnt, wie so oft, mit der Planung. Sie haben sich für die Teilnahme oder die Ausrichtung einer virtuellen Messe entschieden. Jetzt stellt sich die Frage, welche Produkte und Services Sie im Rahmen von Ihrem Messebau berücksichtigen möchten.
Bei der Definition und dem Messebau können Ihnen die folgenden Fragestellungen eine Hilfe sein:
- Gibt es neue Produkte, welche Sie präsentieren möchten?
- Gibt es besondere Angebote, welche ein Besuchermagnet sein können?
- Haben Sie spannende Branchenimpulse, welche Sie mit Ihren Besuchern teilen möchten?
Die Planung der Inhalte für virtuelle Messen ist vergleichbar mit der inhaltlichen Planung eines physischen bzw. analogen Messestandes. Bei der Inhaltsplanung kann man sich darüber hinaus noch Gedanken über die User Journey machen. Welche Tour soll ein Teilnehmer über die virtuelle Messe nehmen?
Inhalte produzieren
Mit der Produktion der Inhalte sollten Sie rechtzeitig starten. Häufig wird der Aufwand der Produktion unterschätzt. Das zur Hilfe nehmen von Agenturen ist empfehlenswert, sofern man Technik und die Kompetenzen z.B. für die Produktion von Videos nicht im Haus hat.
Folgende Inhalte können Sie auf Ihrem digitalen Messestand platzieren:
- Texte
- Videos
- Bilder
- PDFs
- 3D Objekte
- Verlinkungen
- uvm.
An dieser Stelle gilt, auch wenn digitale Standfläche vergleichsweise wenig kostet, dass man den Messestand auf einer virtuellen Messe nicht überladen sollte. Die Aufmerksamkeitsspanne von Menschen ist Online wesentlich geringer. Das bedeutet, dass die Inhalte dieser Herausforderung gewachsen und konkret darauf ausgerichtet sein müssen. Stimmen Sie Inhalte aufeinander ab. Konzentrieren Sie sich auf Videos und stellen Sie kurze sowie prägnante Inhalte bereit. Diese werden Ihre Teilnehmer überzeugen.
Virtuellen Messestand umsetzen
Bei der enra Plattform, welche Sie zur Ausrichtung von virtuellen Messen und Events verwenden können, haben Sie die Möglichkeit, aus unterschiedlichen Messestandtypen zu wählen. Je nach Auswahl erfolgt die Umsetzung Ihres Messestands. Der Vorteil an der Nutzung von Plattformen ist, dass Sie eigenständig Änderungen vornehmen können und so zielgerichtet auf die Anforderungen Ihrer Teilnehmer reagieren können. Virtuelle Messen sind ein hervorragender Ort, um sich stetig zu verbessern. Die Digitalisierung ermöglicht umfangreiche Auswertungen von Erfolgen und macht virtuelle Messen zu einem Instrument, welches sich stetig weiterentwickeln kann.
Online Messe bewerben
Bereits in einem der vorherigen Abschnitte wurde deutlich, dass - unabhängig von der Plattform - ein wichtiger Erfolgsfaktor für das Event das Bewerben der Veranstaltung ist. Nur durch gezielte Marketingmaßnahmen zur Akquise von Besuchern können Sie die Reichweite von Ihrem Event steigern. Je mehr Teilnehmer Sie erreichen, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass Kontakte zu Neukunden werden.
Bei der Werbung für ein Event sind maßgeblich zwei Zielgruppen zu unterscheiden. Neben der Neukundengewinnung eignet sich ein digitales Event auch, um die Anzahl der Kontaktpunkte zu erhöhen.
Standpersonal für virtuelle Messe briefen
Für viele Mitarbeiter im Vertrieb und Marketing sind virtuelle Messen immer noch eine relativ neue Disziplin. Aus diesem Grund ist ein gezieltes Briefing von großer Bedeutung, alle Beteiligten entsprechend auf die Ausrichtung oder Teilnahme vorzubereiten.
Vor allem das Standpersonal ist ein wichtiger Erfolgsfaktor. Diese müssen technisch mit der Event Plattform vertraut sein und darüber hinaus auch fachliche Antworten auf die Anfragen von Besuchern geben können.
Im Vorhinein zu der Veranstaltung sollte also ein Briefing stattfinden, sodass alle Beteiligten wissen, welche Rolle sie bei der Ausrichtung der virtuellen Messe haben.
Die richtige Messe Software finden
Bei der Entscheidung für oder gegen eine Plattform sollten Sie die Lösung verschiedener Anbieter auf Ihren Einsatzbereich analysieren. Die enra GmbH bietet Ihnen eine Komplettlösung und ermöglicht die Veranstaltungsdurchführung aus einer Hand. Darüber hinaus geben wir Ihnen Zugang zu unseren umfangreichen Erfahrungen. Wir lassen Sie bei der Ausrichtung Ihrer virtuellen Messe nicht allein und bieten einen umfangreichen Service. Dieser erstreckt sich vom individuellen Onboarding, über den Support während der Planung und Ausrichtung einer Veranstaltung bis hin zur Begleitung der Nachbearbeitung von Kontakten.
Sprechen Sie uns an. Gerne geben wir Ihnen Einblicke in die Software und präsentieren Ihnen Referenzprojekte, um mögliche Bedarfe zu erkennen. Sie erreichen uns unter kontakt@enra-qr.de oder rufen Sie uns an.
FAQ - virtuelle Messe Software
Rund um virtuellen Messen begegnet man vielen Fragen. Aus diesem Grund haben wir Ihnen Fragen, welche häufig an uns herangetragen werden, zusammengestellt. Sollten Sie weitere Fragen haben, kontaktieren Sie uns. Wir beantworten die Fragen gerne.
Wie hoch sind die Kosten einer virtuellen Messe?
Eine Frage, welche uns wahrscheinlich am häufigsten erreicht, ist die Frage nach den ungefähren Kosten einer virtuellen Messe. Und hier muss man ganz klar sagen: es kommt drauf an. Doch worauf kommt es an? Maßgeblich sind Ausstelleranzahl, Art des Messestands sowie das Werbebudget. Auch Personalressourcen werden im Rahmen einer virtuellen Messe gebunden. Die Kosten belaufen sich bei virtuellen Messen auf 3.500 - 30.000 Euro. Wenn Sie an einer Kostenschätzung für Ihren individuellen Use Case interessiert sind, helfen wir Ihnen gerne weiter.
Low Budget virtuelle Messe - lohnt sich das?
Die Kostenspanne beginnt mit einem relativ überschaubaren Betrag. Die Gefahr bei Low Budget Messen ist immer, dass es entweder keine oder kaum Werbewirkung gibt oder dass diese sogar negativ ist. Dennoch gibt es einige Bereiche, in denen sich eine Low Budget Messe lohnt. Auch hier ist es also sehr individuell und bedarf einer vorherigen Betrachtung.
Wie hoch ist das optimale Budget?
Die meisten Veranstaltungen, welche erfolgreich durchgeführt werden, haben ein Budget zwischen 10.000 und 30.000 Euro. Auch hier kommt es aber darauf an, wie lang zum Beispiel der Veranstaltungszeitraum ist, wie viele Unternehmen teilnehmen, ob es einen Live Stream gibt und so weiter.
Wie viele Besucher können auf die Plattform?
Eine Besucherbegrenzung gibt es auf der enra Plattform nicht. Die größten Veranstaltungen, welche wir durchgeführt haben, hatten 5.000 gleichzeitige Besucher.
Wie viele Aussteller / Unternehmen können auf die Messe Plattform?
Auch hier gibt es keine Grenze. Einige Veranstalter haben bereits virtuelle Messen mit über 100 Ausstellern auf der Event Plattform enra durchgeführt. Bei einer Vielzahl an Ausstellern ist es wichtig, eine thematische Aufteilung dieser in die unterschiedlichen Messehallen vorzunehmen, sodass Besucher auch bei hohen Ausstellerzahlen den Überblick behalten können.
Welche technischen Anforderungen gibt es an Besucher und Aussteller?
Mit der Corona Pandemie hat sich die Art und Weise, wie wir zusammenarbeiten und kommunizieren grundlegend verändert. Die Teilnahme an einem Videochat oder das Nutzen eines Textchats sind keine Herausforderungen mehr.
Eine optimale technische Ausstattung umfasst ein Headset, eine Webcam und eine stabile Internetverbindung.
Welche Möglichkeiten der Analysen sind gegeben?
Digitale Maßnahmen haben häufig den Vorteil, dass man auf umfangreiche Möglichkeiten der Auswertung zurückgreifen kann. Diese Auswertungen sind wichtig, um Maßnahmen immer weiter zu verbessern und zu optimieren.
Die Data Suite von enra ermöglicht Ihnen durch die Auswertung von Informationen eine gezielte Nachbearbeitung. Darüber hinaus können Sie Ihren virtuellen Messestand kontinuierlich verbessern und so langfristig die virtuelle Messe als erfolgreiches Marketinginstrument integrieren.
enra - Ihr starker Partner für Ihre virtuelle Messe
Seit über fünf Jahren beschäftigt sich die enra GmbH mit dem Themenbereich der Messedigitalisierung. Dabei verfolgen wir das Ziel, digitale und analoge Ansatzpunkte so miteinander zu kombinieren, dass eine nahtlose User Journey resultiert. Für unsere Kunden erreichen wir so die Verkürzung eines Sales Cycle. Wir sehen die Transformation von Vertrieb und Marketing im Mittelstand ganzheitlich und liefern das notwendige Toolkit für die Weiterentwicklung.
Vor allem die Vernetzung von Vertrieb und Marketing und die ganzheitliche Betrachtung aller Maßnahmen am Kunden sind dabei wichtige Ausgangspunkte für uns. Virtuelle Messen sind nur ein kleiner Bestandteil von digitalem Vertrieb und verfolgen in unserem Verständnis primär das Ziel, neue Kontakte zu generieren und mehr Kontaktpunkte für die Bestandskunden bereitzustellen. Laden Sie sich gerne unser B2B Sales Framework herunter und erhalten Sie weitere Einblicke in unsere Arbeit.
Uns ist es wichtig, dass sich Unternehmen nicht für digital oder analog entscheiden müssen. Vielmehr geht es darum, die Vorteile zusammenzubringen. Es geht um unternehmerisches und persönliches Wachstum.
Unsere Software entwickeln wir nah am Markt. Größte Impuls- und Richtungsgeber sind unsere Kunden. Zu diesen pflegen wir ein intensives Verhältnis. Das ist uns wichtig.
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Wir freuen uns über Ihre Kontaktaufnahme. Gerne sprechen wir über mögliche Bedarfe und geben Einblicke sowie Impulse in unsere Arbeit. Lassen Sie uns gemeinsam wachsen. Zusammenarbeit auf Augenhöhe und Kundenzentralität sind die Stichwörter, welche von besonderer Bedeutung sind.