Vorstellung neuer Ansprechpartner beim Kunden - so gelingt ein erfolgreicher Übergang
In der Geschäftswelt ist man immer häufiger mit der Situation konfrontiert, dass Personalwechsel stattfinden. Egal, ob der Arbeitgeber gewechselt wird oder langjährige Kollegen aus Altergründen ausscheiden, die Mitteilung der Veränderungen ist ein wichtiges Werkzeug zum guten Umgang mit der neuen Situation.
Mitarbeiterwechsel sollten bei Geschäftspartnern kommuniziert werden und neue Ansprechpartner im besten Fall vorgestellt. Wie das gelingt und welche Chancen in der Vorstellung neuer Ansprechpartner liegen, erfahren Sie in diesem Blogartikel.
4 Gründe, warum Sie neue Ansprechpartner vorstellen sollten
Kunden und Geschäftspartner sollten bei Änderungen des Ansprechpartners informiert werden. Zum einen, um der Überraschung zuvor zu kommen, dass es der Kunde selbst rausfindet. Zum anderen aber auch, um dem neuen Zuständigen einen guten Start zu ermöglichen.
Gerade dann, wenn der vorherige Ansprechpartner beim Einarbeiten des neuen Ansprechpartners den Kollegen beim Geschäftspartner vorstellt, ist es für alle Beteiligten am besten gelöst. Es gibt eine Vielzahl guter Gründe, warum sich die Vorstellung lohnt. Die vier wichtigsten sind die Folgenden.
Guter erster Kontaktpunkt und Wertschätzung gegenüber dem Kunden
Ein Kunde fühlt sich dann gut betreut, wenn die Kommunikation stimmt. Personalwechsel, die mit einem Ansprechpartner Wechsel einhergehen, fallen in jedem Fall in die Kategorie zu kommunizierender Änderungen.
Man sollte möglichst transparent mit den Änderungen umgehen. Das zeugt von einem guten Service und gibt dem Kunden Antwort bevor er überhaupt danach gefragt hat. Außerdem hat man durch eine frühe Kommunikation der Veränderungen die Möglichkeit, dem Kunden die Chance hinter dem Personalwechsel zu vermitteln. Gerade dann, wenn einer neuer motivierter Ansprechpartner in die Fußstapfen des alten tritt, können Kunden davon profitieren.
Möglichkeit zur Einarbeitung
Tritt ein neuer Kollege seine Arbeit an und wird mit der Übernahme von bestehenden Kundenbeziehungen betraut, ist eine Vorstellung eine gute Chance sich in die neuen Aufgaben einzuarbeiten. Der ausscheidende Kollege kann seine Erfahrung teilen und somit eine große Unterstützung für den neuen Kundenberater sein. Man erhält durch die Vorstellung zu Beginn einen guten Überblick zu allen Kanälen und Präferenzen der Kundenkommunikation.
Festigung der Kundenbeziehungen
Ein transparenter Umgang zwischen Unternehmen stärkt und festigt das Vertrauen. Mitarbeiterwechsel sind in der heutigen Zeit schon lange keine Seltenheit mehr. Wichtig ist, dass der Umgang damit passt und alle wichtigen Informationen kommuniziert werden.
Auch für das Unternehmen ist es wichtig, dass Kundenkontakte übertragbar sind, sodass Kundenbeziehungen nicht an einzelnen Personen hängen. Das gibt Sicherheit und ermöglicht das nachhaltige Bestehen von Unternehmen.
Eine gute Übertragbarkeit von Zusammenarbeiten ist dann gegeben, wenn die Arbeit mit Kunden im Unternehmen gut dokumentiert ist. Das erreicht man, wenn man alle Informationen in Wissensdatenbanken dokumentiert hat. Sind Bedürfnisse in schriftlicher Form dokumentiert, kann auf diese personenunabhängig eingegangen werden. Das erhöht die Wertschätzung gegenüber Kunden und Kundinnen und festigt somit die Zusammenarbeit.
Chance die Zusammenarbeit zu intensivieren
Eine neue Vorstellung, gerade im Vertrieb, ist immer ein guter Aufhänger die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen zu intensivieren. Sind die Beziehungen, aus welchen Gründen auch immer, vielleicht ein wenig eingeschlafen, ist der Mitarbeiterwechsel die Chance, das zu ändern.
Ein neuer Mitarbeiter kann zum Beispiel ganz anders mit der schwächeren Beziehungen umgehen, als ein alt eingesessener Mitarbeiter, welcher die Zusammenarbeit vielleicht ein wenig vernachlässigt hat. Der neue Kollege kann den Kunden davon überzeugen, dass er die Motivation und Energie hat, an alte Zusammenarbeiten anzuknüpfen.
Die Aufarbeitung von Gründen, warum bestimmte Beziehungen sich nicht weiter entwickelt haben, bleibt somit aus und man kann neutral einen Neustart vollziehen.
Mögliche Formen bzw. Kanäle der Vorstellung neuer Ansprechpartner
Die Vorstellung eines neuen zuständigen Mitarbeiters stellt eine essenzielle Grundlage der künftigen Zusammenarbeit mit einem Kunden dar. Dabei gibt es verschiedene Möglichkeiten, einen neuen Ansprechpartner gegenüber von Kunden zu kommunizieren.
Der richtige Weg ist abhängig von den Unternehmen und seinen Kundinnen sowie Kunden. Im Folgenden stellen wir Ihnen unterschiedliche Möglichkeiten vor, die alle ihre Vor- und Nachteile haben. Sollten Sie sich bei der Wahl der richtigen Kanäle unsicher sein, dann wählen Sie im Zweifel den direkten Kontakt. So haben Sie die Möglichkeit, direkt auf Reaktionen einzugehen und die Kundenbindung persönlich zu stärken.
Egal welchen Kanal Sie für sich wählen, sprechen Sie uns an, wenn Sie mit umfangreichen Herausforderungen konfrontiert sind. Der Übergang bei Ansprechpartnern ist eine erfolgskritische Situation und sollte gut geplant und durchgeführt werden. So wird der Mitarbeiterwechsel zur Chance.
Vorstellung per E Mail
Sie haben die Möglichkeit, das Informationsschreiben eines Wechsels im Rahmen einer E-Mail zu übermitteln. Dabei geht es nicht darum über mehrere Seiten die Gründe gegenüber der Kundschaft zu kommunizieren.
Für die Kundschaft ist es entscheidend, dass Sie eine gleichwertige oder bessere Lösung haben. Das muss im Anschreiben per E-Mail in jedem Fall deutlich werden und sollte zentraler Kern der Nachricht sein. Kommunizieren Sie aus der Sicht des Kunden und kommen Sie nach einer freundlichen Begrüßung schnell auf dem Punkt indem Sie die notwendigen Informationen zügig übermitteln.
Ein weiterer Tipp ist die Vorstellung mit einem attraktiven Angebot zu verknüpfen. Das kann entweder eine Rabattaktion sein oder die Option einen kostenlosen Termin beim neuen Mitarbeiter zu buchen. Hier sind der Kreativität keine Grenzen gesetzt. Nutzen Sie E-Mail Vorlagen, um Ideen zu entwickeln.
Vorstellung mit einem Kundenanschreiben
Neben dem Versand per E-Mail kann das Kundenanschreiben auch per Post versendet werden. Für Unternehmen mit älteren Privatkunden ist das häufig eine gute Option. Im B2B Kontext wird die Post als Kanal nur noch selten gewählt, um über einen Personalwechsel zu informieren. Inhaltlich decken sich die Anforderungen mit dem Kundenanschreiben per E-Mail. Für das Schreiben gibt es viele Vorlagen und Beispiele, die Ihnen dabei helfen, eine optimale Formulierung zu finden.
Vorstellung durch ein Telefonat
Eine der beliebtesten Optionen ist die persönliche Vorstellung mit Hilfe eines Telefonats. Der Kunde bekommt direkt das Gefühl, dass er einen persönlichen Kontakt hat, man kann sich kennenlernen und der neue zuständige Mitarbeiter kann sein Netzwerk schnell und effektiv aufbauen. Doch auch hier sollte ein inhaltliches Briefing durchgeführt werden.
Was soll gegenüber dem Kunden kommuniziert werden. Vor allem wenn der Grund eines Mitarbeiterwechsels zu Unmut im Unternehmen geführt hat, muss die Kommunikation einheitlich und konsistent durchgeführt werden.
Persönliche Vorstellung vor Ort
Das persönliche Kennenlernen spielt vor allem im unternehmerischen Kontext eine zentrale Rolle. Bei einer partnerschaftlichen Zusammenarbeit geht es zum Beispiel darum, gemeinsam zu wachsen und als Unternehmen sich gemeinsam mit seinen Kunden zu entwickeln.
Für den neuen Ansprechpartner kann es also von hoher Bedeutung sein, seine neuen Kunden und Partner vor Ort zu besuchen und deren Team kennenzulernen. Das zahlt auf die Kundenbeziehung nachhaltig ein. In dem Kontakt vor Ort kann es neben dem personellen Übergang dann auch um Produkte und Dienstleistungen gehen. Wobei das im ersten Schritt eher zweitrangig ist.
Vorstellung über LinkedIn
Ebenfalls hilfreich kann die Nutzung von Sozialen Netzwerken sein. Vernetzen Sie sich dort mit Ihren neuen Kontakten und starten Sie so den Aufbau Ihres Netzwerkes. Versenden Sie Nachrichten und antworten Sie bei dem Empfang von Nachrichten zügig.
Durch das Posten von Informationen erregen Sie darüber hinaus Aufmerksamkeit und können sich in der Branche einen Namen machen. Die Wirkung von Social Media ist hierbei nicht zu unterschätzten und es ermöglicht eine Art Verbindung, die über die anderen Kanäle nicht so schnell erreicht wird.
So gelingt der reibungslose Übergang
Unabhängig ob Sie sich für ein Kundenanschreiben, einen direkten Kontakt per Telefon oder vor Ort entscheiden haben, die korrekte Umsetzung des Übergangs ist für Ihre Kunden von hoher Bedeutung. Aus diesem Grund haben wir Ihnen die drei zentralen Schritte aufgelistet, wie Sie den Mitarbeiter- bzw. Ansprechpartnerwechsel gemeinsam mit allen relevanten Akteuren kommunizieren.
Schritt 1) Übergang vorbereiten
Ein wesentlicher Schritt ist die Schaffung einer optimalen Grundlage zur Kommunikation gegenüber von Kunden. Im ersten Schritt muss die Kommunikation intern innerhalb eines Unternehmens klar werden. Nach Außen und Innen muss mit den Beteiligten eine einheitliche Kommunikation abgestimmt werden. Das Resultat einer Kommunikation darf keinerlei Spielräume für unnötige Interpretationen lassen. Dem Kunden ist es letztlich wichtig, dass er eine gute Option zur weiteren Zusammenarbeit mit einem Unternehmen erhält.
Stimmen Sie sich mit dem Mitarbeiter, der das Unternehmen wechselt, ab, welche Gründe Sie nennen wollen oder ob Sie überhaupt Gründe nennen möchten. Schaffen Sie dann die Grundlage für einen intensiven Informationsaustausch zwischen dem Nachfolger und dem Mitarbeiter, der das Unternehmen verlässt. Hier hilft ein strukturierter Wissenstransfer. Definieren Sie darüber hinaus den Zeitpunkt des Übergangs.
Schritt 2) Vorstellung des neuen Ansprechpartners durchführen und Übergang vollziehen
Im zweiten Schritt geht es um die Durchführung der Kommunikation. Hier wird zunächst intern kommuniziert und anschließend gegenüber den Kunden. Unabhängig von dem Kanal, den Sie für diese Kommunikation wählen, geht es im zweiten Schritt darum, die Informationen schnell an die Kunden zu bringen, dass es zu keinen Unsicherheiten kommt.
Per E-Mail geht das häufig am schnellsten. Aus diesem Grund können Sie eine kombinierte Kommunikationsweise wählen. Eine Idee ist, eine E-Mail an die Kundinnen und Kunden zu schicken und im Anschluss anzurufen. Auch hier gibt es eine Vorlage oder Muster, die Ihnen helfen können.
Schritt 3) Kontinuierliche Kommunikation und Feedback
Fragen Sie Ihre Kunden, wie Sie die Kommunikation des Mitarbeiterwechsels empfunden haben, nehmen Sie das Feedback auf und setzen Sie dieses um. Die kontinuierliche Verbesserung von Prozessen spielt auch hier eine wichtige Rolle und kann zu einem Erfolgsfaktor werden.
Schritt 4) Ansprechbar und im Gespräch bleiben
Für den neuen Ansprechpartner ist es von fundamentaler Bedeutung, dass er mit seinen neuen Kunden und Partnern regelmäßig im Austausch bleibt. Vor allem zu Beginn ist es häufig nicht klar, welche Frequenz die Kommunikation benötigt.
Diese können Sie nur herausfinden, wenn Sie mit Kunden im direkten Kontakt bleiben. Setzten Sie sich für die Belange Ihrer Kunden ein und finden Sie Lösungen. So haben Sie die Möglichkeit, sich schnell als neuer Ansprechpartner zu etablieren und Ihr Netzwerk zu stärken.
FAQs: Häufige Fragen rund um die Vorstellung neuer Ansprechpartner
Rund um das Thema zur Vorstellung von neuen Ansprechpartnern gibt es viele Fragen, in welcher Art und Weise eine solche Vorstellung durchgeführt werden kann. Die häufigsten Fragen beantworten wir hier.
Wie stelle ich mich beim Kunden vor?
Die Vorstellung beim Kunden kann auf verschiedenen Kanälen erfolgen. Egal, ob Kundenanschreiben, E Mail, die persönliche Vorstellung oder ein Telefonat - alles sind geeignete Möglichkeiten sich beim Kunden vorzustellen. In manchen Unternehmen gibt es Vorgaben in welcher Form die Vorstellung durchgeführt wird. Manche haben auch Vorlagen, um die richtige Form sicherzustellen. Ist das nicht der Fall, sollte man schauen, was am besten zu einem selbst passt und sich höflich beim Kunden vorstellen.
Wie stelle ich mich als neuer Mitarbeiter schriftlich vor?
Eine schriftliche Vorstellung kann in Form von einer E Mail oder einem schriftlichen Kundenanschreiben erfolgen. In manchen Unternehmen werden Muster oder E Mail Vorlagen für solche Anschreiben bereitgestellt.
In jedem Fall sollten Sie alle wichtigen Informationen in dem Anschreiben nennen. Ihr Name, Ihre Telefonnummer, Ihre Position und Ihre E Mail Adresse (falls Sie sich nicht per E Mail vorstellen) sind wichtige Informationen, die für den Kunden relevant sind. Auch Ihre Erfahrung und Themen, wo Sie ein besonders geeigneter Ansprechpartner sind, sind relevante Informationen.
Geben Sie sich in Ihrer Vorstellung Mühe und strahlen Sie so Ihre Motivation aus, den Kunden zum Erfolg zu führen. Das ist der Startschuss für einen guten Kundenservice.
Wie schreibt man eine Vorstellungsmail?
Wählen Sie zunächst einen seriösen Betreff aus, welcher Lust darauf macht, Ihre Vorstellungsmail zu lesen. Geben Sie alle relevanten Infos. Dabei sind vor allem Kontaktdaten, wie Name, Telefonnummer und Erreichbarkeiten von hoher Bedeutung. Auch Ihre Position ist ein wichtiger Punkt in Ihrer Vorstellung. Wählen Sie einen freundlichen und seriösen Ton.
Wie stelle ich mich in einem neuen Team vor?
Kommt man durch einen Jobwechsel oder einen Wechsel in der Position in ein neues Team, ist eines der ersten und wichtigsten Punkte, die eigene Vorstellung. Seien Sie freundlich und verstellen Sie sich nicht. Ein souveräner erster Eindruck ist viel Wert. Setzen Sie sich nicht allzu sehr unter Druck, sondern vertrauen Sie sich. Zeige Interesse an deinen neuen Kollegen und Kolleginnen. Scheue dich nicht Fragen zu stellen und in den Austausch zu kommen.
Fazit - Kunden Information über neuen Ansprechpartner ist Basis für Erfolg
Der Transfer von einem Mitarbeiter zu einem neuen Mitarbeiter hat nicht nur interne Herausforderungen in Bezug auf das Onboarding, um möglichst schnell produktiv zu arbeiten, sondern erfordert auch Fingerspitzengefühl im Bereich der Kundenkommunikation.
Für die Kunden ist ein Mitarbeiterwechsel eine Veränderung in der Beziehung gegenüber eines Unternehmens, deshalb ist die Mitteilung über Veränderungen wichtig und schafft die Grundlage für eine gute und intensive Zusammenarbeit in der Zukunft.
Kunden müssen den Mitarbeiterwechsel als Chance verstehen. Der neue Ansprechpartner sollte sich also in jedem Fall bei Kundinnen und Kunden vorstellen. Ob diese Vorstellung per Anschreiben oder im persönlichen Austausch stattfindet, ist zunächst egal. Dennoch sollte vor allem deutlich werden, dass der direkte Draht zu einem Unternehmen, seinen Produkten, Lösungen und Dienstleistungen bestehen bleibt.