Das optimale Zeitmanagement – Seien Sie effektiv und erfolgreich zugleich!
Wer kennt es nicht? Dieses beunruhigende Gefühl von der Uhr ständig gejagt zu werden. Termindruck. Abgabefristen. Deadlines. Viele Menschen plagt im beruflichen und zunehmend auch im privaten Alltag eine niemals endende Liste mit Aufgaben. Gutes Zeitmanagement ist die Lösung für die oben genannte Problematik. Doch was bedeutet es, ein gut organisiertes und effizientes Zeitmanagement zu haben? Wie können Sie ihr eigenes Zeitmanagement vielleicht noch ausbauen beziehungsweise auffrischen? In diesem Blogartikel nehmen wir uns der Thematik eines effizienten Zeitmanagements an und erklären Ihnen, warum dieser spannende Prozess zunehmend an Bedeutung gewinnt.
Wie definiert man Zeitmanagement?
Zeitmanagement ist die Kunst, sich selbst zu managen. Es definiert sich dadurch, dass man effiziente Wege findet, um sich selbst souveräner zu organisieren. Dabei hat das Zeitmanagement nicht das Ziel, dass der eigene Tag bis auf jede Minute in das kleinste Detail durchgeplant ist, vielmehr steht im Zentrum eines effektiven Zeitmanagements, dass anstehende Aufgaben konstruktiv, zielführend und produktiv verrichtet werden. Dabei handelt es sich um praktische Wege, um den eigenen Stress zu reduzieren und vor allem, um sich selbst zu entlasten. Ein gutes Zeitmanagement gehört heutzutage zu den Top Soft Skills, die von Mitarbeitern gefordert werden, und von denen jeder im unternehmerischen Prozess nur profitieren kann.
Lara Farwick
Warum Zeitmanagement nützlich ist
Wenn Sie das Gefühl haben, dass der Tag nicht genügend Stunden hat, um das geplante (Arbeits-) Pensum erfolgreich zu bewältigen, dann kann das an einem schlechten Zeitmanagement liegen. Unbestreitbar ist jedoch, dass Zeit etwas sehr Wertvolles ist. Zeit verrinnt, man kann sie nicht vermehren oder abspeichern. Aus diesem Grund stellt sich die Frage, wie man mit dieser kostbaren Ressource Tag für Tag umgeht, wie man sie einteilt und für welche Tätigkeiten sie gezielt eingesetzt wird. Ferner wird Zeit sehr unterschiedlich wahrgenommen, denn objektiv betrachtet haben alle Menschen 24 Stunden, die Ihnen am Tag zur Verfügung stehen. Subjektiv gesehen nehmen wir jedoch diese 24 Stunden grundlegend unterschiedlich wahr. Das Gefühl für Zeit variiert je nach Mensch und Charaktertyp so grundverschieden, dass der Begriff “Zeit” dementsprechend differenziert interpretiert wird. Hier setzt das Zeitmanagement ein, denn eine effiziente Zeiteinteilung bringt viele Vorteile mit sich:
- Verbesserter Überblick über alle anstehenden Arbeiten
- Stressabbau sowie Stressvermeidung
- Klare Prioritäten und eine gezielte Einteilung verschaffen ein Gefühl der Sicherheit
- Steigerung der Leistungsfähigkeit und der Produktivität
- Strukturiertes Arbeiten steigert Ihre Effizienz und somit Ihren Erfolg
- Die gewählten Ziele werden mit dem richtigen und nicht mit unnötig verbrauchtem Ressourcenaufwand erreicht
- Gesetzte Ziele werden konsequent und systematisch verfolgt
Jakob Scholtyssik
Das macht ein gutes Zeitmanagement aus
Auf Grund der sehr vielen verschiedenen Zeitmanagementstrategien gilt es sicherlich festzuhalten, dass es kein Standardrezept für Erfolg gibt. So unterschiedlich wir in unseren Zielen und unseren Vorhaben sind, so verschieden sind unsere Charaktere mit ihren Stärken und Schwächen. Für das persönliche Zeitmanagement sollten Sie sich zunächst dafür entscheiden, welchen Bereich Sie optimieren möchten. Gelten Ihre Absichten generell mehr Struktur in Ihren Alltag zu implementieren oder möchten Sie zielgerichteter und systematischer arbeiten, weil Sie das Gefühl haben, dass Sie produktive Zeit ungenutzt lassen? Welches Gefühl begleitet Sie, wenn Sie an Meetings und (Abgabe-) Fristen denken? Wichtig ist es, dass Sie die geeignetste Methode für sich selbst finden. Aus der Vielzahl von Möglichkeiten sollten Sie das für Sie vielversprechendste Modell trainieren, damit die Pro·kras·ti·na·ti·on (= das Verschieben, Aufschieben von anstehenden Aufgaben und Tätigkeiten) für Sie ein Fremdwort bleibt.
Gerne stellen wir Ihnen im Folgenden geeignete Zeitmanagement-Methoden vor, von den wir durchaus begeistert sind:
1-3-5 Regel
Dieses System fordert Sie auf, dass Sie 1 große, 3 mittelgroße und 5 kleine Aufgaben für den Tag aufschreiben und erledigen. Dieses Zeitmanagement-Tool hilft Ihnen, dass Sie sich jeden Tag aufs Neue organisieren können, und ist vornehmlich für Personen gedacht, die Schwierigkeiten bei der Priorisierung ihrer anstehenden Aufgaben haben. Weiterhin unterstützt dieses Tool alle Menschen, die Listen gerne abarbeiten. Es verschafft Orientierung und Sie wissen zu jedem Zeitpunkt, in welchem Status Sie sich befinden.
Fresh or Fried
Diese Methode verhilft Ihnen Ihre Produktivität zu steigern. Im Laufe des Tages nimmt die Energie des Menschen zunehmend ab. Während man am Morgen noch frisch und munter ist, lässt die Konzentration und Aufnahme zum Ende des Tages nach. Bei der Fresh or Fried Methode führen Sie eine ganz normale To-Do Liste, bei der Sie am Ende des Tages sich etwas Zeit nehmen, um die Aufgaben für den nächsten Tag zu priorisieren. Legen Sie wichtige und dringende Aufgaben an den Start des Tages, während Sie weniger wichtige an den hinteren Teil des Tages setzen. Speziell eignet sich diese Methode für Menschen, die in der Regel schlecht in den Tag starten. Und da wir bekanntlich entweder Morgen- oder Nachtmenschen sind, sollten Sie diese einfache Maßnahme nutzen, wenn Sie Probleme haben Ihren Alltag von Anfang an strikt zu organisieren.
Die Eisenhower Matrix
Bei der Eisenhower Matrix priorisieren Sie Ihre Aufgaben nach Dringlichkeit beziehungsweise nach weniger und überhaupt nicht dringenden Aufgaben. Letztere gehen sogar so weit, dass sie ignoriert und gelöscht werden können. In den ersten Quadranten definieren Sie Aufgaben, die sofort und mit höchster Priorität erledigt werden müssen. In Quadrant 2 kommen dann die Aufgaben, die zwar wichtig sind, jedoch auch zu einem späteren Zeitpunkt angegangen werden können. In Quadrant 3 kommen dann die Aufgaben, die Sie an andere delegieren und die durch anderen bearbeitet werden können, bevor Sie im Quadrant 4 die Aufgaben festhalten, die Sie gekonnt ignorieren und löschen können. Geeignet ist dieses System für Menschen, die an mehreren Projekten gleichzeitig arbeiten. So verschaffen Sie sich einen Überblick was für Sie an erster Stelle stehen muss und welche Aufgaben an Kollegen und Mitarbeiter weiter gereicht werden können.
Die Kanban-Methode
Die Kanban-Methode ist ein japanisches System, bei dem Sie auf einem Board drei vertikale Spalten festhalten: Aufgabe, Bearbeitung und Erledigt. Mit Post-it Karten können Sie nun diese Spalten mit Aufgaben füllen, so dass Sie einen genauen Überblick haben, welche Aufgaben aktuell im Prozess sind oder welche Wichtigkeit Sie haben. Beachten Sie, dass Sie die Spalten nicht mit zu vielen Aufgaben füllen, denn dieses sehr einfache System zielt darauf ab, sich voll und ganz auf die Aufgaben zu konzentrieren, die dort aufgeführt sind. Nützlich ist diese Methode sicherlich für jedermann, gerade aber für Menschen, die fähig sind Multi-tasking arbeiten zu können.
Das Pareto Prinzip
Auch bei diesem Prinzip werden Aufgaben nach Priorität sortiert. Diese Methode besagt, dass man 80 Prozent seiner Arbeit mit 20 Prozent Aufwand erreicht. Also nicht wie so oft das Gegenteil, dass man mit 80 Prozent Aufwand nur 20 Prozent der gewünschten Arbeit erreicht. Hierbei ist es wichtig, dass Sie sich nur auf eine Aufgabe konzentrieren und diese mit ganzem Elan angehen anstatt mehrere Arbeiten anzugehen und Ihre Energie zu verteilen. Diese Methode ist sehr hilfreich, wenn Sie enorm viel zu tun haben, aber nur wenig Zeit dafür bleibt.
Beginnen Sie Ihre Arbeiten immer strukturiert!
Grundsätzlich legen wir Ihnen ans Herz, dass Sie die wichtigsten Aufgaben mit voller Konzentration und größtmöglicher Intensität angehen. Lassen Sie sich von Störfaktoren nicht ablenken und blenden Sie diese am besten komplett aus. Setzen Sie Prioritäten für die anstehenden Aufgaben und finden Sie eine Zeitmanagementstrategie, die für Sie als Person und Charakter optimal anwendbar ist. Behalten Sie Ihre Leistungskurve stets im Blick und wenn Sie erste erfolgreiche Ergebnisse erzielen, dann gilt es diese ständig zu hinterfragen und gegebenenfalls im Laufe des Prozesses erneut zu optimieren. Was hat Sie viel Zeit gekostet und wie können Sie dieses Vorgehen für die Zukunft anders gestalten? Durch eine optimale Planung im Vorfeld reduzieren Sie das Stresslevel um ein Vielfaches. Methoden für ein effizientes Zeitmanagement gibt es wie Sand am Meer! Finden Sie das Optimum für sich und gehen Sie in Zukunft die Dinge mit einer anderen Herangehensweise an! Wir wünschen Ihnen viel Erfolg und gutes Gelingen dabei!