Digitale Bewerbungsgespräche – So effektivieren Sie Ihren Bewerbungsprozess
Viele Schritte des Bewerbungsprozesses, wie die Stellenausschreibung bis hin zu der Einreichung und Verwaltung von Bewerbungsunterlagen, sind in den meisten Unternehmen bereits vollständig digitalisiert. Bewerbungsgespräche werden meist jedoch noch immer in einem Face-to-Face Gespräch durchgeführt. Die Corona-Pandemie hat innerhalb des letzten Jahres viele Unternehmen dazu gezwungen auch diesen Schritt des Bewerbungsprozesses zu digitalisieren, um das Tagesgeschäft wie gewohnt durchführen zu können und wettbewerbsfähig zu bleiben. Dabei haben sich Live-Video-Gespräche über digitale Kommunikationstools zu einem zentralen Instrument für Bewerbungsgespräche entwickelt. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie unter anderem, wie Sie sich als Arbeitgeber bestmöglich auf digitale Bewerbungsgespräche vorbereiten, welche Vorteile die Umstellung hat und ob Bewerbungsgespräche auch in Zukunft digital stattfinden werden.
Wie läuft ein digitales Bewerbungsgespräch ab?
Der Prozess des digitalen Bewerbungsgespräches sollte, wie bei einem traditionellen Bewerbungsgespräch, klar strukturiert und definiert sein. Legen Sie im Vorfeld fest, welche Schnittstelle, wann agiert.
Terminvereinbarung: Sobald Sie eine Vorauswahl der KandidatInnen getroffen haben, erfolgt der nächste Schritt, in dem Termine für die digitalen Bewerbungsgespräche vereinbart werden. Nachdem sich auf einen Termin geeinigt wurde, sollten die KandidatInnen eine Bestätigungsmail mit einem Link zu diesem Termin erhalten. Besonders, falls Sie für Ihr Gespräch ein weniger geläufiges Kommunikationstool verwenden, ist es ratsam dieser Mail Hinweise hinzuzufügen, wie dieses Tool zu benutzen ist. Legen Sie in der Bestätigungsmail außerdem fest, welchen Zeitraum Sie für das anstehende Gespräch eingeplant haben, sodass die BewerberInnen sich bestmöglich auf das Bewerbungsgespräch vorbereiten können. In der Regel sollte dieses zwischen 30 und 60 Minuten dauern, je nachdem wie viele BewerberInnen Sie zu einem Gespräch einladen und wie detailliert Sie diese befragen möchten.
Gesprächsvorbereitung: Wie bei traditionellen Bewerbungsgesprächen gilt auch hier: bereiten Sie sich auf Ihre BewerberInnen vor. Oftmals haben wir den Eindruck, wir können online Termine beiläufig wahrnehmen, da wir diese, aufgrund einer fehlenden An- und Abreise, schnell zwischen zwei anderen Terminen erledigen könnten. Nehmen Sie sich Zeit für die BewerberInnen und informieren Sie sich, sodass Sie in dem späteren Gespräch auf einzelne Aspekte ihrer Fähigkeiten eingehen können, anstatt allgemeine Fragen zu stellen, welche sich auch mit einem Blick auf den Lebenslauf der KandidatInnen beantworten lassen würden. Achten Sie zudem darauf, kurz vor Beginn des Bewerbungsgespräches, die Mitteilungen Ihrer Endgeräte stumm zu schalten. Der ständige Ton von E-Mail-Benachrichtigungen stört nicht nur den Gesprächsfluss, sondern gibt Ihren BewerberInnen ein zusätzliches Gefühl von Desinteresse.
Bewerbungsgespräch: Gehen Sie zu Beginn des digitalen Bewerbungsgesprächs auf die besondere Situation eines virtuellen Bewerbungsgesprächs ein und fragen Sie den Bewerber oder die die Bewerberin, ob technisch alles funktioniert. Es ist ratsam festzulegen, wie vorgegangen wird, falls es doch zu technischen Problemen kommen sollte. Innerhalb des Gesprächs können Sie so agieren, wie Sie es bei einem klassischen Face-to-Face Interview auch tun würden: Erzählen Sie von der zu besetzenden Stellen. Welche Aufgaben kommen auf den Kandidaten oder die Kandidatin zu? Wie sieht der Arbeitsalltag aus?
Das weitere Vorgehen: Wichtig ist auch, dass Sie zum Ende des Gesprächs auf das weitere Vorgehen eingehen. Wann können die BewerberInnen mit einer Antwort rechnen? Wird es bei einer Zusage noch ein finales Gespräch geben und findet dies wieder digital statt, oder sogar als persönliches Treffen im Unternehmen?
Vorbereitungen für das digitale Bewerbungsgespräch
Ähnlich zu einem traditionellen Bewerbungsgespräch muss auch das digitale Bewerbungsgespräch vorab möglichst gut vorbereitet werden. Je strukturierter der gesamte Prozess abläuft, umso professioneller werden Sie von den BewerberInnen wahrgenommen. Dies zählt zum Aufbau einer starken Arbeitgebermarke.
Marcel Vedder
Neben den organisatorischen Abläufen sollten Sie bei den digitalen Bewerbungsgesprächen zusätzlich auf folgende Aspekte achten:
Die richtige Technik: Mittlerweile verfügt ein Großteil der Endgeräte zwar über eine eingebaute Webcam und ein Mikrofon. Bei einigen Geräten ist die Qualität dieses Zubehörs jedoch nicht ausreichend. Investieren Sie daher in eine qualitativ hochwertige Webcam und gegebenenfalls ein Headset. So vermeiden Sie, dass Ihre BewerberInnen Sie nur verpixelt sehen und die Qualität des Gesprächs durch vermeidbare Störungen beeinträchtigt wird. Mit einer zusätzlichen Lichtquelle können Sie dies sogar noch weiter optimieren. Wichtig ist hier, dass Sie konstante Lichtverhältnisse schaffen.
Ihr Hintergrund: Sollten Sie die Bewerbungsgespräche aus Ihrem Büro durchführen, brauchen Sie sich um diesen Aspekt keine Gedanken machen, da die BewerberInnen hier bereits einen Einblick erhalten, wie ihr späterer Arbeitsplatz aussehen könnte. Gerade seit dem letzten Jahr ist es jedoch keine Seltenheit, dass Sie diese Gespräche aus dem Homeoffice geführt werden. Hier bleibt es Ihnen überlassen, wieviel Sie von Ihrem Privatleben preisgeben möchten. Wir von der enra GmbH nutzen teilweise Fotografien unserer Büroräume als virtuellen Hintergrund für unsere digitalen Bewerbungsgespräche. So können unsere BewerberInnen einen ersten Eindruck von unserem Arbeitsumfeld gewinnen. Sofern Sie keinen virtuellen Hintergrund nutzen möchten, positionieren Sie sich überlegt und haben Sie immer im Hinterkopf, dass Sie in den Bewerbungsgesprächen womöglich mit Ihren zukünftigen ArbeitskollegInnen sprechen. Überlegen Sie sich, welche persönlichen Einblicke Sie preisgeben möchten.
Körpersprache: Dieser Punkt wird beim Thema online Kommunikation oftmals unterschätzt. Zwar sehen die KandidatInnen nur Ihren Oberkörper, dennoch (oder gerade deshalb) ist es wichtig auf Ihre Haltung und Ihre Mimik zu achten. Auch wenn es anfangs ungewohnt ist, versuchen Sie beim Sprechen in Ihre Kamera zu gucken. So hat Ihr Gegenüber das Gefühl, Sie schauen ihm oder ihr in die Augen und zeigen Ihre volle Aufmerksamkeit.
Aussprache: In Bewerbungsgesprächen, die digital stattfinden, ist es umso wichtiger, dass Sie auf eine deutliche Aussprache achten. Je nach Kommunikationstool und Internetverbindung kann es sein, dass es schwierig ist Sie zu verstehen. Ist die Verbindung nicht gut, empfiehlt es sich zunächst etwas langsamer zu sprechen, oder die Kameras auszuschalten und nur über das Mikrofon zu kommunizieren. So vermeiden Sie Missverständnisse im Gespräch.
Übung: Die erwähnten Verbindungsprobleme lassen sich teilweise nicht vermeiden. Um alle anderen Störungen zu vermeiden, empfehlen wir Ihnen den Ablauf eines digitalen Bewerbungsgespräches intern zu üben. Kommen Sie problemlos in den virtuellen Gesprächsraum? Testen Sie bei dem Probelauf die Tonqualität: Verstehen Sie sich gegenseitig? Überprüfen Sie die Bildübertragung: Wie ist die Qualität der Kamera? Wieviel ist von Ihrem Hintergrund zu sehen? Falls Sie einen virtuellen Hintergrund gewählt haben: Sind Sie selbst noch gut zu erkennen? Um sicher zu gehen können Sie ein Bewerbungsgespräch testweise aufzeichnen.
Marcel Vedder
Die Vorteile digitaler Bewerbungsgespräche
Trotz der fehlenden Face-to-Face Interaktion zwischen Ihnen und den KandidatInnen bieten digitale Bewerbungsgespräche Ihrem Unternehmen Vorteile, die den Bewerbungsprozess grundlegend effektivieren:
1. Employer Branding: Ein vollständig digitaler Bewerbungsprozess steht für Innovationsfähigkeit und Aufgeschlossenheit gegenüber modernen technologischen Entwicklungen. Positionieren Sie sich als innovativer Arbeitgeber und locken Sie somit nicht nur neue Talente in Ihr Unternehmen, sondern auch potentielle KundInnen, welche Sie als zukunftsgerichtetes Unternehmen wahrnehmen werden.
2. Keine Ansteckungsgefahr: Gerade während der Corona-Pandemie ist es für Sie als Arbeitgeber wichtig, die Gefahr einer Ansteckung für Sie und Ihre MitarbeiterInnen ausschließen zu können. Indem Sie Ihren Bewerbungsprozess vollständig digital durchführen und auf videogestützte Gespräche umstellen, ist dieses Ansteckungsrisiko gleich null. Sobald Sie einen Kandidaten oder eine Kandidatin favorisiert haben, können Sie diese/n noch immer zu einem persönlichen Gespräch einladen, damit diese/r Ihr Unternehmen und das Arbeitsklima live erleben kann. Besonders um eine Vorauswahl zu treffen, oder um KandidatInnen miteinander zu vergleichen, ist es unserer Meinung nach vollkommen ausreichend auf ein digitales Gespräch zurückzugreifen.
3. Zeitersparnis:Den richtigen Kandidaten oder die richtige Kandidatin für eine Stelle auszuwählen ist oftmals herausfordernd und kann viel Zeit in Anspruch nehmen. Diese Zeit können Sie mithilfe digitaler Bewerbungsgespräche erheblich verringern. So können Sie innerhalb kurzer Zeit Gespräche mit mehreren KandidatInnen führen. Je mehr KandidatInnen Sie persönlich kennenlernen, desto wahrscheinlicher ist es, dass sie den oder die Richtige für die Stelle auswählen.
4. Koordination:Zudem wird eine Terminabstimmung enorm erleichtert. Nicht nur Sie, sondern auch Ihre BewerberInnen haben oftmals einen vollen Terminkalender, da diese eventuell noch in ihrem aktuellen Job eingespannt sind. Ein digitales Bewerbungsgespräch können die KandidatInnen von Zuhause erledigen, ohne eine An- und Abreise zu Ihrem Unternehmen berücksichtigen zu müssen.
5. Globales Rekrutieren: Besteht ein Einstellungsprozess zwingend aus einem persönlichen Bewerbungsgespräch, kann dies potentielle BewerberInnen aus weiter entfernten Standorten abschrecken. Wenn Sie allerdings vermitteln, dass der gesamte Prozess digital stattfindet, werden Sie womöglich auch Bewerbungen von geographisch weiter gestreuten Regionen erhalten. Davon profitieren Sie, denn es gilt auch hier: Je größer der Bewerberpool ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass Sie den Kandidaten oder die Kandidatin finden, der oder die perfekt auf die von Ihnen ausgeschriebene Stelle passt.
6. Vorteile für Ihre BewerberInnen: Ein digitales Bewerbungsgespräch bringt auch einige Vorteile für die BewerberInnen mit. Da das Gespräch aus den eigenen vier Wänden und damit aus einer gewohnten Atmosphäre stattfinden kann, sorgt beispielsweise dafür, dass die BewerberInnen sich wohler fühlen und somit sicherer und selbstbewusster auftreten können. Zudem können sie Ihre Medienkompetenz demonstrieren und somit den Umgang mit modernen Kommunikationstools. Dies kann für Sie von großem Interesse sein, je nachdem was für eine Stelle Sie besetzen möchten.
Herausforderungen digitaler Bewerbungsgespräche
Neben den überzeugenden Vorteilen digitaler Bewerbungsgespräche gibt es auch einige Herausforderungen, die es zu beachten gilt, bevor Sie die Bewerbungsgespräche Ihres Unternehmens digitalisieren.
1. Bereitschaft: Der Bewerbungsprozess betrifft im Endeffekt jede Abteilung Ihres Unternehmens, da die BewerberInnen später unterschiedlich eingesetzt werden. Aus diesem Grund muss eine unternehmensweite Bereitschaft erzeugt werden, sich generell auf neue Prozesse einzulassen.
2. Technische Probleme: Eine weitere Herausforderung der digitalen Bewerbungsgespräche ist, dass es bei den virtuellen Zusammentreffen immer wieder zu technischen Problemen kommt. Daher ist es, wie bereits erwähnt, empfehlenswert vor jedem Gespräch die Funktionsfähigkeit, von sowohl Kamera als auch Mikrofon oder Headset, zu testen.
3. Verbindungsprobleme: Wenn mehr als zwei Personen an einem Videochat teilnehmen, kann es gerade in ländlichen Gegenden zu Verbindungsproblemen kommen, was den Gesprächsfluss erheblich beeinträchtigt.
4. Der Einstieg: Zudem kann der Einstieg in ein digitales Bewerbungsgespräch schwieriger sein als der Einstieg in ein Face-to-Face Gespräch in Ihrem Unternehmen. Smalltalk-Themen, wie die Frage nach der Anreise oder das Anbieten eines Getränks, lockern die Stimmung zu Beginn des Bewerbungsgesprächs auf, doch diese entfallen in der virtuellen Version.
5. Persönlicher Eindruck: Zwar ermöglichen Videogespräche, die Mimik und zum Teil die Gestik des Gesprächspartners zu erkennen, dennoch lässt sich das Gesamtbild einer Person noch immer am besten innerhalb einer Face-to-Face Interaktion beurteilen
6. Datenschutz:Einer der größten Streitpunkte, wenn es um Digitalisierung allgemein gilt, ist der Datenschutz. Ein online Bewerbungsgespräch ist zwar datenschutzrechtlich zugelassen, jedoch sollten Sie Ihren BewerberInnen im Zweifel auch die alternative Möglichkeit eines persönlichen Bewerbungsgesprächs vor Ort anbieten.
Der Blick in die Zukunft
Digitale Bewerbungsgespräche überzeugen durch ihre Effektivität! Positionieren Sie sich als innovatives Unternehmen und locken Sie gleichzeitig Talente, unabhängig von geographischen Grenzen, in Ihr Unternehmen. Sie möchten nicht gänzlich auf ein Face-to-Face Gespräch verzichten, bevor Sie sich für einen neuen Kollegen oder eine neue Kollegin entscheiden? Nutzen Sie die digitalen Bewerbungsgespräche, um einen ersten Eindruck der BewerberInnen zu erlangen und laden Sie Ihre FavoritInnen zu einem Gespräch in Ihrem Unternehmen ein.
Wir denken, unabhängig davon, in welchem Umfang Sie von digitalen Bewerbungsgesprächen Gebrauch machen, diese Art des Bewerbungsgesprächs wird uns auch nach der Corona-Pandemie langfristig begleiten.
Das Team von enra wünscht Ihnen viel Erfolg bei der Durchführung Ihrer digitalen Bewerbungsgespräche!