Erfolgreicher Messeauftritt - auf diese fünf Faktoren kommt es an

messe 19. Mai 2022

Messen finden wieder statt. Unternehmen wünschen sich einen erfolgreichen Messeauftritt. Eine Messe ist für Aussteller sehr ressourcenintensiv und nimmt einen großen Teil des Marketingbudgets eines Unternehmens ein. Umso wichtiger ist es, Kontakte auf einer Messe zu generieren, mit vielen Besuchern ins Gespräch zu kommen und den Erfolg einer Messe messbar zu machen. Stellt sich die Frage, was einen erfolgreichen Messeauftritt ausmacht und welche Faktoren eine Rolle spielen.

In diesem Artikel erfahren Sie, worauf es bei der Planung, Durchführung und Nachbereitung einer Messe ankommt. Darüber hinaus haben wir für Sie einen umfangreichen Leitfaden zusammengestellt, welchen Sie sich hier downloaden können:

Digitale Nachbearbeitung

Was macht einen erfolgreichen Messeauftritt aus?

Die Ziele auf Messen unterscheiden sich je nach Zielgruppe und Unternehmen. Der Besucher möchte auf Messen Kontakte pflegen und neue Impulse erhalten. Für den Aussteller geht es primär darum, Besucher auf dem eigenen Messestand zu empfangen, um neue Kunden zu gewinnen und Bestandskunden zu binden.

Ziele vom Messeauftritt definieren

Um Erfolge messbar zu machen, um zu analysieren ob es ein erfolgreicher Messeauftritt war, muss zunächst eine klare Zielsetzung vorhanden sein. Ziele sollten dabei vor allem quantifizierbar sein. Unternehmen definieren also im Vorfeld, wie viele Besucher sie erreichen möchten, wie viele neue Kontakte sie knüpfen und wie viele Kunden gewonnen werden sollen. Auch eher allgemeinere Ziele, wie zum Beispiel der Ausbau der Markensichtbarkeit sollten quantifiziert werden.

Ziele vom Messeauftritt

Diese vorherige Planung ist essenziell, um auch mögliche Umsätze auf eine Messeteilnahme zurückführen zu können. Mit einer klaren Zieldefinition schaffen Sie die Grundlage für einen erfolgreichen Messeauftritt.

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1 - Die Entscheidung für oder gegen einen Messeauftritt

Vor dem Start der Messe sollte eine klare Entscheidung getroffen werden. Nimmt man an einer Messe teil oder nicht. Die Antwort dieser Frage ist maßgeblich davon abhängig, ob man der Messe die Erreichung der Ziele zutraut. Es ist also eine Frage der Wirksamkeit.

  • Erreichen wir unsere Zielgruppe auf der Messe?
  • Wie viele Besucher werden bei der Messe erwartet?
  • Welche Bedeutung haben Messen in unserem Marketingmix?
  • Welches Budget steht für Messen als Instrument im Marketing zur Verfügung?

Antworten auf all diese Fragen sind wichtige Indikatoren für eine Messeteilnahme. Neben den hohen monetären Ressourcen, welche durch einen Messeauftritt verursacht werden, wird bei der Standbesetzung eine Vielzahl personeller Ressourcen gebunden, um auf dem Stand, Besucher erfolgreich zu betreuen.

Auswahl der richtigen Veranstaltung

Deutschland ist das Land, in dem die meisten Messen stattfinden. Es gibt also eine Vielzahl an möglichen Veranstaltungen, an denen Unternehmen teilnehmen können. Eine zentrale Aufgabe im Marketing ist es, die richtigen Messen herauszufiltern und entsprechend der Marketingstrategie Veranstaltungen zu planen.

Die Auswahl der richtigen Veranstaltung ist im Vorfeld eine der wichtigsten Entscheidungen für den Erfolg eines Unternehmens auf einer Messe. Sollten Sie mehrere Veranstaltungen in Erwägung ziehen, können Sie entsprechen Ihrer Ziele ein Punktsystem aufstellen und so die bestmögliche Veranstaltung für sich mit Hilfe eines Scorings evaluieren.

Die folgende Abbildung verdeutlicht dieses vorgehen und zeigt, dass die Veranstaltung, welche im Scoring die höchste Punktzahl erreicht, die vielversprechendsten Erfolgsaussichten hat.

Die richtige Veranstaltung finden

Vermeiden Sie bei der Auswahl der richtigen Veranstaltung den Fehler, zu viele Veranstaltungen in den Messekalender Ihres Unternehmens aufzunehmen.

Zielgruppe entscheidend

Ein erfolgreicher Messeauftritt wird vor allem durch die Zielgruppe, welche eine Veranstaltung anspricht, beeinflusst. Die Zielgruppe muss ein gutes Kundenpotential aufweisen. Je besser die eigene Zielgruppe mit der Zielgruppe der Veranstaltung übereinstimmt, desto erfolgreicher der Messeauftritt.

2022 wird ein weichenstellendes Jahr für die Bedeutung von Messen in der Kommunikation. Handelt es sich bei Messen immer noch um das bedeutsamste Instrument im Marketing der meisten Unternehmen? Oder ändern Unternehmen ihre Strategie und verfolgen vielseitigere Ansätze. Das Jahr 2022 entscheidet darüber hinaus auch, welche Veranstaltungsformate und Messen für Unternehmen funktionieren. Gerade im B2B Bereich wird das Erlebnis und der Austausch von Expertise auf Messen zu einem wesentlichen Ziel von Ausstellern und Besuchern.

Die Frage der Opportunität

Ein Messeauftritt verursacht nicht nur Kosten, sondern bringt auch Opportunitätskosten mit. Das Standpersonal bzw. der Vertrieb nimmt während der Messe nur bedingt seine alltäglichen Aufgaben wahr. Andere Wege der Kundenbetreuung und Neukundengewinnung werden währen der Messe vernachlässigt und finden "nur" auf dem Messestand statt.

Umso wichtiger ist es, die richtigen Veranstaltungen auszuwählen, um die Zielgruppe zu erreichen.

2 - Es kommt auf die richtige Vorbereitung an

Ein erfolgreicher Messeauftritt entscheidet sich schon während der Planung und Vorbereitung. Es gibt viele Aufgaben, welche im Vorhinein erledigt werden müssen. Aufgaben, die von unterschiedlichem Personal ausgeführt werden, müssen gebündelt zusammenlaufen. Zu den wichtigsten Vorbereitungen gehören die folgenden Punkte.

Eine überzeugende Planung vom Messestand

Der Messestand ist entscheidet darüber, ob ein Besucher den Stand näher betrachtet und Kontakt zum Personal sucht. Interessenten müssen also auf den ersten Blick die Botschaft eines Unternehmens verstehen.

Im Rahmen von der Planung des Messestandes gibt es einige Trends:

Nachhaltigkeit vom Messestand

Das Thema Nachhaltigkeit spielt für Unternehmen zunehmend eine wichtige Rolle. Personal, Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten und weitere Zielgruppen von Unternehmen rechnen diesem Thema eine besondere Bedeutung zu. Dieser Trend hört bei der Messeplanung nicht auf. Stände, die nach einmaliger Nutzung komplett entsorgt werden und Materialien beinhalten, welche nicht wieder verwendbar sind, finden weniger Berücksichtigung im Rahmen des Messebaus.

Auch im Design des Standes wird viel auf nachhaltige Materialien gesetzt. Holz ist ein beliebter Werkstoff. Auch Elemente mit Pflanzen finden Berücksichtigung in modernen Messestandkonzepten.

Weniger Standfläche und digitale Touchpoints

Ein kleinerer Messestand ist vor allem das Resultat der fehlenden Messen während der Corona Pandemie. Unternehmen verteilen ihr Marketingbudget auf unterschiedliche Kanäle. Haben Messen vor Corona noch 90% des Marketingbudgets in einem mittelständischen B2B Unternehmen beansprucht, so sinkt dieser Anteil durch die steigende Bedeutung von anderen Marketinginstrumenten.

Eine kleinere Standfläche kann mit Hilfe von digitalen Touchpoints für die Besucher ausgeglichen werden, sodass alle Informationen einen Platz auf dem Messestand finden. Die digitalen Informationen können zum Beispiel über QR-Codes erreicht werden. Diese können vom Besucher allein abgerufen werden oder im gemeinsamen Gespräch mit dem Standpersonal.

Mit Gamification können darüber hinaus auch digitale Erlebnisse geschaffen werden, sodass das Unternehmen durch den Messeauftritt in Erinnerung bleibt.

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Aktionen und Erlebnisse auf dem Messestand

Auf Messen geht es um Erlebnisse. Die Besucher möchten Produkte und Leistungen erleben. Sie möchten darüber hinaus Vertrauen zum Standpersonal aufbauen. So wird ein starkes Fundament für eine Zusammenarbeit nach der Messe geschaffen.

Darüber hinaus sind Aktionen auf dem Messestand ein gutes Instrument für die Mitarbeiter, um das Eis zum Besucher auf der Messe zu brechen.

Eine umfangreiche Betrachtung von Ideen für Ihren Messestand finden Sie hier: https://blog.enra.app/messestand-ideen/

Wie Sie darüber hinaus Ihre Messefläche digital erweitern können, erfahren Sie hier: https://enra.app/solutions/digitale-standflaeche

Das Briefing der Mitarbeiter

Zu einer guten Vorbereitung gehört auch die Vorbereitung der Mitarbeiter bzw. vom Personal durch ein Briefing. Kommunizieren Sie die Messeziele dabei klar. Entwickeln Sie eine konkrete Botschaft für den Auftritt. Die Motivation der Mitarbeiter auf dem Stand ist wichtig für den Messeerfolg und einer der wichtigsten Beiträge.

Zu dem Briefing auf digitalen Veranstaltungen finden Sie umfangreiche Informationen hier: https://blog.enra.app/briefing-von-beteiligten-digitaler-veranstaltungen/

Beim Briefing ist das Ziel, dass alle Beteiligten wissen, was sie zu welchem Zeitpunkt zu tun haben. Sie kennen die Ziele. Darüber hinaus geht es auch um die Motivation des Standpersonals, um den Erfolg der Messe zu maximieren.

3 - Auf der Messe geht es um Kontakte

Messezeit ist wertvoll. Neben der hohen monetären Investitionen ist auch die Zeit, welche mit neuen Kontakten verbracht werden kann, begrenzt. Umso wichtiger ist es, die Zeit auf der Messe zielgerichtet zu nutzen und vor allem für den direkten Austausch einzusetzen.

Egal ob Fachmesse, Konferenz oder eine andere Veranstaltung, der persönliche Kontakt sollte im Mittelpunkt stehen. Aus diesem Grund ist es wichtig, die Messe besonders gut zu planen. So können kurzfristige Umplanungen vermieden werden.

4 - Die richtige Nachbereitung von Kontakten

Einer der unterschätzten Erfolgsfaktoren eines Messeauftritts ist die gezielte Nachbearbeitung von Leads. Nach der Messe müssen die richtigen Informationen zu den neu geknüpften Kontakten und Interessenten.

Digitale Nachbearbeitung

Schnelle Nachbereitung als Erfolgsfaktor

Dabei kommt es vor allem auf den Zeitpunkt an. Studien belegen, dass eine schnelle Nachbereitung einen entscheidenden Vorteil beim Verkaufsabschluss bieten. Informieren Sie Ihre Interessenten also so schnell wie möglich.

Dabei helfen Ihnen Tools, wie zum Beispiel die Leaderfassung von enra. Mit der Leaderfassung von enra haben Sie umfangreiche Möglichkeiten. Das Messepersonal erfasst die Visitenkarte, welche automatisch ausgelesen wird.

Diese Erfassung ist eine wichtige Grundlage für die personalisierte Nachbereitung von Kontakten.

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Gezielte und personalisierte Nachbereitung

Nachdem das Messepersonal den potentiellen Neukunden erfasst hat, können mit Hilfe von Checkboxen Interessen des Besuchers dokumentiert werden. Messeauftritte hören nämlich nicht mit dem Messestand auf. Besucher erwarten eine nahtlose Customer Journey auch - oder vor allem - nach der Messe.

Dabei sollte das Standpersonal die richtigen Inhalte auswählen. Neben der Planung des Messestandes sollten Sie sich also auch darüber Gedanken machen, wie die Customer Journey von einem Kontakt nach der Messe aussieht.

5 - Die richtige Customer Journey über die Messe hinaus

Die Erwartungshaltung der Besucher hat sich im Jahr 2022 stark gewandelt. Auf dieser Veränderung sollten Unternehmen reagieren. Sie bietet eine umfangreiche Chance, die Messen bzw. die Teilnahme an Messen erfolgreich zu machen.

Nach der Messe ist also ein klarer Prozess festzulegen, wie die Customer Journey weitergeht. Eine beispielhafte Customer Journey sehen Sie in der folgenden Abbildung.

Der Messekontakt wurde digital mit Hilfe der digitalen Leaderfassung von enra erfasst. Dabei wurden die Kontaktdaten zielgerichtet ausgelesen und eine erste Nachbereitung hat stattgefunden. Die erste Nachbereitung erfolgt interessengerecht. Der potentielle Kunde erhält also nur Informationen zu den Produkten, für die er sich interessiert hat und zu denen er sich mit dem Standpersonal ausgetauscht hat.

Customer Journey nach Messeauftritt

Nach der Messe erfolgt eine Terminvereinbarung. Im besten Fall durch den Vertrieb im Sales Hub. Hier erfolgt der persönliche Austausch, welcher in einem Abschluss mündet. Nach dem Abschluss wird der Kunde über analoge und digitale Touchpoints weiterentwickelt.

Fazit - Ihr erfolgreicher Messeauftritt

Messen werden auch mittelfristig eine Rolle im Marketingmix von mittelständischen Unternehmen spielen. Aufgrund der hohen Investitionen ist es jedoch wichtig, dass die Teilnahme an einer Messe und der Stand erfolgreich ist.

Für den Erfolg können Sie die oben genannten Punkte berücksichtigen, um Ihre Ziele zu erreichen.

Die enra GmbH ist Ihr starker Partner für Messedigitalisierung. Wir verbinden die analoge und die digitale Welt, indem wir Prozesse optimieren und effizienter machen und darüber hinaus auch digitale Erlebnisse auf den Messeständen integrieren.

Wir begleiten unsere Kunden auf dem Weg der digitalen Transformation. Lassen Sie uns in den Austausch kommen und gemeinsam über Potentiale sprechen.

Jetzt Kontakt aufnehmen: https://enra.app/contact

Digitale Nachbearbeitung

Lara Farwick

Lara Farwick ist CMO bei enra, eine ganzheitliche Plattform zur Messe- und Vertriebsdigitalisierung. Sie ist Expertin im Bereich Virtual Selling.

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