Gelungenes Onboarding: Produktivität und Mitarbeiterbindung ab der ersten Sekunde steigern
Um ihre Positionen mit geeigneten MitarbeiterInnen zu besetzen, investieren viele Unternehmen große Mengen an zeitlichen und finanziellen Ressourcen. Mit dem Vertragsabschluss endet jedoch häufig die Mühe, KandidatInnen zu umwerben und für sich zu gewinnen. Sie scheinen schon „an Bord“ und in das Unternehmen integriert zu sein.
Diese Denkweise ist allerdings ein Trugschluss, denn für den Prozess des Onboardings sollten ArbeitgeberInnen viel größere Zeiträume in den Blick nehmen, die durchaus einige Wochen oder sogar Monate umfassen können.
In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, wie wir bei der enra GmbH ein Onboarding durchführen und welche drei Phasen neue Mitarbeiterinnen dabei durchlaufen. Zugleich geben wir Ihnen wichtige Informationen über die Vorteile an die Hand, die ein gelungenes Onboarding für alle Beteiligten nach sich zieht und inwiefern dadurch Kosten eingespart werden können.
Was ist Onboarding und warum ist es sinnvoll?
Der Begriff Onboarding ist eine Verkürzung des englischen „taking on board“ und bedeutet übersetzt folglich in etwa „jemanden an Bord holen“, womit hinter dem Ausdruck schon ein wichtiger Aspekt für Unternehmen steckt: Onboarding ist ein aktiver und kein passiver Akt. ArbeitgeberInnen holen MitarbeiterInnen an Bord ihres Schiffes, sie sind dafür verantwortlich, dass der Auf- beziehungsweise Einstieg gelingen kann.
In der Praxis steht Onboarding für den Prozess, den neue MitarbeiterInnen durchlaufen, wenn sie beginnen, bei einem Unternehmen zu arbeiten. Dieser beginnt mit dem Abschluss des Arbeitsvertrages und dauert – wie bereits beschrieben – mehrere Wochen oder Monate an.
Ziel des Onboardings ist die vollumfängliche Integration neuer KollegInnen in das bestehende Team, sodass nicht nur die fachliche Einarbeitung, sondern auch die soziale Vernetzung sowie die Vermittlung der Unternehmenswerte und -geschichte im Fokus steht. Wichtig ist es dabei auch, auf die Subkulturen einzelner Arbeitsgruppen zu achten, die sich gerade in großen Unternehmen schnell differenzieren. Gibt es gemeinsame Rituale wie beispielsweise ein tägliches Frühstück in der Marketingabteilung?
Jakob Scholtyssik
Ein gelungenes Onboarding rentiert sich für Unternehmen gleich in mehrfacher Hinsicht. Die gute Einarbeitung reduziert auf Seiten der MitarbeiterInnen nicht nur Fehler, sondern steigert auch deren Produktivität und Motivation. Zusätzlich stehen neue KollegInnen in Ihrer ersten Woche oft unter starkem Druck, sodass ein geordneter Prozess beruhigend und stresshemmend wirken kann.
Ein ausgezeichnetes Onboarding hilft Unternehmen zusätzlich dabei, sich von der Konkurrenz abzusetzen und Werbung für die eigenen internen Abläufe zu machen. Eine Studie von Gallup fand 2017 beispielsweise heraus, dass 88 Prozent der MitarbeiterInnen den Onboarding-Prozess ihres Unternehmens als mangelhaft empfanden und die Harvard Business Review bescheinigte 2015 22 Prozent der Unternehmen, insgesamt über keinen formalen Onboarding-Prozess zu verfügen. In diesem Bereich lassen sich also viele, bisher ungenutzte Potenziale entdecken.
Der Wert der Loyalität von MitarbeiterInnen wird von Unternehmen dabei häufig Unterschätzt, doch der Ersatz von KollegInnen verursacht laut Berechnungen von CBS News durchschnittliche Kosten zwischen 16 und 20 Prozent des entsprechenden Gehalts. Dabei gilt es im Hinterkopf zu behalten, dass nicht nur Rekrutierungsaktivitäten und Arbeitsausfälle zu Einbußen führen, sondern sich auch die Produktivitätsverluste durch die Einarbeitung neuer MitarbeiterInnen negativ auf die Bilanzen auswirken können. Laut einer Studie von Digitate aus dem Jahr 2018 führen schlechte Erfahrungen beim Onboarding dazu, dass neue KollegInnen mit einer doppelt so hohen Wahrscheinlichkeit in naher Zukunft nach anderen Jobs suchen – es gilt hier also, wie so oft, nicht an der falschen Stelle zu sparen. Wie kann jetzt allerdings ein gelungener Onboarding-Prozess gestaltet werden?
Der Onboarding-Prozess bei der enra GmbH
Das Onboarding läuft bei uns in drei verschiedenen Phasen ab, die nahtlos ineinander übergehen. Zur Übersicht haben wir am Ende dieses Blogbeitrags die einzelnen Abschnitte noch einmal für Sie zusammengefasst.
Phase 1: Preboarding
Das Preboarding beginnt in dem Moment, in dem neue MitarbeiterInnen ihre Unterschrift unter den Arbeitsvertrag setzen, und endet mit ihrem ersten Arbeitstag. In diesem Zeitraum stellen wir als Unternehmen uns gern noch einmal vor, vermitteln unsere Werte und Visionen, unsere Geschichte und informieren umfassend über unser Produkt, die enra Software. Unser Personalreferent hält dabei lockeren und freundlichen Kontakt und stellt sich für alle Rückfragen zur Verfügung.
Sehr hilfreich kann auch eine Begrüßungsmappe in Form einer PDF-Datei sein. Diese sollte sich lose an den sogenannten W-Fragen orientieren, um so einen ganzheitlichen Überblick zu geben. Ganz besonders wichtig sind dabei das „Wer?“ und das „Wie?“.
Jakob Scholtyssik
Die erste Frage kann schnell mit einem Organigramm beantwortet werden, das eine Übersicht über die verschiedenen Abteilungen und die Unternehmensstrukturen gibt. Besonders hilfreich ist hierbei die Verwendung von Bildern, sodass neue MitarbeiterInnen am ersten Tag schon zuordnen können, wer für sie verantwortlich ist. Ein weiterer Vorteil: Die oft peinliche Nachfrage nach Namen kann umgangen werden.
Die zweite Frage, also das „Wie?“, bezieht sich auf die Unternehmenskultur. Hier kann über den Dresscode aufgeklärt werden, die Ansprache unter KollegInnen oder besondere Arbeitsweisen. Die Begrüßungsmappe bietet außerdem Raum, um noch einmal über Arbeitszeiten und den Arbeitsbeginn zu informieren. Generell sollte ein Ablauf für den ersten Arbeitstag festgelegt werden, sodass sich neue MitarbeiterInnen nicht selbst um die Organisation kümmern müssen. Es empfiehlt sich, KollegInnen erst eine Stunde nach regulärem Arbeitsbeginn im Büro zu begrüßen, um diesen den typischen Montagmorgenstress zu ersparen.
Tipp: Personalisieren Sie ihre Begrüßungsmappe, um Ihren Neuzugang angemessen zu empfangen.
Unternehmensintern klären wir bei der enra GmbH zusätzlich, welche Ausstattung neue MitarbeiterInnen an ihrem Arbeitsplatz benötigen und besorgen diese im Zweifel. Die gesamte Infrastruktur, doch insbesondere PC, E-Mail und eigener Schreibtisch, sollten am ersten Tag unbedingt zur Verfügung stehen. Ein Block und Stifte mit Unternehmenslogo sind zusätzlich gute Giveaways, um vom ersten Tag an die Mitarbeiterbindung zu stärken. Auch eine fertige Visitenkarte kann als kleine Aufmerksamkeit sehr charmant wirken.
Informieren Sie auch rechtzeitig alle Abteilungen über Ihren Neuzugang, denn nichts ist unprofessioneller als ein überraschter Empfang an der Eingangstür. Im besten Fall gibt es schon einen Werte- und Verhaltenskompass zum Umgang mit neuen MitarbeiterInnen, doch fordern Sie Ihre KollegInnen ruhig noch einmal dazu auf, ihn oder sie mittags zum Essen einzuladen. Das stärkt die soziale Integration und steigert die Zufriedenheit. Wir bei enra arbeiten außerdem mit PatInnen, die neue MitarbeiterInnen an ihrem ersten Tag begleiten. Achten Sie darauf, dass diese für das Unternehmen brennen, in die generellen und spezifischen Abläufe eingearbeitet sind und über eine kommunikative Ader verfügen.
Phase 2: Orientierung
Die zweite Phase setzt mit dem ersten Arbeitstag ein und endet in der Regel nach der ersten Arbeitswoche. Bei uns bekommen neue KollegInnen schon in den ersten Tagen einen Überblick über die Aufgaben und Arbeitsweisen aller Abteilungen, damit Sie ihre AnsprechpartnerInnen genau kennenlernen. Eine einstündige Hospitation kann dazu schon ausreichend sein. Zu Arbeitsbeginn findet bei uns außerdem mindestens ein Gespräch mit dem Vorgesetzten und das Kennenlernen der direkten Kollegen statt. Achten Sie darauf, auch für Smalltalk genügend Zeit einzuplanen, denn die soziale Integration ist zur Mitarbeiterbindung mindestens genauso wichtig, wie die fachliche Einarbeitung.
Tipp: Eine gemeinsame Karte von allen MitarbeiterInnen der Abteilung schafft einen freundlichen Empfang für neue KollegInnen.
Es ist hilfreich, Neuzugängen sofort am ersten Tag ihren Wert für das Unternehmen zu verdeutlichen. Dazu ist es wichtig, dass die MitarbeiterInnen nicht nur organisatorisches bewältigen müssen, sondern ihnen auch sinnvolle Aufgaben übertragen werden. Schließlich werden sie nach Feierabend die Frage gestellt bekommen, wie ihr erster Tag gewesen ist. Gleichzeitig ist es aber wichtig, neuen KollegInnen kein Gefühl von Überforderung zu geben. Ein voller Schreibtisch ist womöglich motivierend gemeint, wird die meisten neuen KollegInnen aber eher in Stress versetzen.
Lara Farwick
Am ersten Tag ist es zuletzt besonders wichtig, die Unternehmenskultur vorzuleben. Hier gilt es, die altbekannte Regel „walk the talk“ zu befolgen, also seinen Worten Taten folgen zu lassen. Wenn neue MitarbeiterInnen ihre Arbeit um acht Uhr aufnehmen sollen, wirkt es wenig integer, wenn die Vorgesetzten erst um halb neun erscheinen und es wird unweigerlich das Gefühl erweckt werden, dass es mit der Pünktlichkeit nicht genau genommen wird. Behalten Sie im Hinterkopf, dass Ihr Neuzugang den ersten Tag als Maßstab für die Bewertung nutzen wird.
Phase 3: Integration
Die Phase der Integration beginnt nach der ersten Orientierung und endet oft mit dem Ende der Probezeit, kann jedoch auch darüber hinausgehen. Die Fachliche Einarbeitung sollte hier stattfinden und im Wesentlichen abgeschlossen werden. Dabei kann ein Einarbeitungsplan helfen, der die zentralen Learnings beinhaltet und allen Beteiligten einen Überblick über den aktuellen Stand der Dinge verschafft.
Wir bei der enra GmbH nutzen diese Gelegenheit auch gern, um eine gemeinsame Roadmap mit den neuen KollegInnen zu definieren, die die Frage beantwortet, wo die gemeinsame berufliche Reise mit welchen Projekten hingehen soll. Auf dieser Grundlage können anschließend auch gezielt Coachings und Weiterbildungen geplant werden, die die MitarbeiterInnen ihrem persönlichen Ziel ideal näherbringen.
Tipp: Regelmäßiges Feedback stärkt den Neuzugängen den Rücken oder deckt Probleme auf, die dann gemeinsam angegangen werden können.
Auch die soziale Integration sollte in dieser Phase weitgehend abgeschlossen werden. Nutzen Sie beispielsweise gemeinsame Projekte zwischen Vorgesetzten und neuen MitarbeiterInnen, um sich besser kennenzulernen oder organisieren Sie Events für das gesamte Team. AnsprechpartnerInnen für Rückfragen sollten auch nach dem Ende der Orientierungsphase bekannt sein.
Ein erfolgreiches Onboarding macht erfolgreicher
Unternehmen mit einem starken Onboarding-Prozess verbessern die Bindung neuer Mitarbeiter um 82 und deren Produktivität um über 70 Prozent, wie eine Studie im Auftrag der Webseite Glassdoor 2015 ermittelte. Ein guter Start ins Unternehmen ist dabei oft mit wenig zusätzlichem Aufwand verbunden, kann sich im Nachgang allerdings mehr als auszahlen.