Virtueller Messestand - eine virtuelle Messe mit enra veranstalten
Der virtuelle Messestand oder eine online Messe können ein vielseitig einsetzbares Marketing-Instrument sein, das im Rahmen der Corona Krise zunächst nur als eine vorübergehende Lösung für analoge Veranstaltungen gehalten wurde. Mittlerweile gelten virtuelle Kongresse und die online Messe weitaus mehr als nur eine vorübergehende Lösung. Bereits in vorangegangen Artikeln konnten wir Sie ausführlich darüber informieren, wie die enra GmbH eine digitale online Messe definiert, welche Anwendungsmöglichkeiten denkbar sind und wie Sie die Kundenkommunikation mit einer virtuellen Messe dank der Digitalisierung aufrechterhalten können. Neben den einzelnen Planungsschritten zur effektiven und erfolgreichen Umsetzung eines virtuellen Messestandes, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag außerdem, welche vielfältigen Möglichkeiten es gibt, um einen virtuellen Messebau zusammen mit der enra GmbH zu gestalten. Gerne erstellen wir gemeinsam mit Ihnen als Partner Ihr exklusives online Event, bei dem Sie uns gleichzeitig als dynamisches Startup-Unternehmen mit all unseren Möglichkeiten zur Erstellung eines virtuellen Messestandes kennenlernen. Erhalten Sie spannende Einblicke in unsere Plattform. Der virtuelle Messesstand - eine virtuelle Messe mit enra erstellen. So funktioniert es!
Marcel Vedder
Virtuelle Messen - was kann man sich darunter vorstellen?
Grundsätzlich finden virtuelle Veranstaltungen nicht vor Ort und in Person statt, sondern es handelt sich um eine virtuelle Abbildung eines Events. Mit Hilfe einer computergestützten Software, welche eine gemeinsame Teilnahme aller Beteiligten ermöglicht, können die TeilnehmerInnen sich per Video in Echtzeit sehen, miteinander kommunizieren, aber auch den Bildschirm für mögliche Präsentationen teilen. Ein wesentliches Merkmal eines virtuellen Events lässt sich daher ganz einfach festhalten: die Interaktivität der TeilnehmerInnen, um gemeinsam zu lernen, sich auszutauschen oder virtuelle Aktivitäten durchzuführen. Der zentrale Unterschied einer virtuellen Veranstaltung zu einer analogen Veranstaltung besteht natürlich in der Lokalität. Typischerweise finden digitale online Events zu Hause oder beispielsweise im eigenen Büro statt, wo ein Computer mit einem funktionierendem Netzwerk und Internet vorhanden sind.
Jakob Scholtyssik
Virtuelle Messestände als Leadmagnet
Besonders wichtig bei klassisch analogen Messen sind die persönlichen Kontakte zwischen den Unternehmen und potentiellen Kunden, sogenannten Leads, da bei einer analogen Messeveranstaltung eine gesamte Branche oder ein Wirtschaftszweig aufeinandertreffen, um beispielsweise Networking-Möglichkeiten vollends zu nutzen. Analoge Messen bieten an den Messeständen eine großartige Möglichkeit mit potentiellen Kunden (bzw. Leads) in Kontakt zu treten, um, entsprechend der Customer Journey, viele Informationen über die Bedürfnisse der Kunden zu erfahren. Diesen zentralen Aspekt darf eine virtuelle Messe in puncto Messeerlebnis natürlich in nichts nachstehen.
Grundlegend kann eine virtuelle Messe ebenfalls die zentralen Komponenten einer analogen Messe im Internet abbilden. Über einen individuellen Link bekommen die Besucher Zugang zu Ihrem virtuellen Messestand und können sich als Besucher registrieren, um mit Ausstellern in Kontakt zu treten. Eine virtuelle Messe besteht aus mehreren Exponaten, die von verschiedenen Ausstellern erstellt werden. Nach der Registrierung können sich die Besucher in Ruhe über Ihre Produktneuheiten informieren und mit ihren Ansprechpartnern Kontakt aufnehmen. Die Navigation über den virtuellen Messestand erfolgt per Mausklick, sodass verschiedene digitale Räume besucht werden können. An jedem einzelnen digitalen Messestand hat der Besucher die Möglichkeit, mit dem Aussteller in Kontakt zu treten und relevante Informationen zu sammeln. Für große virtuelle Messen mit einer großen Anzahl von Ausstellern aus verschiedenen Kategorien ist es notwendig, diese in einer logischen Weise zu ordnen. Dadurch können die Aussteller in verschiedene Hallen strukturiert werden, so wie es bei analogen Events in der Realität auch gemacht wird.
Welche Vorteile von digitalen Events müssen Sie kennen?
Die zunehmende Digitalisierung von Unternehmen nicht nur in Deutschland spiegelt einige zentrale Vorteile von digitalen online Events wieder. Bereits vor der Corona Krise nutzten viele Unternehmen beispielsweise Videocalls und Webinare, um eine sinnvolle Alternative als Lösung zu Präsenzveranstaltungen zu schaffen. Da virtuelle Events alternativlos geworden sind und die einzige Möglichkeit darstellen momentan miteinander in größeren Gruppen zu kommunizieren, lohnt sich ein Blick auf die Vorteile, um ein angenehmes Messeerlebnis trotzdem allen Besuchern gewährleisten zu können. Welche zentralen Mehrwerte eines virtuellen Messestandes können wir festhalten?
Größere Teilnehmeranzahl
Grundsätzlich können an digitalen Events eine Vielzahl von MitarbeiterInnen sowie externen Gästen teilnehmen, da es keine Platzbeschränkungen gibt. Lediglich ein Internetzugang und ein internetfähiges Endgerät werden benötigt, damit Ihre MitarbeiterInnen und Gäste an Ihrer digitalen online Messe teilnehmen können. Insbesondere bei international agierenden Unternehmen können Ihre potentiellen TeilnehmerInnen von überall herkommen, um die Produkte auf Ihrem Messestand zu begutachten.
Ortsunabhängigkeit
Lange Anreisen gehören der Vergangenheit an. Zum einen können Sie Ihren Messestand gemeinsam mit den TeilnehmerInnen von verschiedenen Standorten besuchen und zum anderen haben diese die Möglichkeit, von individuell bevorzugten Orten an Ihrem Event teilzunehmen.
Kosten
Analoge Events sind teilweise sehr kostenintensiv und spiegeln sich negativ in Ihrem Budget wider. Zum Beispiel müssen Locations gebucht, Übernachtungen organisiert, für Verpflegung gesorgt und Standpersonal bezahlt werden. Bei einem virtuellen online Event ist dies nicht notwendig. Sie müssen keine Unterkünfte zur Verfügung stellen, kein Catering oder ähnliches organisieren. Die Präsentationsmöglichkeiten Ihrer digitalen Messe kennen keine Grenzen und dennoch wird Ihr Messeauftritt für eine breite Sichtbarkeit unter den Besuchern sorgen. Ihr Budget lässt sich jedenfalls mit einem virtuellen Messestand in vielerlei Hinsicht in der Höhe der Ausgaben schonen.
Keine Beschränkungen
Abhängig vom Format des Events und der verwendeten Software gibt es für die Anzahl an Besuchern keine oder zumindest nur wenig Beschränkungen. Das gleiche gilt für die Faktoren Zeit und Raum. Es muss nicht berücksichtigt werden, ob beispielsweise gewisse Locations verfügbar sind.
Flexibilität
Grundsätzlich bieten Ihnen virtuelle online Events großen Planungsspielraum, weil Sie das Ausmaß einer online Messe nicht zwingend festlegen müssen. Ihr geplantes Event kann als einzelnes Unternehmen oder als Branchenevent durchgeführt werden und Sie allein bestimmen wie groß die Messe sein soll. Webinare oder andere Veranstaltungen, die aufgezeichnet werden, können flexibel geplant und durchgeführt werden. Gegebenenfalls können einzelne Inhalte on-demand zur Verfügung gestellt werden, was auch hier eine enorme Flexibilität für Sie einräumt.
Ressourcenschonend
Neben dem finanziellen Aspekt ist ein digitales online Event sehr ressourcenschonend. Sie müssen keine TeilnehmerInnen oder AusstellerInnen mehr einfliegen lassen. Live stages oder Live streaming können zum Beispiel auf einem Kongress virtuell dargestellt werden, was wiederum Kosten senkt und allen Besuchern trotzdem zugänglich ist.
Sicherheit
Der in der Corona Krise vielleicht wichtigste Punkt ist die Sicherstellung der Gesundheit. Insbesondere müssen ArbeitgeberInnen darauf achten eine Vielzahl von gesetzlichen Bestimmungen einzuhalten, sodass das Infektionsgeschehen verringert wird und MitarbeiterInnen geschützt werden. Mit Hilfe eines digitalen Events ist die Ansteckungsgefahr gleich Null.
Lara Farwick
Wie erstelle ich einen virtuellen Messestand?
Im Folgenden möchten wir Ihnen den Vorgang zur Erstellung eines virtuellen Messestandes mit der enra GmbH im Detail vorstellen. Welchen Service und welche Produkte bieten wir an? Fangen wir mal von Vorne an:
Schritt Nummer 1: Ausstellungskonzept definieren
Zuallererst sollten Sie das Konzept der Messe definieren. Das ist wirklich der erste, obligatorische Schritt bei der Planung einer digitalen Messe, denn Ihre Organisation sowie das ganze Projekt bauen auf dieser Konstruktion auf. Stellen Sie sich die folgenden strategischen Fragen:
- In was für einem Zeitraum soll die Messe stattfinden? Welche Größe soll die Messe haben und wie viele Aussteller sollen daran teilnehmen?
- Welche Ziele verfolgen Sie und wie können diese in der Nachbereitung gemessen werden? Welche Botschaft möchten Sie vermitteln?
- Wie definiert sich die Zielgruppe? Was erwartet die Zielgruppe von Ihnen?
- Was ist die Vision Ihrer digitalen Messe?
Schritt Nummer 2: Messestand gestalten
Im zweiten Schritt geht es nunmehr um die Gestaltung Ihres digitalen Messestands und die technischen Elemente. Besonders wichtig ist, dass Sie einen Messestand wählen, der Sie und Ihr Unternehmen eindrucksvoll widerspiegelt. Welcher Messestand ist ideal für Sie? Wählen Sie einen 2D Messestand, bei dem es beispielsweise unterschiedliche Optionen und ein eigenes Standdesign gibt? Ein 2D Messestand ist ein gerendertes Abbild, auf welchem weiterführende Links zu Produktinformationen platziert werden können. Oder soll es ein 3D Messestand sein, der weitere technische Möglichkeiten wie einen virtuellen Showroom oder 360° Bilder a la Google Streetview anbietet? Möchten Sie Videos und 3D Objekte integrieren?
Auf jeden Fall sollten Sie alle technischen Möglichkeiten ausschöpfen, denn diese machen den Zugang zu wissenswerten Informationen zweifelsohne spannender. Bei der optimalen Gestaltung des Messestands sollten Sie eine geeignete Anzahl an Referenzpunkten wählen, getreu dem Motto: Nicht zu viel! Aber auch nicht zu wenig! Die Kernkompetenz Ihres Unternehmens sollte auf Ihrem Messeauftritt professionell und glaubhaft dargestellt werden. Dabei sollten Sie stets zwischen Kosten und Mehrwert bzw. Leistungen abwägen. Sparen Sie nicht am falschen Ende, denn nur so gelingt Ihnen ein erfolgreicher Messeauftritt.
Lara Farwick
Schritt Nummer 3: Verantwortlichkeiten und Ansprechpersonen definieren
Legen Sie schon sehr früh in der Planungsphase die Verantwortlichkeiten und die Ansprechpersonen in Ihrem Unternehmen fest. Eine klare Struktur, so dass jeder weiß, wen er für ein spezifisches Problem oder bei auftretenden Fragen kontaktieren kann, ist mehr als die halbe Miete. Wer ist Ansprechpartner für technische Herausforderungen? Wen kontaktiert man in Notfällen? Kommunizieren Sie im Team genaue Aufgabenfelder und denken Sie immer daran: der Kunde hat oberste Priorität! Auftretende Herausforderungen oder Anliegen jeglicher Art sollten so schnell wie möglich erledigt werden, um einen reibungslosen Ablauf zu garantieren.
Schritt Nummer 4 und 5: Marketing und die Besucherakquise
Planen Sie Ihre Marketingstrategie und legen Sie fest, wie die digitale Veranstaltung vermarktet werden soll. Bereiten Sie dafür Marketingmaterialien vor und überlegen Sie sich welche On- und Offline-Marketingkanäle dafür genutzt werden könnten. Kreieren Sie einen Newsletter und betreiben Sie auf den Social-Media-Kanälen gezielte Marketingaktivitäten, die die Neugier und das Interesse bei der Zielgruppe und den potentiellen Neukunden weckt. Senden Sie Einladungen per Brief oder E-Mail und nutzen Sie Ihr Netzwerk von bereits bestehenden Kontakten und Kunden. Sie sollten alle Kanäle vollumfänglich ausschöpfen, denn Faktum ist: Jeder Aussteller sollte Besucher akquirieren. Daher sollten ihm alle zur Verfügung stehenden Ressourcen als Hilfe dienen. Bei der Akquise können Sie beispielsweise die Vorteile digitaler Messen aufzeigen und die Skepsis bzw. Unsicherheit einiger Kunden mit stichfesten Zahlen widerlegen. Erläutern Sie die Kosten- und Zeitersparnis einer digitalen Messe, oder dass ein Besuch der Messe ortsunabhängig ist. Nicht nur ein einzelner Vertreter kann die Messe besuchen, sondern möglicherweise auch ein Assistent oder sogar ganze Abteilungen. In Ihren Marketingaktivitäten und in der Besucherakquise geht es darum, dass man das Event den Menschen schmackhaft macht, und Sie dermaßen überzeugt, dass gar keine andere Option als die einer Zustimmung möglich ist.
Marcel Vedder
Schritt Nummer 6: Programmplanung
Zu diesem Zeitpunkt haben Sie das Konzept und das Marketing Ihrer digitalen Messe bereits definiert. Nun geht es darum, dass Sie das Programm der Messe Punkt für Punkt und bis ins letzte Detail planen. Welche Redner planen Sie für die Messe ein? Wie viele? Zu welchem Zeitpunkt? Ein gut durchdachtes Rahmenprogramm ist ansprechend sowohl für Veranstalter wie auch für den Kunden. Variieren Sie Ihr Programm! Neben Rednern können Sie eine Podiumsdiskussion integrieren. Möchten Sie als Aussteller selbst am Live-Programm teilnehmen? Zum Beispiel, indem Sie via Keynote eine Präsentation halten oder einen Live-Verkauf starten. Sie könnten dadurch Produkte verkaufen oder Ihr Unternehmen vorstellen, um die Wahrnehmung der Marke zu steigern.
Schritt Nummer 7: Testlauf
Lassen Sie sich im Vorfeld der digitalen Messe alle Präsentationen zusenden. Dies garantiert einen reibungslosen Ablauf und sorgt zusätzlich bei dem tatsächlichen Event für etwas mehr Ruhe. Prüfen Sie, dass alle Dateien und Formate kompatibel sind. All dies sind mögliche Fehlerquellen, die weit im Voraus ausgeschlossen werden können. Wenn möglich, empfehlen wir Ihnen den Ablauf mit den Akteuren im Vorfeld einmal zu proben. Gehen Sie nicht davon aus, dass jeder auf dem gleichen technischen Stand ist. Das was für einige schier normal zu sein scheint, ist für Unerfahrene oder technisch weniger versierte Personen teilweise eine nervenaufreibende Odyssee. Machen Sie sich mit den technischen Herausforderungen vertraut. Sie können im Vorfeld mit einem Kollegen den Funktionsumfang testen, beispielsweise um mit einem Besucher zusammen virtuell die Messe schonmal besuchen.
Schritt Nummer 8: Durchführung der digitalen Messe
Während die digitale Messeveranstaltung stattfindet, ist ein professionelles Eventmanagement gefragt. Das oberste Ziel ist hierbei die Betreuung der Besucher. Nachdem Sie die Ansprechpartner festgelegt haben, empfehlen wir Ihnen nun auch die Ansprechzeiten zu kommunizieren (zu den “Haupt-Messezeiten”, etc.). Es ist immer möglich, dass Unvorhersehbares geschieht. Bleiben Sie in jedem Fall kompetent und lassen Sie sich nicht aus der Ruhe bringen.
Schritt Nummer 9: Nachbereitung
Die Nachbereitung einer Veranstaltung ist genauso wichtig wie die vorangegangene Planung. Ohne die Nachbereitung können keine wichtigen Erkenntnisse über Erfolg bzw. Misserfolg getroffen werden. Ferner analysieren Sie in einer Retroperspektive die Highlights, wie auch die Verbesserungsmöglichkeiten für zukünftige Events.
Die Nachbereitung sollte in jedem Fall immer zeitnah geschehen. Es ist wichtig, dass die Besucher direkt im Anschluss kontaktiert werden, denn die Aussteller erhalten eine Auswertung der Besucher ebenfalls ad hoc. Holen Sie sich direktes Feedback aller Beteiligten ein und tauschen Sie sich miteinander aus. Aus einem konstruktiven Dialog können Sie viele gute Ansätze mitnehmen und das nächste Event von einem ganz anderen Standpunkt aus planen.
Wie sieht ein virtueller Messestand mit der enra GmbH aus?
Nachdem Sie nun unseren 9-Schritte Leitfaden zur Planung einer digitalen Messe erhalten haben, wenden wir uns von der Theorie in die Praxis. Um eine digitale Veranstaltung oder ein virtuelles Projekt mit enra gestalten zu können, müssen Sie zunächst Ihren eigenen Account erstellen. Mit Ihren Zugangsdaten haben Sie, Ihre Mitarbeiter oder weitere Ansprechpartner jederzeit die Möglichkeit, an Ihrem digitalen Projekt und unserem Service von verschiedenen Standorten aus zu arbeiten.
Starten Sie Ihr neues Projekt
Im Folgenden legen Sie nun das erste Projekt an. Damit können Sie Ihre Aktivitäten strukturiert und übersichtlich in unserer Software gliedern. Jedes Projekt ist hierbei in sich autonom und kann in verschiedene Produktsparten abgespeichert werden.
Anschließend legen Sie nun die Ansprechpartner, die Nutzer und die Kontaktpersonen fest, die für das Projekt verantwortlich sind. In einem Erklärvideo zeigen wir Ihnen, wie einfach diese Schritte sind und worauf es beim Erstellen von neuen und vorhandenen Nutzern ankommt.
Personalisierung
Bei der Personalisierung bekommt ihr Projekt ein erstes Gesicht. Sie definieren nun den Namen Ihrer digitalen Veranstaltung und fügen ein Logo hinzu. Sie bestimmen die Position des Logos und natürlich wie breit das Logo angezeigt werden soll.
Mit einem Farbpicker wählen Sie Ihre Highlight Farben aus, mit denen Sie Ihre Ressourcen hervorheben möchten. Eine primäre und eine sekundäre Highlight Farbe unterstützen Sie bei der Wahl Ihrer Erscheinung und setzen Ihr Unternehmen in das richtige Licht.
Als nächstes fügen Sie noch verschiedene PDF-Dateien Ihren Projekten hinzu. Das können beispielsweise Prospekte oder Präsentationen sein – hier sind keine Grenzen gesetzt.
Virtueller Messestand
Fast geschafft! Nun bestimmen Sie noch die allgemeinen Daten für Ihre Expo ip. Dazu gehört eine Beschreibung Ihrer digitalen Messe, welche auf der Startseite Ihrer Veranstaltung angezeigt wird. Sie bestimmen die Domaine, über die Ihre Messe erreichbar sein soll, und wählen die initiale Sprache, in der Ihre Messe ausgetragen wird.
Im letzten Schritt legen wir dann die digitale Messe an. Hier können wir ein Bild oder einen 3D-Stand hochladen. Auf diesem können verschiedene Referenzpunkte ausgewählt werden, über die Informationen Ihrer Produkte an die Besucher weitergetragen werden. In einem anschaulichen Erklärvideo führen wir Sie durch den ganzen Prozess und unterstützen Sie bei jedem Schritt.
Wir sind Ihr starker Partner für Komplettveranstaltungen
Auch bei Komplettveranstaltungen übernehmen wir seit jeher viele organisatorischen Dinge und sind natürlich Ansprechpartner für Besucher, um bei technischen oder anderen Problemen behilflich zu sein.
Ein Beispiel einer Veranstaltung, welche wir umgesetzt haben, ist die DIGITEX Home & Living. DIGITEX entwickelt sich zur umfassenden Veranstaltungsplattform der Heim- und Haustextilbranche. Es ist ein digitaler Treffpunkt, bei dem Aussteller und Fachpublikum zu einem wertvollen Austausch zusammenkommen.
Fazit
Wenn Sie Interesse an einem persönlichen Gespräch mit unserem Vertrieb oder Fragen zu virtuellen Messeveranstaltungen haben, machen Sie keinen halt vor unserem Service und kontaktieren uns doch einfach. Wir freuen uns auf den Austausch mit Ihnen! Gerne zeigen wir Ihnen, wie Sie eine virtuelle Messeveranstaltung mit uns als Partner organisieren und erfolgreich umsetzen können. Wir begleiten Sie während des gesamten (Erstellungs-) Prozesses, so dass Sie mit uns im Rücken stets auf eine professionelle und fachspezifische Beratung sowie Unterstützung zurückgreifen können.