Planung einer digitalen Messe – 9 Schritte für ein erfolgreiches Event!

messe Feb. 08, 2021

In unserem Artikel "Was ist eine digitale Messe?" haben wir Sie im Rahmen unserer Artikelserie zu digitalen Messeveranstaltungen bereits ausführlich informiert, wie die enra GmbH eine digitale Messe definiert, welche Anwendungsmöglichkeiten denkbar sind und wie Sie die Kundenkommunikation mit einer digitalen Messe aufrechterhalten können. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche einzelnen Planungsschritte zur effektiven Umsetzung einer digitalen Messe notwendig sind, damit Ihre digitale Messeveranstaltung ein voller Erfolg wird. Sie haben keine oder nur wenig Erfahrung mit dem Format von digitalen Veranstaltungen? Das macht rein gar nichts! Wir zeigen Ihnen, wie es geht!

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Schritt Nummer 1: Ausstellungskonzept definieren

Zuallererst sollten Sie das Konzept der Messe definieren. Das ist wirklich der erste, obligatorische Schritt bei der Planung einer digitalen Messe, denn Ihre Organisation sowie das ganze Projekt bauen auf dieser Konstruktion auf. Stellen Sie sich die folgenden strategischen Fragen:

  • In was für einem Zeitraum soll die Messe stattfinden? Welche Größe soll die Messe haben und wie viele Aussteller sollen daran teilnehmen?
  • Welche Ziele verfolgen Sie und wie können diese in der Nachbereitung gemessen werden? Welche Botschaft möchten Sie vermitteln?
  • Wie definiert sich die Zielgruppe? Was erwartet die Zielgruppe von Ihnen?
  • Was ist die Vision Ihrer digitalen Messe?

Schritt Nummer 2: Messestand gestalten

Im zweiten Schritt geht es nunmehr um die Gestaltung Ihres digitalen Messestands und die technischen Elemente. Besonders wichtig ist, dass Sie einen Messestand wählen, der Sie und Ihr Unternehmen eindrucksvoll widerspiegelt. Welcher Messestand ist ideal für Sie? Wählen Sie einen 2D Messestand, bei dem es beispielsweise unterschiedliche Optionen und ein eigenes Standdesign gibt? Ein 2D Messestand ist ein gerendertes Abbild, auf welchem weiterführende Links zu Produktinformationen platziert werden können. Oder soll es ein 3D Messestand sein, der weitere technische Möglichkeiten wie einen virtuellen Showroom oder 360° Bilder a la Google Streetview anbietet? Möchten Sie Videos und 3D Objekte integrieren? Auf jeden Fall sollten Sie alle technischen Möglichkeiten ausschöpfen, denn diese machen den Zugang zu wissenswerten Informationen zweifelsohne spannender. Bei der optimalen Gestaltung des Messestands sollten Sie eine geeignete Anzahl an Referenzpunkten wählen, getreu dem Motto: Nicht zu viel! Aber auch nicht zu wenig! Die Kernkompetenz Ihres Unternehmens sollte professionell und glaubhaft dargestellt werden. Dabei sollten Sie stets zwischen Kosten und Mehrwert bzw. Leistungen abwägen. Sparen Sie nicht am falschen Ende!

Schritt Nummer 3: Verantwortlichkeiten und Ansprechpersonen definieren

Legen Sie schon sehr früh in der Planungsphase die Verantwortlichkeiten und die Ansprechpersonen in Ihrem Unternehmen fest. Eine klare Struktur, so dass jeder weiß, wen er für ein spezifisches Problem oder bei auftretenden Fragen kontaktieren kann, ist mehr als die halbe Miete. Wer ist Ansprechpartner für technische Herausforderungen? Wen kontaktiert man in Notfällen? Kommunizieren Sie im Team genaue Aufgabenfelder und denken Sie immer daran: der Kunde hat oberste Priorität! Auftretende Herausforderungen oder Anliegen jeglicher Art sollten so schnell wie möglich erledigt werden, um einen reibungslosen Ablauf zu garantieren.

Schritt Nummer 4 und 5: Marketing und die Besucherakquise

Planen Sie Ihre Marketingstrategie und legen Sie fest, wie die digitale Veranstaltung vermarktet werden soll. Bereiten Sie dafür Marketingmaterialien vor und überlegen Sie sich welche On- und Offline-Marketingkanäle dafür genutzt werden könnten. Kreieren Sie einen Newsletter und betreiben Sie auf den Social-Media-Kanälen gezielte Marketingaktivitäten, die die Neugier und das Interesse bei der Zielgruppe und den potentiellen Neukunden weckt. Senden Sie Einladungen per Brief oder E-Mail und nutzen Sie Ihr Netzwerk von bereits bestehenden Kontakten und Kunden. Sie sollten alle Kanäle vollumfänglich ausschöpfen, denn Faktum ist: Jeder Aussteller sollte Besucher akquirieren. Daher sollten ihm alle zur Verfügung stehenden Ressourcen als Hilfe dienen. Bei der Akquise können Sie beispielsweise die Vorteile digitaler Messen aufzeigen und die Skepsis bzw. Unsicherheit einiger Kunden mit stichfesten Zahlen widerlegen. Erläutern Sie die Kosten- und Zeitersparnis einer digitalen Messe, oder dass ein Besuch der Messe ortsunabhängig ist. Nicht nur ein einzelner Vertreter kann die Messe besuchen, sondern möglicherweise auch ein Assistent oder sogar ganze Abteilungen. In Ihren Marketingaktivitäten und in der Besucherakquise geht es darum, dass man das Event den Menschen schmackhaft macht, und Sie dermaßen überzeugt, dass gar keine andere Option als die einer Zustimmung möglich ist.

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Schritt Nummer 6: Programmplanung

Zu diesem Zeitpunkt haben Sie das Konzept und das Marketing Ihrer digitalen Messe bereits definiert. Nun geht es darum, dass Sie das Programm der Messe Punkt für Punkt und bis ins letzte Detail planen. Welche Redner planen Sie für die Messe ein? Wie viele? Zu welchem Zeitpunkt? Ein gut durchdachtes Rahmenprogramm ist ansprechend sowohl für Veranstalter wie auch für den Kunden. Variieren Sie Ihr Programm! Neben Rednern können Sie eine Podiumsdiskussion integrieren. Möchten Sie als Aussteller selbst am Live-Programm teilnehmen? Zum Beispiel, indem Sie via Keynote eine Präsentation halten oder einen Live-Verkauf starten. Sie könnten dadurch Produkte verkaufen oder Ihr Unternehmen vorstellen, um die Wahrnehmung der Marke zu steigern.

Schritt Nummer 7: Testlauf

Lassen Sie sich im Vorfeld der digitalen Messe alle Präsentationen zusenden. Dies garantiert einen reibungslosen Ablauf und sorgt zusätzlich bei dem tatsächlichen Event für etwas mehr Ruhe. Prüfen Sie, dass alle Dateien und Formate kompatibel sind. All dies sind mögliche Fehlerquellen, die weit im Voraus ausgeschlossen werden können. Wenn möglich, empfehlen wir Ihnen den Ablauf mit den Akteuren im Vorfeld einmal zu proben. Gehen Sie nicht davon aus, dass jeder auf dem gleichen technischen Stand ist. Das was für einige schier normal zu sein scheint, ist für Unerfahrene oder technisch weniger versierte Personen teilweise eine nervenaufreibende Odyssee. Machen Sie sich mit den technischen Herausforderungen vertraut. Sie können im Vorfeld mit einem Kollegen den Funktionsumfang testen, beispielsweise um mit einem Besucher zusammen virtuell die Messe schonmal besuchen.

Schritt Nummer 8: Durchführung der digitalen Messe

Während die digitale Messeveranstaltung stattfindet, ist ein professionelles Eventmanagement gefragt. Das oberste Ziel ist hierbei die Betreuung der Besucher. Nachdem Sie die Ansprechpartner festgelegt haben, empfehlen wir Ihnen nun auch die Ansprechzeiten zu kommunizieren (zu den “Haupt-Messezeiten”, etc.). Es ist immer möglich, dass Unvorhersehbares geschieht. Bleiben Sie in jedem Fall kompetent und lassen Sie sich nicht aus der Ruhe bringen.

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Schritt Nummer 9: Nachbereitung

Die Nachbereitung einer Veranstaltung ist genauso wichtig wie die vorangegangene Planung. Ohne die Nachbereitung können keine wichtigen Erkenntnisse über Erfolg bzw. Misserfolg getroffen werden. Ferner analysieren Sie in einer Retroperspektive die Highlights, wie auch die Verbesserungsmöglichkeiten für zukünftige Events.  
Die Nachbereitung sollte in jedem Fall immer zeitnah geschehen. Es ist wichtig, dass die Besucher direkt im Anschluss kontaktiert werden, denn die Aussteller erhalten eine Auswertung der Besucher ebenfalls ad hoc. Holen Sie sich direktes Feedback aller Beteiligten ein und tauschen Sie sich miteinander aus. Aus einem konstruktiven Dialog können Sie viele gute Ansätze mitnehmen und das nächste Event von einem ganz anderen Standpunkt aus planen.

Wenn Sie Interesse an einem persönlichen Gespräch oder Fragen zu digitalen Messeveranstaltung haben, dann kontaktieren Sie uns doch einfach. Wir freuen uns auf den Austausch mit Ihnen!

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