Vertriebsoptimierung - So setzen Sie die optimalen Vertriebsprozesse auf

Vertrieb macht Spaß, wenn man erfolgreich ist. Eine Vielzahl an Unternehmen hat in den letzten Jahren kaum aktiven Vertrieb betreiben müssen, um den geplanten Umsatz zu erreichen. Die Wirtschaft war stark und es haben Service und Lieferzeit über die Wahl bei vergleichbaren Lieferanten entschieden. Das sieht mittlerweile anders aus. Durch eine reduzierte wirtschaftliche Leistung müssen Unternehmen wieder aktiv an die Kunden herantreten und von sich überzeugen. Neben der Anpassung von Preisen rückt auch der Vertriebsprozess in den Fokus. Vertriebsmitarbeiter werden gezielt eingesetzt, um neue Kunden zu gewinnen und bestehende Kunden zu binden.

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Warum Vertriebsoptimierung und eine Stärkung im Vertrieb jetzt notwendig sind

Aktuell sind viele Unternehmen dabei, einen genaueren Blick auf die eigene Vertriebsabteilung zu werfen und eine Vertriebsanalyse durchzuführen. Sinkende Umsätze und nicht erreichte Wachstumsziele führen zu der Notwendigkeit, Maßnahmen zu erreichen. Internationale Märkte werden fokussiert und benötigen einen optimalen Vertriebsplan, um weiterhin erfolgreich zu sein. Die im Folgenden beschriebenen Faktoren sollten als Chance für mehr Effizienz gesehen werden. Ein Schwarzmalen hat im Vertrieb noch nie zur Erreichung der Vertriebsziele geführt und in diesem Artikel soll keine pessimistische Sichtweise auf die künftigen Potenziale erzeugt werden - ganz im Gegenteil.

Schwächelnde nationale Nachfrage

Vertriebsarbeit ist immer dann notwendig, wenn die Ziele des Unternehmens bei aktueller Performance nicht erreicht werden. Prozesse geraten auf den Prüfstand. Aktuell sind Unternehmen in Deutschland mit vielseitigen Herausforderungen konfrontiert. Eine schwache nationale Nachfrage führt dazu, dass der Erfolg im Sales teilweise ausbleibt und Produkte nicht mehr so gut veräußert werden wie noch in den vergangen Jahren. Für viele Unternehmen stellt das den zentralen Grund für eine Vertriebsoptimierung dar.

Verschlechterter internationaler Wettbewerb aufgrund von Standortfaktoren

Neben der Schwäche auf der Nachfrageseite haben sich in den vergangenen Jahren auch die Bedingungen für Unternehmen maßgeblich verschlechtert. Vor allem die Industrie ist mit den erhöhten Energiekosten stark belastet. Die Produkte zu produzieren wird teurer und führt zu einem internationalen Nachteil. Aktuell ist somit das zentrale Verkaufsargument für deutsche Produkte das Know-How. Auf diese Veränderung können Unternehmen nur mit einer verbesserten Zusammenarbeit und mit einem optimierten Service reagieren.

Steigende Zinsen als Investitionsbremse

Auch die erhöhten Finanzierungskosten sind nicht förderlich für die Kaufbereitschaft von potenziellen Kunden und machen somit das erreichen der Vertriebsziele besonders herausfordernd. Sie fordern ebenfalls die Anpassung vom Vertriebsmodell, um die Vertriebsleistung zu steigern.

Kundenzufriedenheit als wichtigste Basis

Äußere Faktoren können Unternehmen nicht beeinflussen, aber es gibt selbstverständlich Bereiche, auf die Unternehmen gezielt Einfluss nehmen können und sollten. Ein zentraler Erfolgsfaktor ist unabhängig der gewählten Vertriebskanäle die Kundenzufriedenheit. Wer eine hohe Kundenzufriedenheit erreicht, der hat mit seinen Vertriebsaktivitäten Erfolg und macht es seinem Sales Team leicht. Hier geht es darum, alle Unternehmensbereiche zu sensibilisieren und die Optimierung nicht nur auf den Sales Bereich zu lenken.

Diese 5 Maßnahmen helfen Ihnen, den Vertrieb in Ihrem Unternehmen zu optimieren

Die Gründe für die Notwendigkeit der Vertriebsoptimierung sind vielseitig und sicherlich auch von Unternehmen zu Unternehmen verschieden bzw. verschieden gewichtet. Dennoch ist es für Unternehmen eine zentrale Grundlage, einen erfolgreichen Vertrieb und erfolgreiche Vertriebsmitarbeiter zu haben. Nur so können künftige Erfolge gefeiert werden. Im Folgenden haben wir Ihnen Maßnahmen aufgelistet, die Ihnen dabei Helfen, Vertriebsoptimierung durchzuführen, um schnell spürbare Erfolge zu erreichen.

Maßnahme 1) Vertriebsprozess visualisieren und definieren

Stellt man Unternehmen die Frage, wie der Vertriebsprozess aktuell gestaltet ist, können viele keinen standardisierten Prozess beschreiben, sondern beziehen sich auf die Einzelaktivitäten ihrer Vertriebsmitarbeiter. Das persönliche Netzwerk, welches man sich in den Vorjahren aufgebaut hat, gekoppelt mit einer guten Bekanntheit in der Branche sowie das langjährige Bestehen von Unternehmen sind heute in vielen Unternehmen die wesentlichen Grundlagen des Erfolgs.

Die Maßnahmen, die aktuell durch den Vertrieb durchgeführt werden, müssen im ersten Schritt aufgelistet und strukturiert werden. Daraus entsteht eine Visualisierung, die den aktuell von den Vertriebsmitarbeitern verfolgten Prozess darstellt. Diese Analyse der Ausgangssituation ist wichtig und bildet die Grundlage der Vertriebsoptimierung.

Das zentrale Ziel von Vertriebsoptimierung ist, einen systematischen Ansatz zu finden, der ausgehend von einigen Inputgrößen einen planbaren Output (Umsatz) ermöglicht.

Maßnahme 2) Vertriebsmitarbeiter schulen

Der definierte Vertriebsprozess muss im zweiten Schritt von jedem Vertriebsmitarbeiter erlernt werden, um ihn nachhaltig zum implementieren. Eine Definition ohne die aktive und konsequente Implementierung wird keinen Erfolg bringen. Die Schulung der Vertriebsmitarbeiter ist somit ebenfalls ein zentraler Teil der Vertriebsoptimierung.

Die Sales Performance und die Vertriebsproduktivität ist maßgeblich von der Umsetzung des Vertriebsteams abhängig. Erfolgsfaktoren für Schulungen im Vertrieb, die einen nachhaltigen und langfristigen Beitrag zur Gewinnung von Kunden und zur Steigerung vom Umsatz beitragen:

• Akzeptanz schaffen: Ein wesentlicher Faktor bei Schulungen von Vertriebsmitarbeitern zur Optimierung der Vertriebsprozesse ist es, Akzeptanz zu schaffen. Das gelingt vor allem, wenn der Grund für die Optimierung bekannt ist. In den meisten Fällen geht es bei der Vertriebsoptimierung darum, dass das sich das Marktumfeld so verändert hat, dass die Vertriebsziele mit aktuellen Maßnahmen nicht mehr erreicht werden (können).
• Ziele klar definieren: Neben Umsatzzielen sollten auch die Ziele der Vertriebsoptimierung für alle Vertriebsmitarbeiter klar und zugänglich sein. Ihr Vertriebsteam ist die zentrale Verbindung zwischen Kunden, Unternehmen und Produkten. Die Vertriebsabteilung des Unternehmens muss also motiviert sein. Die Schaffung einer Grundlage, die Erfolg von Vertrieblern ermöglichst, ist somit von essenzieller Bedeutung.
• Change Management stärken: Jede Veränderung in Unternehmen stellt eine Herausforderung dar. Es gibt Menschen, die sich besser an neue Situationen anpassen können als andere. Dennoch müssen in einem Veränderungsprozess letztlich alle am selben Strang ziehen, damit die Vertriebsoptimierung gelingt. Ein gezieltes Change Management ist somit in allen Bereichen der Veränderung wichtig.

Maßnahme 3) Vertrieb die richtigen Tools an die Hand geben

Mit einer klaren Prozesstruktur und der gezielten Schulung von Vertriebsmitarbeitern sind bereits zentrale Erfolgsfaktoren einer Vertriebsoptimierung erfüllt. Jetzt geht es darum, die Arbeitsumgebung mit seinen Tools so zu gestalten, dass der definierte Vertriebsprozess möglichst nahtlos durchgeführt werden kann. Dabei können vor allem digitale Tools helfen. Welche Tools das sind und wie sie implementiert werden können, beschreiben wir in den folgenden Abschnitten.

CRM System

Ein CRM System bildet in einem modernen Vertriebsansatz das Zentrum des Erfolgs einer Vertriebsabteilung. Hier werden Stammdaten erfasst, Deals erstellt, kanalisiert und verfolgt. Der Vertriebsprozess wird im CRM System ganzheitlich abgebildet. Darüber hinaus ist das CRM System geeignet, um eine Schnittstelle zu anderen Abteilungen wie zum Beispiel dem Marketing zu ermöglichen.

Mit einem CRM System wird der Vertriebsprozess nicht nur strukturiert und abgebildet, sondern es ermöglicht auch eine viel gezieltere Steuerung. Durch die Erfassung einzelner Vertriebsaktivitäten eines Unternehmens können Vertriebskennzahlen aufgestellt und überwacht werden. Das stellt eine wichtige Entscheidungsgrundlage für die Geschäftsführung und Vertriebsleiter dar. Ein CRM hat somit eine zentrale Rolle, um Antworten auf die folgenden Fragen zu geben:

• Wie viele Neukunden müssen gewonnen werden, um Vertriebsziele zu erreichen?
• Wie gestaltet sich die Umsatzentwicklung bei Bestandskunden?
• Wird Vertriebsunterstützung benötigt?
• Welche Gewichtung erhalten der Innendienst und der Außendienst?
• Welches Produkt ist im Absatz erfolgreich? Welches nicht?
• Wie werden Aufgaben in den Sales Teams verteilt?
• Gibt es Trends in der Leistungsmessung zu erkennen?

Die Digitalisierung in Form von der Implementierung des Vertriebsprozesses durch und mit Hilfe eines CRM-Systems ist eine der größten Chancen zur strukturierten Optimierung im Vertrieb. Darüber hinaus ist ein CRM System in wenigen Schritten implementiert und der Kunde wird einen verbesserten Einkaufsprozess erleben. Die Einführung stellt somit eine Win-Win-Situation dar.

Digitale Vertriebstools wie Konfiguratoren und virtuelle Showrooms

Vertriebsoptimierung bezieht sich nicht nur auf der internen Umstrukturierung, um mehr Effizienz in den Vertrieb zu bringen. Immer im Fokus bei der Umsetzung von Vertriebsstrategien steht der Kunde. Eine absolute Kundenzentrierung ist auch die wichtigste Prämisse, wenn Unternehmen ihren Vertrieb optimieren möchten. Nur, wenn der Kunde den definierten Vertriebsprozess problemlos durchlafuen kann, können neue Potenziale im Absatz abgeschöpft werden.

Deutlich wird das vor allem an einem Beispiel. Der Außendienst ist besonders teuer. Pro Kunde wird viel Zeit aufgewendet, um Produkte und Leistungen vorzustellen. Darüber hinaus müssen Reisekosten gedeckt werden. Eine Verlagerung in einen innendienstzentrierten Vertriebsansatz wirkt somit kostenbezogen attraktiv. Reisezeit und Reisekosten werden gesenkt und die Kommunikation wird verlagert. Um das Einkaufserlebnis für den Kunden jedoch mindestens gleichwertig zu halten oder im besten Fall zu verbessern, kann man auch hier auf die Chancen der Digitalisierung zurückgreifen. Durch die Entwicklung von Konfigurationen können Kunden das Produkt bereits im Vorhinein erleben und Produktvarianten für sich evaluieren. Auch virtuelle Showrooms können eine hervorragende Alternative für vor Ort Besuche darstellen und gewinnen vor allem im internationalen Kontext immer mehr an Bedeutung.

Wer also den Kunden im Blick behält und für seine Kunden immer wieder die beste Lösung sucht, der wird seine Vertriebsleistung und gleichzeitig die Kundenzufriedenheit steigern können. Die Erwartungen der Kunden zu erfüllen und zu übertreffen führt zu einer umfangreichen Verbesserung. Die Bedürfnisse des Kunden stehen somit in allen Branchen im Mittelpunkt.

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Maßnahme 4) Enge Verzahnung von Vertrieb und Marketing

Der Kundenkontakt zur Vermarktung über den Vertrieb ist der schnellste Weg, um mehr Verkäufe zu generieren und potenziellen Kunden Lösungen zu präsentieren. Im Vertriebsprozess und im Hinblick auf die Optimierung vom Vertriebserfolg spielt auch die Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen wie dem Marketing eine wesentliche Rolle. Das Marketing muss sich nachhaltig um die Lead Generierung kümmern und so dem Vertrieb einen möglichst guten Einstieg beim Kunden zu ermöglichen, um so die Verkaufszahlen zu steigern.

Ist der Vertriebsprozess definiert sollten vor- und nachgelagerte Prozesse ebenfalls dokumentiert und standardisiert werden, um alle Bereiche auf übergeordnete Ziele auszurichten.

Maßnahme 5) Aktiver Vertriebsinnendienst

In modernen Vertriebsansätzen gewinnt der Vertriebsinnendienst immer mehr an Bedeutung. Die Untersuchung der Kundenerwartung zeigt in allen Branchen, dass der Kontakt vor Ort nicht für jeden Austausch notwendig ist und teilweise sogar mehr Zeit kostet als erforderlich.

Diese Veränderung von Erwartungen auf der Kundenseite führt zu einem massiven Umdenken in Unternehmen und zu einer Anpassung im Vertriebskonzept. Kompetenzen im Vertriebsinnendienst steigen und die bereits vorgestellten digitalen Tools helfen dabei, Vertriebsoptimierung durch die steigende Bedeutung im Innendienst zu erreichen. Das führt zu mehr Performance im Sales Bereich und die Prozesse ermöglichen darüber hinaus ein schnelles Onboarding neuer Kollegen. Der Vertrieb wird transparenter und steuerbar und bildet somit auch weiterhin die langfristige Erfolgsgrundlage für Unternehmen.

FAQ zum Thema Vertriebsoptimierung

Vertriebsoptimierung ist ein großes Wort, welches gar nicht so leicht zu definieren ist. Es gibt viele Fragen, die rund um Vertriebsprozesse und deren Optimierung aufkommen. Die häufigsten Fragen haben wir Ihnen in nächstem Abschnitt beantwortet.

Wie kann man den Vertrieb verbessern?

Struktur reinbringen ist der zentrale Anknüpfungspunkt für die Vertriebsoptimierung. Vertrieb wird nie steuerbar, wenn jeder das macht, was er oder sie für richtig hält, ohne Unternehmensziele im Blick zu behalten. Darüber hinaus muss im Vertrieb vor allem auf veränderte Kundenerwartungen reagiert werden.

Wie baue ich eine Vertriebsstrategie auf?

1. Vertriebsziele aus Unternehmenszielen ableiten
2. Ziele transparent machen für das Team
3. Prozess aufsetzen mit strukturierten Maßnahmen, um diese Ziele zu erreichen
4. Controlling durchführen
5. laufende Optimierungen
6. Erfolge feiern

Wie schafft man es Mitarbeiter im Vertrieb auch bei schwereren Bedingungen zu halten?

Vertrieb macht immer dann Spaß, wenn man erfolgreich ist. Bei Herausforderungen gibt es Mitarbeiter deren Motivation sinkt. Unternehmen haben häufig Sorge und Angst, diese Mitarbeiter zu verlieren. Doch gerade im Vertrieb braucht man Mitarbeiter, die eine starke intrinsische Motivation mitbringen. Sprechen Sie die aktuellen Herausforderungen offen an und bringen Sie Lösungen ein, diesen zu begegnen. Zielsetzungen und Boni, wenn Ziele erreicht werden, können darüber hinaus helfen.

Fazit - Vertriebsoptimierung braucht System

Der Vertrieb in Unternehmen bleibt häufig hinter seinen Erwartungen zurück. Aus diesem Grund beschäftigen sich viele Entscheider mit den Möglichkeiten der Vertriebsoptimierung. Vor allem die Systematisierung führt zu planbaren Erfolgen und ermöglicht ein strukturiertes Erreichen von Zielen. Digitale Tools helfen darüber hinaus, neue Chancen zu erkennen und zu nutzen. Auch das ist wichtig, um nachhaltig zu profitieren.

In vielen Fällen benötigt eine zielgerichtete Optimierung die Hilfe von Außen. Der Blick über den Tellerrand und eine professionelle Begleitung führen zu schnellen Erfolgen, die das ganze Team motivieren. Mit dem Programm B2B Sales Accelerator haben wir in den vergangenen Jahren viele Unternehmen begleiten dürfen. Wir haben erlebt, wie wirkungsvoll Maßnahmen zur Optimierung sind. Sprechen Sie uns an und lassen Sie uns gemeinsam Ihre Vertriebsstrukturen zukunftsfähig aufstellen. Machen Sie Ihren Vertrieb erfolgreich und planbar und legen Sie den Grundstein für die künftige Entwicklung in Ihrem Unternehmen. Wir freuen uns, mit Ihnen in den Austausch zu kommen.