Geschäftsprozesse automatisieren
Sie wollen die Wettbewerbsfähigkeit, Agilität und Effizienz Ihres Unternehmens verbessern? Sie wollen monotone und wiederkehrende Aufgaben in Ihrem beruflichen Alltag standardisieren? Sie wollen die dahinterliegenden Geschäftsprozesse automatisieren? Sie wissen allerdings nicht, wo und wie Sie anfangen sollen? Genau zu diesen Fragestellungen finden Sie in diesem Beitrag konkrete Lösungsvorschläge und Antworten. Die Notwendigkeit, Umsetzungsmöglichkeiten, konkrete Anwendungsbereiche und zentrale Vorteile stellen wir Ihnen gebündelt und detailliert vor.
Warum sollten Sie Geschäftsprozesse automatisieren?
Unternehmen die in der heutigen Geschäftswelt bestehen und langfristig Ihre Position am Markt sichern wollen, müssen vor allem innovativ und anpassungsfähig sein: Und das so schnell wie möglich. Schnelllebigkeit verschont auch Ihr Unternehmen nicht, weshalb automatisierte Geschäftsprozesse dieser Tatsache entgegenwirken. Schnelles Handeln und ein hohes Maß an Agilität entscheiden über Ihre zukünftige Ausgangslage gegenüber Ihren Mitbewerbern. Verfügt Ihr Unternehmen über eine digitale Reife, welche sich aus den bisher genutzten digitalen Technologien und den internen Unternehmensabläufen zusammensetzt, entscheidet diese über den Grad für die Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse. Werden zahlreiche Arbeiten Ihrer Mitarbeiter mühsam manuell ausgeführt? Werden hierzu noch klassischerweise Papier und Stifte verwendet? Dann sind dies eindeutige Indizien dafür, über die Automatisierung von Geschäftsprozessen nachzudenken. Die Gründe hierfür liegen auf der Hand. Jede manuell von Menschen ausgeführte Tätigkeit ist zeitintensiv und birgt einige Fehlerquellen. Fehlerquellen gilt es zu vermeiden. Getreu dem Motto: Automatisierte Geschäftsprozesse entlasten manuelle, papierbasierte Arbeiten und befreien Ihre Mitarbeiter von monotonen alltäglichen Aufgaben.
Wie automatisieren Sie Ihre Geschäftsprozesse?
Doch wie setzen Sie dies um? Zunächst sollten Sie eine detaillierte Analyse Ihres Ist-Zustandes durchführen, um potentielle Bereiche identifizieren zu können, welche Sie automatisieren wollen. Auch hier gilt: das Ziel sollte eine papierlose, digitale und automatisierte Abwicklung Ihrer Prozesse sein. Zudem sollte als Ergebnis Ihrer Automatisierung die Reduzierung von Fehlern stehen. Häufig eignet sich für die Automatisierung Ihrer Workflows die so genannte Robotic Process Automation. Hierbei handelt es sich um Prozessautomatisierungen durch Roboter bzw. Softwareanwendungen auf Grundlage Künstlicher Intelligenz. Beispielsweise können Sie Chatbots verwenden, um bestimmte Kommunikationsprozesse mit Ihren Kunden zu automatisieren, oder Sie führen ein CRM-System ein, um eine automatische und abteilungsübergreifende Zusammenarbeit sicherzustellen.
Marcel Vedder
Anwendungsbereiche Ihrer automatisierten Geschäftsprozesse
Die Anwendungsbereiche sind mittlerweile weit gefächert und nahezu unbegrenzt. In Zukunft werden immer mehr Bereiche von Künstlicher Intelligenz beeinflusst, wodurch zunehmend eine Automatisierung von Geschäftsprozessen ermöglicht wird. Folgende Bereiche können Sie schon heute durch Softwareanwendungen automatisieren:
- Datenanalyse und Datenpflege
- Buchhaltung, insbesondere Überwachen von Rechnungen
- Beschwerdemanagement, beispielsweise durch Chatbots
- Bearbeitung von Kundenbestellungen und -anfragen
- Bearbeitung von Aufträgen und Versenden und Auftragsbestätigungen
- Marketingaktivitäten, wie Versenden von E-Mails, Newsletter, Targeting von Werbeanzeigen
- Urlaubsplanung
- Lohnbuchhaltung
- Beschaffungsprozesse in Form automatisierter Bestellungen
- Status von Bestellungen überwachen
- Administrative Tätigkeiten
- Leaderfassung im Vertrieb
Diese Liste würde sich um zahlreiche Anwendungsbereiche ergänzen lassen. Im Prinzip sind Ihrer Fantasie und somit konkreten Anwendungen keine Grenzen gesetzt.
Marcel Vedder
Vorteile automatisierter Geschäftsprozesse ausschöpfen
Die Liste der erreichbaren Vorteile ist mindestens genauso lang, wie die unterschiedlichen Anwendungsbereiche. Bei einer effizienten Implementierung von Automatismen können Sie primär wichtige Ressourcen wie Zeit, Geld und Personal einsparen. Im Konkreten können freie Kapazitäten von Ihren Mitarbeitern generiert werden, wodurch Sie die Tätigkeiten Ihrer Mitarbeiter gewinnbringender ausrichten können. Dies führt ebenfalls dazu, dass Ihre Mitarbeiter nicht mehr mit monotonen und immer wiederkehrenden Aufgaben beschäftigt werden, sondern dass Sie entsprechend der Qualifikationen Arbeiten ausführen können. Somit können Sie zum einen Betriebskosten einsparen und zum anderen die Produktivität Ihres gesamten Unternehmens erhöhen. Zusätzlich zu diesen Aspekten ermöglichen automatisiere Geschäftsprozesse die Reduzierung von Fehlerquoten. Fehler sind menschlich, jedoch können Anwendungen der Künstlichen Intelligenz Ihrem Unternehmen einen Qualitätsschub verleihen. Denn von beispielsweisen richtig versendeten E-Mails profitieren nicht nur Ihre Kunden, sondern auch Sie als Unternehmen. Daher können automatisierte Geschäftsprozesse die Customer Journey positiv beeinflussen und langfristig Ihren Unternehmenserfolg sichern.
Herausforderungen bei der Automatisierung von Geschäftsprozessen meistern
Aber Achtung - Damit Sie diese vielfältigen Vorteile zu Ihrem Nutzen machen, sollten Sie einige zu bewältigende Herausforderungen beachten. Teilweise können Ihre Mitarbeiter den Eindruck gewinnen, dass Sie durch eine Automatisierung Arbeitsplätze abbauen werden. Kommunizieren Sie daher dies richtig und verdeutlichen Sie, dass eine effizientere Aufgabenteilung ermöglicht wird. Beachten Sie allerdings, dass Sie nur neue Aufgaben verteilen können, wenn Ihre Mitarbeiter das nötige Know-how besitzen. Vermeiden Sie daher Überforderung, denn dies kann die Implementierung Ihrer automatisierten Geschäftsprozesse hemmen. Über all diesen Aspekten steht wie so oft der Datenschutz bzw. -sicherheit. Intensivieren Sie Ihre Vorkehrungen zu diesem Thema, um Fallstricke von automatisierten Prozessen zu vermeiden.
Automatisierte Geschäftsprozesse sichern Wettbewerbsvorteile
Die Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse sichert Ihrem Unternehmen zahlreiche Mehrwerte und Wachstumschancen. Somit sollte dieses Thema für Ihr Unternehmen unerlässlich sein. Wie so oft sollten Sie beherzigen, dass eine schrittweise Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse sinnvoller ist, als alle auf einmal anzupassen. Kommunizieren Sie ihr Vorhaben eindeutig mit Ihren Mitarbeitern, um keine Missgunst in Ihrem Team zu erzeugen. Denn letztendlich sind Ihre Mitarbeiter diejenigen, die von Ihren automatisierten Geschäftsprozessen profitieren werden. Unabhängig für welche Automatisierungsansätze Sie sich entscheiden, die Erfolgsaussichten bleiben allerdings dieselben.