Virtuell treffen - mit diesen 5 Tipps werden Online Meetings zum Erfolg
Sich virtuell zu treffen ist mittlerweile Standard im unternehmerischen Kontext. Viele Unternehmen haben die Vorteile für sich erkannt und nutzen sie regelmäßig, um Zeit, Kosten und CO2 einzusparen. Die Möglichkeiten sind vielfältig, virtuelle Meetings zu einem richtigen Erlebnis zu machen. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, welche Faktoren Ihre Online Meetings zu einem vollen Erfolg werden lassen.
Das Team von enra ist Experte rund um den hybriden Vertrieb. Die Plattform ermöglicht das Treffen im virtuellen Raum mit (potenziellen) Kunden. Um auch Ihre virtuellen Treffen zu einem wahren Erlebnis zu machen, buchen Sie gerne einen Termin bei einem unserer Vertriebsexperten.
5 Tipps: Virtuelle Meetings erfolgreicher gestalten und durchführen
Tipp 1: Geben Sie online Meetings eine Agenda
Bevor virtuelle Meetings durchgeführt werden, sollte die Zielsetzung des Gesprächs für alle Teilnehmer klar sein. Die Struktur in Form einer Agenda hilft dabei, dieses Ziel zu erreichen. Darüber hinaus sollte ein Online Meeting gut moderiert werden, sodass alle Teilnehmer Gehör finden.
Schlüsseln Sie also das Gespräch auf. Wie sollte man das Meeting einleiten? Was soll das Gesprächsergebnis sein und wie genau kommt man dort hin?
Tipp 2: Bereiten Sie virtuelle Meetings genau so vor wie physische Treffen
Virtuelle Treffen benötigen das gleiche Maß an Vorbereitung wie physische Treffen vor Ort. Nur so kann sichergestellt werden, dass das Gesprächsziel erreicht werden. Machen Sie den Teilnehmern diese Notwendigkeit bewusst und ergänzen Sie die im Vorhinein verschickte Agenda um notwendige Vorbereitungen, die getroffen werden müssen.
Je besser Teilnehmer vorbereitet sind, umso größer die Zufriedenheit im gesamten Online Meeting.
Tipp 3: Schaffen Sie Verbindlichkeit
Verbindlichkeit und Zuverlässigkeit sind wichtige Werte in der Unternehmenswelt, die sich auch bei virtuellen Meetings wiederfinden sollten. Aus diesem Grund können im Vorhinein Maßnahmen getroffen werden, um die Verbindlichkeit zu erhöhen:
- Termin vereinbaren und im Kalender blocken: Eine frühzeitige Terminabstimmung und das Notieren im Kalender sind wichtig, um die Verbindlichkeit zu erhöhen.
- Reminder mit der Agenda verschicken: Die Kommunikation des Inhalts eines Meetings in Form einer Agenda kann als Kontaktpunkt vor einem Online Meeting genutzt werden.
- Mehrwerte des virtuellen Treffens kommunizieren: Der Nutzen muss für alle Teilnehmer klar sein. Dann wird die Teilnahme auch verbindlich und zuverlässig sein. Man muss es also schaffen, den Teilnehmern zu vermitteln, dass ein digitales Treffen die gleiche Wichtigkeit hat, wie ein physisches.
- Gesprächsergebnisse versenden: Nach einem virtuellen Treffen sollten die wichtigsten Ergebnisse dokumentiert und an die Teilnehmer versendet werden. Darüber hinaus sollten auch Aufgaben formuliert und Zuständigkeiten abgeleitet werden.
Tipp 4: Werben Sie für Offenheit im Team
Die Grundlage für den Erfolg virtueller Meetings ist die Offenheit gegenüber genutzter Technologien. Denn nur so haben Sie die Möglichkeit, in den vollen Genuss der Vorteile zu kommen. Wenn Sie es schaffen an den Punkt zu kommen, dass Teams die Bedeutung solcher Tools verstehen, dann haben Sie alles richtig gemacht.
Virtuelle Meetings ermöglichen Flexibilität für Mitarbeiter, vermeiden das stundenlange Autofahren und erfüllen die Erwartungshaltung der Kunden. Es kann zum Beispiel auch die Arbeit von zu Hause ermöglichen, was gerade in der jungen Generation ein geschätzter Vorteil ist.
In einigen Punkten können digitale Meetings Lösungen für Probleme darstellen, mit denen man bereits jetzt und in Zukunft noch mehr konfrontiert ist. Sie sind notwendig, um die Arbeitslast auch in Zukunft mit weniger Fachkräften bewältigen zu können. Gerade Vertriebsmitarbeiter, welche die Vorteile für sich nutzen, profitieren von einem höheren Erfolg, da sie mehr Zeit haben, um an den Kontakten zu arbeiten.
Im Rahmen des hybriden Vertriebs geht es nicht darum, die Welt in schwarz und weiß einzuordnen. Machen Sie in Ihrer Kommunikation klar, dass es nicht darum geht Treffen vor Ort vollständig zu eliminieren. Kommunikation mit einer Person beschränkt sich auch nicht nur auf einen Kanal. Egal, ob Text, Audio oder Video - wichtig ist, dass sich Ihre Kontaktpersonen und Ihr Netzwerk gut von ihnen betreut fühlt. Es geht darum eine gute Balance zu finden, um auf der einen Seite dem Kunden gerecht zu werden und auf der anderen Seite ressourcenbewusst zu handeln.
Tipp 5: Schaffen Sie Erlebnisse durch Neues
Man selbst kennt es von sich auch - die dritte Videokonferenz an einem Tag hintereinander ist einfach zu viel. Es tritt das gleiche Phänomen auf, wie wenn man stundenlang in Besprechungen sitzt.
Um dies zu vermeiden ist es wichtig, ein ganz neues Erlebnis zu schaffen. Das Gehirn muss aktiv stimuliert werden. Das Meeting muss interessant sein, damit Menschen ihre Aufmerksamkeit über einen längeren Zeitraum aufrecht erhalten können. Vermeiden Sie stupide Online Meetings in Form von einfachen Videokonferenzen, in denen ein Teilnehmer seinen Bildschirm teilt.
Treffen Sie sich lieber in einem virtuellen Showroom und erleben Sie gemeinsam Produkte und Dienstleistungen zum Anfassen. Ein virtueller Showroom sind extra virtuell angelegte Räume durch die man gemeinsam gehen kann.
Darüber hinaus kann auch die Integration von Online Konfiguratoren in den Vertriebsprozess helfen, Anschaulichkeit in virtuellen Umgebungen zu erreichen.
Sind Sie auf der Suche nach einem zuverlässigen und passenden Dienstleister für Ihren digitalen Showroom? Enra hat jahrelange Erfahrung in dem Bereich und bereits viele Unternehmen auf diesem Weg begleitet. Buchen Sie gerne einen Termin.
Welche Prozesse sind notwendig, um ein virtuelles Meeting zu etablieren?
Um die Veranstaltung von virtuellen Meetings in den eigenen Vertriebs- und Kommunikationsprozess zu integrieren, bedarf es einen klaren Rahmen. Definieren Sie, für welche Zwecke ein digitales Treffen durchgeführt wird und für was Sie weiterhin raus fahren. Listen Sie dazu Ihre Vertriebsaktivitäten auf und entscheiden Sie entsprechend, welche Aktivitäten in das Digitale verlagert werden können.
Lara Farwick
Bestimmte Besprechungen oder der Austausch über bestimmte Themen bedarf einer Face to Face Interaktion. Genau diese Termine vor Ort haben einen wichtigen Stellenwert im hybriden Vertrieb.
Es gibt allerdings auch genug Situationen, beispielsweise kurze Statusupdates über eine bestimmte Zusammenarbeit oder die Übermittlung neuer Informationen, wo virtuelle Meetings Katalysatoren für Produktivität und Bewältigung von Aufgaben sein kann.
Machen Sie dem Mitarbeiter klar, dass digitale Tools eine Möglichkeit sind, lästige Aufgaben schnell zu bewältigen. Es bleibt mehr Zeit für das Aufbauen von guten Geschäftsbeziehungen. Ein physisches Zusammenkommen kann genau dafür genutzt werden. Es ist eine Möglichkeit die Zeit zu nutzen, um Menschen mit denen man gut zusammenarbeitet in entspannter Umgebung noch besser kennenzulernen. Videokonferenzen ermöglichen somit neue Arten der Planung von Terminen.
Wenn ein virtuelles Meeting die einzige Option ist
Es gibt Gegebenheiten, wo das Treffen vor Ort nicht möglich ist. Das kann beispielsweise die Distanz aller Teilnehmer untereinander sein. Befinden sich alle Teilnehmer alle an unterschiedlichen Orten verteilt über die ganze Welt, ist nicht nur die Organisation eine große Herausforderung, sondern auch die Kosten.
Gruppen können digital einfacher, kostengünstiger und vor allem auch ressourcenschonender zusammengebracht werden. Eine Zusammenarbeit ist für alle möglich.
Unternehmen arbeiten immer häufiger an einer Transformation hinsichtlich der Nachhaltigkeit (auch im Vertrieb). Dort gibt es viele Ideen und viel Aufmerksamkeit. Doch allein die Aufmerksamkeit schafft noch keine Veränderung. Wir müssen lernen, neue Wege zu gehen. Ohne klare Handlungen von Unternehmen wird keine Veränderung herbeigeführt. Dieser Wandel sollte durch ein gezieltes Change Management begleitet werden.
Eine Möglichkeit ist die Verlagerung vieler Besprechungen in den virtuellen Raum. Das heißt aber nicht, dass Meetings langweilig sein müssen. Menschen müssen die Bedeutung von virtuellen Erlebnissen erkennen und lernen so digitale Meetings zu schätzen.
Auch Reisebeschränkungen können ein Grund dafür sein, dass ein Online Meeting die bessere Wahl ist. Eine weltweite Pandemie hat es uns gezeigt, dass Reisebeschränkungen durchaus eine Option sind. Natürlich haben wir mittlerweile mehr Wissen als noch vor der Pandemie. Dennoch ist die Sicherheit der Reisenden immer wichtig zu gewährleisten.
Virtuelle Kommunikation findet zwischen Menschen statt
Ein häufiger Irrglaube von virtuellen Meetings ist, dass die Kommunikation zwischen den Teilnehmern nicht menschlich genug ist. Der ein oder andere zieht unabhängig von der Distanz und Situation eine Reise zum Kunden vor.
Viele haben die Illusion, dass ihre physische Präsenz eine höhere Wirksamkeit hat, als eine digitale Präsenz. Eine Sache sollte man sich jedoch bewusst machen. Auch die Kommunikation über digitale Kanäle ist zwischen Menschen.
Geschäfte machen bleibt ein Thema, welches zwischen Menschen stattfindet. Die reine Nutzung von Meetings über das Internet heißt noch lange nicht, dass man die Person nicht schätzt oder den Teilnehmer als nicht wichtig klassifiziert.
Im Gegenteil, sie ist ein wichtiger Bestandteil dafür zwischen sich und dem Teilnehmer eine langfristige Bindung aufzubauen. Vor vielen Jahren hätte man sich auch nicht vorstellen können, dass das Schreiben einer E-Mail eine so große Bedeutung in der Arbeitswelt finden. Doch nur, weil man E Mails in seine Kommunikation aufgenommen hat, heißt das nicht, dass derjenige ein Telefonat nicht wert war - im Gegenteil.
Wählen Sie die richtige Software
Neben der Organisation um ein digitales Meeting ist selbstverständlich auch die Wahl der richtigen Software ein wichtiger Punkt, welcher vor allem über Erfolg und Misserfolg entscheidet.
Diese muss für alle Meeting Teilnehmer intuitiv zu bedienen sein. Komplizierte Software besonders in der Situation des Übergangs kontraprodukiv und ist durch nichts zu kompensieren.
Enra hat bei der Entwicklung der Plattform genau darauf ein Hauptaugenmerk gelegt. Die Erstellung virtueller Räume sowie das Treffen im virtuellen Raum könnte einfacher nicht sein. Buchen Sie gerne einen Termin bei einem unserer Vertriebsexperten und überzeugen Sie sich selbst.
Wie bereiten Sie die Treffen nach?
Abhängig davon, was das Ziel der Videokonferenz ist, ist die sinnvolle Nachbereitung. Wie im physischen Leben auch, sollte man nach der Durchführung von Treffen oder Veranstaltungen sinnvoll nachbereiten. Wichtige Punkte sollten den Teilnehmern durch ein Protokoll bereitgestellt werden.
Fazit: Virtuelles Treffen mit externen Kunden oder Klienten
Ein virtuelles Meeting sollte in die Kommunikationskanäle jedes Unternehmens aufgenommen werden. Das Wissen um die Vorzüge, sowohl für die Mitarbeiter als auch für die Kunden ist ein essenzieller Erfolgsfaktor, um virtuelle Meetings sinnvoll in den Unternehmensalltag zu integrieren.
Entwickeln Sie Erlebnisse, welche Ihren Kunden und Klienten in Erinnerung bleiben und sichern Sie sich so für die Zukunft ab.